Basisgegevens van medewerkers komen meestal in Xedule via een koppeling met een HRM-systeem. Functioneel beheer verzorgt deze import met exportbestanden van automatische verbindingen. Zo beschik je altijd over de meest actuele medewerkersinformatie.
Het is ook mogelijk om handmatig medewerkers in de basisdata toe te voegen
Werkwijze
- Menu Basisdata > Medewerkerdata > Medewerkers
- Klik onderaan het scherm op +
- Vul in het eerste veld een unieke waarde in.
- Vul de rest van het pop-upvenster in.
- Klik op de knop Toevoegen.
- Filter in de tabel, zodat de zojuist ingevulde gegevens worden getoond en vul het medewerkertype in (een medewerker kan worden toegevoegd aan meerdere typen).
- Om medewerkers te kunnen toevoegen moet er in Xedule minimaal één Team bestaan
- Een wijziging in de Basisdata kan ook van invloed zijn in voorgaande en volgende schooljaren.Zie: Welke data in de basisdata is jaarspecifiek?
- Xedule herkent een spatie als een scheidingsteken om meerdere entiteiten tegelijk in te voeren. Plaats een waarde met een spatie tussen aanhalingstekens, bijvoorbeeld: "voorbeeld tekst" om deze als één waarde toe te voegen.
Velden voor medewerkers
Hieronder een beschrijving van de velden die met het pop-upvenster ingevuld kunnen worden:
| Kolomnaam |
Inhoud
|
|---|---|
| Personeelsnummer | Unieke code, meestal de in de rooster gebruikte afkorting. Deze code wordt ook gebruikt voor koppelingen met externe applicaties. |
| Voornaam | Voornaam van de medewerker. |
| Achternaam | Achternaam, inclusief eventueel tussenvoegsel. |
| Het e-mailadres van de medewerker. Wordt er gebruik gemaakt van het publiceren van roosters naar Exchange dan moet het e-mailadres ingevuld zijn. | |
| Referentie ID | Uniek nummer of unieke code waarmee de medewerker in het HRM systeem wordt geïdentificeerd. |
| Hoofdteam |
Verplicht: Hoofdteam waar de medewerker aan gekoppeld moet worden. Een medewerker kan meerdere hoofdteams hebben, maar niet tegelijkertijd aan meerdere hoofdteams gekoppeld zijn. |
| Gebruikersnaam | De gebruikersnaam waarmee de medewerker via Single Sign On op My Xedule (MyX) kan inloggen. |
| Opmerking | Een opmerking bij de medewerker. |
| Beschikbaar |
Drop-down met keuze: Let op: Het is mogelijk de beschikbaarheid van geclaimde medewerkers aan te passen. Zie Handleiding delen entiteiten voor meer informatie hierover. |
| In dienst |
Drop-down met keuze: * Het hele jaar * Niet |
| Geboortedatum |
Geboortedatum van de medewerker. Wordt in sommige cao’s gebruikt om rechten van de medewerker mee te berekenen. Wordt in de MJP gebruikt in combinatie met ingestelde pensioenleeftijd om in te schatten aan welke expertises in de toekomst een tekort ontstaat. |
| Datum uit dienst | Datum waarop de medewerker uit dienst gaat. Wordt gebruikt in de meerjarenplanning om in te schatten aan welke expertises in de toekomst een tekort ontstaat. Verder worden medewerkers waarvan de datum uit dienst is gevuld bij kopiëren naar een volgend schooljaar niet meegenomen. |
Er worden ook velden ingevuld in de tabel, buiten het pop-upvenster om.
| Kolomnaam |
Inhoud
|
|---|---|
| CAO's | Geeft aan welke cao voor de medewerker van toepassing is. Zie voor een uitgebreide uitleg over de CAO functie: Toelichting CAO functie en berekeningen |
| Werktijdfactor (wtf) | De werktijdfactor (oftewel het aantal fte, fulltime-equivalenten) dat van toepassing is op de medewerker. Dit kan per jaar, periode of week worden aangepast. Wanneer de werktijdfactor tussen perioden afwijkt, wordt deze in rood weergegeven om aan te geven dat er een afwijking is. |
| Werktijdfactor tijdelijke aanpassing (wtf) | De grootte van de tijdelijke aanpassing van de werktijdfactor kan per periode of week worden ingevoerd. |
| Werkuren |
Werkuren bepaalt de verdeling van beschikbare uren van een medewerker over de periodes van het jaar. De standaardverdeling van beschikbare uren aan de hand van de vakantiekalender kan worden overschreven door het aantal werkuren per periode of week hier aan te passen. Het totaal aan werkuren van een schooljaar dient 1659 te zijn (ook bij medewerkers met een WTF kleiner dan 1). |
| Max aantal dagen/dagdelen inzetbaar per week | Zie Medewerker - Roostervoorwaarden |
| Scholing per jaar (uren) | Aantal uren per jaar dat de medewerker recht heeft op individuele scholing. |
| Persoonlijk budget (uren) | Aantal uren per jaar dat de medewerker gebruik maakt van een persoonlijk budget. |
| Bapo per jaar (uren) | Aantal uren per jaar dat de medewerker gebruik maakt van de Regeling bevordering arbeidsparticipatie ouderen ( BAPO-regeling) (MBO). |
| Leeftijdsuren per jaar (uren) | Aantal uren per jaar dat de medewerker recht heeft op leeftijdsuren. |
| Verloven | Aantal uren dat de medewerker recht heeft op verlof. Kolommen zijn: Buitengewoon verlof, Adoptie verlof, Buitengewoon verlof (kort) , Buitengewoon verlof (lang) , Calamiteiten verlof, Ouderschapsverlof, Zorgverlof, Zwangerschapsverlof en Geboorteverlof. Verloven kunnen per jaar, per periode of per week ingevoerd worden. Let op dat verloven altijd op het hoofdteam worden geregistreerd, Bij uitleen van medewerkers aan andere teams of andere ORE's wordt in het ontvangende team geen rekening gehouden met verloven. |
| Hoofdteam |
Het hoofdteam van de medewerker. Dit is het team waarin de leidinggevende van de medewerker actief is. Een medewerker kan meerdere hoofdteams hebben, maar niet tegelijkertijd aan meerdere hoofdteams gekoppeld zijn. Een medewerker die in meerdere ORE's werkt heeft één hoofdteam in één van deze ORE's en wordt uitgeleend aan de andere ORE's (zie Delen medewerker). Wanneer een entiteit (faciliteit/medewerker/groep) bij een team of subteam hoort kun je verschillende filteringen toepassen. Zo kun je de filter zo instellen dat je alleen de informatie ziet die relevant is voor het specifieke team waartoe een entiteit behoort. Dit maakt het beheren en bekijken van specifieke data efficiënter. Autorisaties bepalen welke gebruikers toegang hebben tot de informatie binnen een team. Dit maakt het mogelijk om toegang op te splitsen in verschillende niveaus, afhankelijk van de rol binnen het team (bijvoorbeeld docent, beheerder). |
| Aanstelling voor hoofdteam | Toont de werktijdfactor die beschikbaar is voor het hoofdteam (na uitleen). Berekening: werktijdfactor + werktijdfactor tijdelijke aanpassing - uitleen naar andere teams. Dit is dus een waarde die berekend wordt en niet aangepast kan worden! |
| Uitleen | De uitleen aan andere teams weergegeven in werktijdfactor. Pas na uitleen van een medewerker aan een ander team kan een medewerker in de werkverdeling worden ingezet op taken of lessen van dat team. Let op: Bij uitleen van medewerkers aan andere teams of andere ORE's wordt in het ontvangende team geen rekening gehouden met verloven. |
| Contracttype | Soort contract dat de medewerker heeft. Contracttypes moeten vastgelegd zijn bij Basisdata > Medewerkers > Contracttypes. |
| Bron organisatorische eenheid | Geeft weer wat de originele Organisatorische eenheid (ORE) is van een gedeelde medewerker. Wanneer de huidige ORE de originele ORE is staat hier niets vermeld. Medewerkers kunnen namelijk maar in 1 ORE een hoofdaanstelling hebben, wanneer ze ook in andere ORE's werken dienen ze gedeeld te worden. Zie verder onder 'Delen entiteiten'. |
| Medewerkertypes | Deze kolom geeft aan van welk(e) medewerkertype(s) een medewerker is. Door dubbel te klikken op de cel verschijnt een pop-up waarbij je rechts de type(s) kan selecteren en deze vervolgens middels de pijl naar links te koppelen aan de medewerker. Met de pijl naar rechts zijn de type(s) weer los te koppelen van de medewerker. |
| Medewerkertypes (matrix) | Deze kolom geeft aan van welk(e) medewerker type(s) een medewerker is. Door + in de gewenste kolom(men) te zetten wordt de koppeling tussen de medewerker en de type(s) gelegd. |
| Voorkeursfaciliteiten |
De faciliteiten die door de medewerker bij voorkeur gebruikt worden. Koppel de medewerker in de matrix aan één of meer faciliteiten. Dubbelklik op de cel, er verschijnt een pop-up waarbij je rechts de faciliteiten kan selecteren en deze vervolgens middels de pijl naar links kan koppelen aan de medewerker en in de kolom voorkeur dient de prioriteit ingevuld te worden. De in te voeren waardes lopen van 0 tot 10, waarbij 10 een hoge prioriteit is en 0 geen prioriteit. Met de pijl naar rechts zijn de faciliteiten weer los te koppelen van de medewerker. Bij de parameters van de Faciliteitenautomaat kan ingesteld worden in hoeverre de faciliteitenautomaat rekening moet houden met de ingestelde voorkeursfaciliteiten |
| Voorkeursfaciliteiten (matrix) |
Deze kolom geeft aan welke faciliteiten als voorkeursfaciliteit gekoppeld zijn aan de medewerker. In deze matrix is dit in te vullen door een vinkje te zetten in de pop-up en bij voorkeur de prioriteit in te vullen. De in te voeren waardes lopen van 0 tot 10, waarbij 10 een hoge prioriteit is en 0 geen prioriteit. Standaardwaarde is 10. Door het vinkje te verwijderen is een voorkeursfaciliteit los te koppelen van een medewerker. Door het vullen van een voorkeursfaciliteit wordt de relatie gelegd met de medewerker. Een relatie is altijd jaaroverstijgend. De relatie is herkenbaar door aanwezigheid van een faciliteit in de kolom Voorkeursfaciliteiten of het vinkje in de Voorkeursfaciliteiten (matrix). De ingevulde waarde voor de prioriteit is wel jaarafhankelijk. Bij het kopiëren van gegevens naar een volgend jaar wordt de standaardwaarde (10) meegenomen als het vinkje aan staat. Ongeacht de ingevulde waarde. |
| Expertises (matrix) |
Eén of meerdere expertises kunnen aan medewerkers gekoppeld worden. Hierdoor weet Xedule welke medewerker aan welke onderwijsproduct/overige taak gekoppeld mag worden. Expertises zijn optioneel. Er kan volstaan worden met alleen een vinkje om de koppeling tussen medewerker en expertise te maken, of er wordt aangegeven wat het maximum aantal contact-RE (roostereenheden) is dat de medewerker per week voor de expertise mag worden ingezet. Expertises kunnen worden gebruikt bij de Werkverdelingsautomaat of om duidelijk inzichtelijk te maken welke medewerkers lessen kunnen verzorgen in de werkverdeling |
| In My Xedule (MyX) | Zet een vinkje bij de medewerkers die moeten kunnen inloggen in My Xedule (MyX). De gebruikersnaam moet minimaal ingevuld zijn om een medewerker te kunnen doorvoeren naar My Xedule (MyX). Als er gebruik wordt gemaakt van Single Sign On (SSO) vul je hier de SSO gebruikersnaam in. |
| Coacht studenten | Dubbelklik op een cel in deze kolom en selecteer in het pop upvenster de studenten die worden gecoacht door de medewerker. Klik op om de studenten toe te voegen aan het linkerscherm in het pop upvenster. Klik elders in het scherm om het pop-upvenster te sluiten. Herhaal deze stappen voor alle coaches en klik op om de gegevens door te voeren naar My Xedule (MyX). In My Xedule (MyX) is de optie Coach zichtbaar vanaf de start van het schooljaar en nadat een rooster van de betreffende week is gepubliceerd. |
Berekening verloven
Verdeling van verlofuren over periodes wordt berekend aan de hand van de werkuren. Deze zijn aan te passen bij Basisdata > Medewerkerdata > Medewerkers, kolom 'Werkuren'. Wanneer de standaardwaarde van 1659 wordt gehanteerd, worden bij de verdeling van de uren over de onderliggende weken, de weken met geplande uitval (vakanties) niet meegeteld. Wanneer de standaardwerkuren overschreven worden, worden de verlofuren berekend over alle weken en wordt er geen rekening gehouden met de geplande uitval (vakanties). Dit geldt ook als handmatig de waarde 1659 wordt ingevuld.
Medewerker uit dienst
Gegevens van medewerkers die in een bepaald schooljaar niet meer in dienst zijn kunnen als volgt onzichtbaar gemaakt worden in dat betreffende schooljaar.
Werkwijze
- Menu Medewerkerdata > Medewerkers om de tabel te openen.
- Indien medewerker is doorgevoerd naar MyXedule; Verwijder het vinkje in de kolom 'In MyX' en voer de gegevens door naar MyXedule
-
Ga naar de kolom 'In dienst' en haal het plusteken weg. Dit kan op jaarniveau maar ook op periodeniveau.
Wanneer de tabel gesloten wordt en daarna opnieuw geopend, dan wordt deze medewerker niet meer getoond in het betreffende schooljaar.
De kolom 'In dienst' heeft geen directe relatie met de kolom 'Datum uit dienst'. Het invullen van de kolom 'Datum uit dienst' zal niet leiden tot het verwijderen van het plusteken in de kolom 'In dienst'.
Medewerker uit dienst toch laten zien
Klik rechts onderaan op 'Toon verleden'.
De gegevens van alle medewerkers in de tabel (medewerkers in dienst in het huidige jaar én voorgaande jaren) worden nu getoond. Zet in het betreffende schooljaar het plusteken terug in de kolom 'In dienst' om een medewerker opnieuw inzetbaar te maken in dat jaar.
Beschrijving actieknoppen, onderaan het tabblad
Onderaan het tabblad verschijnt een aantal actieknoppen. Welke knoppen dat zijn is afhankelijk van de entiteit en van de getoonde kolommen. Hieronder een totaaloverzicht van alle knoppen.
| Knop |
Actie
|
|---|---|
| Toevoegen | |
| Verwijderen | |
| Bewerken |
Medewerker verwijderen
Verberg een medewerker bij voorkeur in Xedule via de status Medewerker uit dienst. Omdat dit invloed heeft op analyses van historische data heeft verwijderen van data daar invloed op. Verwijder een medewerker alleen op expliciet verzoek in het kader van de AVG of geef de medewerker een niet herleidbare naam.
Als een medewerker overlijdt kan deze het best verborgen worden, vergelijkbaar met uit dienst of geef een niet herleidbare naam.
Werkwijze
- Menu Basisdata > Medewerkerdata > Medewerkers.
- Selecteer de medewerker die je wilt verwijderen.
- Indien medewerker is doorgevoerd naar MyXedule; Verwijder het vinkje in de kolom 'In MyX' en voer de gegevens door naar MyXedule
- Klik onderaan op knop Verwijder rijen
.
-
Bekijk het overzicht met de Status voor verwijderen.
-
Kies de verwijdermethode op basis van de getoonde status:
-Alleen groene vinken:
Verwijder de medewerker direct. Er zijn geen relaties die u hoeft te ontkoppelen.
-Ten minste één oranje waarschuwing
Er zijn relaties die door het systeem ontkoppeld kunnen worden. Vink hiervoor Ook relaties verwijderen aan. Het is ook mogelijk deze handmatig te ontkoppelen.-Ten minste één rode waarschuwing
Er zijn nog actieve relaties gekoppeld aan deze medewerker die handmatig ontkoppeld moeten worden. Volg deze stappen om dit proces gecontroleerd uit te voeren:1. Navigeer naar de Onderwijsinvoer: Ga naar de module Onderwijsinvoer om de huidige koppelingen te beheren.
2. Filter op medewerker: Gebruik de filterfunctie om alle actieve regels van de betreffende medewerker op te roepen.
3. Verwijder de relaties: Ontkoppel de medewerker op de relevante plekken (zoals in de Jaarplanning of bij specifieke onderwijstaken).
4. Controleer de status: Verifieer na het verwijderen of de rode waarschuwing is verdwenen en alle relaties correct zijn opgeschoond.Tip: Door eerst in de Onderwijsinvoer te filteren, behoud je het overzicht en voorkom je dat er per ongeluk koppelingen in de jaarplanning blijven staan die de administratie kunnen verstoren.
- Bevestig de definitieve verwijdering via de knop Verwijderen. Deze knop is alleen actief als alle relaties ontkoppeld zijn.
Risico’s
Waarschuwing!: Het verwijderen van een medewerker in Xedule is definitief en onomkeerbaar!
De automatische ontkoppeling van gegevens door het systeem werkt voor alle schooljaren, niet alleen voor het huidige schooljaar.
Het verwijderen van een medewerker, waarbij de ontkoppeling van relaties door Xedule wordt geregeld, kan gevolgen hebben voor de Werkverdeling in de Jaarplanning en het Rooster. Bedenk dat er dan lessen en taken zonder medewerker komen.
Verwijder medewerkers niet in grote aantallen. Dit houdt het proces overzichtelijk en nauwkeurig.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.