Handleiding delen entiteiten

Delen entiteiten

De functionaliteit van Delen entiteiten is ontwikkeld om medewerkers en faciliteiten over Organisatorische Eenheden (ORE's) heen te delen. Een medewerker of faciliteit kan met behulp van Delen entiteiten voor een beperkte beschikbaarheid en aantal uren worden uitgewisseld met een andere Organisatorische Eenheden (ORE).

Delen entiteiten is onderverdeeld in de submenu's Faciliteiten en Medewerkers. 

Eigenschappen deling/claim

Organisatorische eenheid

Deze kolom geeft aan naar welke ORE de entiteit gedeeld is of vanuit welke ORE de entiteit is geclaimd.

Status

De status bestaat uit een aantal types:

• Concept
  Zowel een deling als een claim hebben als initiële status 'Concept'. De eigenschappen van een deling/claim met deze status zijn nog niet doorgezet naar de ORE die de deling/claim ontvangt. 
  De eigenschappen worden niet in de ontvangende ORE getoond.
• Aangevraagd
  De claim voor de entiteit is aangevraagd bij de ontvangende ORE, deze heeft de aanvraag echter nog niet goedgekeurd of afgewezen.
• Gedeeld
  De entiteit is gedeeld met de ontvangende ORE, deze heeft de deling echter nog niet geclaimd.
• Geclaimd
  De entiteit is succesvol gedeeld tussen 2 ORE's. Dit is het eindresultaat van een deling.
• Goedgekeurd
  De entiteit is succesvol gedeeld tussen 2 ORE's. Dit is het positieve eindresultaat van een aanvraag. De status 'Goedgekeurd' wijzigt na goedkeuring automatisch in de status 'Geclaimd' in beide ORE's
• Afgewezen
  De claim wordt 'Afgekeurd' door de ontvangende OR. In dit geval kan de aanvrager via de status 'Concept' een nieuwe aanvraag indienen.

Opmerking

Hiermee wordt een opmerking op de deling geregistreerd. Deze opmerking is in beide ORE's zichtbaar wanneer de deling niet meer in de conceptfase zit.

Uren per team

Deze eigenschap is alleen bij het delen of claimen van medewerkers aanwezig. Een medewerker wordt bij een deling altijd gekoppeld aan een team. Tijdens de conceptfase kunnen de uren voor meerdere teams worden geregistreerd.
Let op: Een deling /claim kan niet gedeeltelijk worden goed- of afgekeurd.

Gedeeld op

Met 'Gedeeld op' wordt aangegeven op welke momenten de deling actief is.

Roosterbeschikbaarheid

De beschikbaarheid van de entiteit in het rooster wordt geregistreerd in deze kolom. Zodra de geregistreerde beschikbaarheid van de entiteit in de deling de beschikbaarheid van de entiteit overschrijdt, wordt dit weergegeven door een rode driehoek in de betreffende cel. De definitieve beschikbaarheid in de ontvangende ORE wordt bepaald aan de hand van de geregistreerde roosterbeschikbaarheid, momenten waarop de entiteit gedeeld is en de beschikbaarheid van de entiteit in de basisdata.

In onderstaand voorbeeld is er een conflict met de beschikbaarheid van de medewerker in periode 1, week 39, dag 1 (maandag) en dagdeel 1 (ochtend).
Wanneer de claim toch op deze wijze wordt afgerond, zal de medewerker geen beschikbaarheid hebben in de ontvangende ORE op het moment van het conflict

Het aanpassen van beschikbaarheden van geclaimde medewerkers/faciliteiten in de basisdata in de ontvangende ORE is bewust mogelijk gemaakt. Dit is gedaan om te kunnen testen met de roosterautomaat/faciliteitenautomaat met het inperken van beschikbaarheden zonder de deling direct aan te hoeven passen. In de roostering blijft altijd de gedeelde beschikbaarheid weergegeven worden. Blijkt uit testen dat de beschikbaarheid van een medewerker of faciliteit ingeperkt moet of kan worden en wil men dat dit in de roostering correct wordt weergegeven dan dient de deling aangepast te worden.

Wanneer men wil testen met uitbreiden van beschikbaarheden dan dient hiervoor de deling wel eerst aangepast te worden. Uitbreiding van beschikbaarheden in de basisdata van geclaimde medewerkers/faciliteiten worden niet meegenomen in testen met de roosterautomaat/faciliteitenautomaat.