Welke data in de basisdata is jaarspecifiek?

Alle aanpassingen in de basisgegevens die niet tijdsafhankelijk zijn, worden aangepast in de basisdata en hebben dus ook consequenties voor de data in voorgaande jaren.

Alleen in kolommen met een keuzeoptie voor tijd (jaar/periode/week) kunnen aanpassingen gedaan worden die alleen betrekking hebben op het betreffende jaar.

Groepen zijn hierop een uitzondering. Deze kunnen een andere samenstelling hebben per jaar. Bij het aanmaken van een nieuw jaar kan de naam van een groep dus aangepast worden zonder dat dit gevolgen heeft voor voorgaande jaren. Een groep 1A in een jaar is dus een andere groep dan de groep 1A in een volgend of vorig jaar. Deze groepen hebben ook een ander ID.

Dit betekent ook dat bij Basisdata, Studenten, Lid van groepen bij gebruik van de knop toon verleden geen groepen van voorgaande jaren getoond worden. Het kan voorkomen dat studenten geen plusje hebben bij Studeert, maar wel aan groepen zijn gekoppeld. Dit ontstaat als na de Wizard kopiëren in de Jaarplanning, als bij stap 3 gekozen is voor groepsovergangen en daarna de studenten niet op Studeert zijn gezet.

Verder zijn er nog drie uitzonderingen, namelijk wanneer er een vinkje gezet kan worden om een relatie tussen twee entiteiten vast te leggen. Dit geldt voor:

1. Het aangeven van de relatie tussen faciliteittype en faciliteittypesets met het vinkje. Een wijziging in prioriteit geldt alleen voor het betreffende schooljaar.
2. Het aangeven van de reisprioriteit tussen locaties met het vinkje. De wijziging in prioriteit geldt alleen voor het betreffende schooljaar. Dit is te vinden in het scherm Basisdata, Faciliteitdata, Faciliteiten, Reisprioriteit.
3. Het aangeven van de relatie tussen (voorkeurs)faciliteit en medewerker met het vinkje. Het vinkje is niet jaarafhankelijk en het getal is wel jaarafhankelijk. De standaardwaarde bij het aanzetten van het vinkje is 10. Bij kopiëren van data naar een volgend jaar zal de standaardwaarde meegenomen worden als het vinkje aanstaat, ongeacht of er een waarde is ingevuld.

De relatie, aangegeven door het vinkje, geldt dus voor alle jaren. De prioritering/waarde geldt wel alleen voor het jaar waarin de waarde ingevuld wordt en kan dus per jaar verschillen.

Wanneer er belangrijke wijzigingen in de basisdata zijn, zoals bijvoorbeeld een ander voor- en nazorgpercentage of een andere duur van RE’s, dan is het advies de wijziging in de jaarplanning door te voeren of een nieuw onderwijsproduct aan te maken en eventueel de oude ongeldig te maken.