Jaarplanning - Uitvoeren - Werkverdelen

Binnen de module Jaarplanning is het mogelijk om de werkverdeling door de automaat te laten uitvoeren voor een ORE. Deze optie wordt op verzoek aangezet (vraag indienen bij Xedule support).

Let op : deze automaat past de werkverdeling voor de gehele ore aan, als deze niet is vastgezet in de jaarplanning werkverdeling. Gebruik eventueel een kopiescenario om andere gebruikers niet te hinderen.

Het voornaamste doel van de werkverdelingsautomaat is om zo veel mogelijk van de posities voor medewerkers op onderwijsprogrammaregels toe te wijzen aan medewerkers.

Hiervoor moeten onderstaande onderdelen binnen Xedule worden ingericht:

• De autorisaties voor het gebruik van de werkverdelingsautomaat :
  Beheer > Autorisatie > Acties
  Rooster > Jaarplanning > Uitvoeren Schrijfrechten
  Rooster > Jaarplanning > Signaleringen Invoer werkverdeling
• Expertises in de basisdata
  Basisdata > Medewerkerdata > Expertise
  Basisdata > Medewerkerdata > Medewerkers > Expertise toekennen aan de medewerkers.
  Basisdata > Onderwijsdata > Onderwijswizard > Expertise koppelen aan de onderwijsproducten.

Vervolgens kan de werkverdelingsautomaat gestart worden via het menuonderdeel Jaarplanning > Uitvoeren > Werkverdeling. 

De automaat zal op basis van de expertise medewerkers toedelen aan de onderwijsprogrammaregels. De automaat houdt hierbij rekening met de eventueel gevraagde medewerker types, gekoppelde dbu-regels en de VZNZ.

De werkverdelingsautomaat probeert de contactRE’s van de medewerkers eerlijk te verdelen over de verschillende weken. Daarnaast probeert de werkverdelingsautomaat ervoor te zorgen dat medewerkers die meerdere onderwijsproducten verzorgen zoveel mogelijk aan dezelfde studenten worden toegewezen voor de verschillende onderwijsproducten.

Als de werkverdelingsautomaat wordt gestart, wordt de medewerkerstoedeling voor de hele ORE uitgevoerd. Bij het starten van de automaat worden alle medewerkers afgehaald van de onderwijsprogrammaregels waarbij in de kolom 'Medewerker vastgezet' geen slotje staat. In het onderwijsprogramma en in de werkverdeling kan door middel van de kolom 'Medewerker vastgezet' aangegeven worden voor welke medewerkers de werkverdeling niet aangepast mag worden.

De werkverdelingsautomaat deelt medewerkers toe aan onderwijsprogrammaregels voor een heel schooljaar. Het is op dit moment nog niet mogelijk om voor een periode de werkverdeling te laten maken. Het vastzetten van medewerkers op periodeniveau in de werkverdeling heeft geen effect op de werkverdelingsautomaat. 

Ook het vastzetten van data via Beheer > Data vast is geen oplossing. De huidige work around is het aanmaken van onderwijsprogrammaregels per periode in het onderwijsprogramma. De medewerkers kunnen dan per onderwijsprogrammaregel worden vastgezet.

Hou er ook rekening mee dat het vastzetten geldt voor een onderwijsprogrammaregel. Dus als er voor een les een type docent gevraagd wordt en een type instructeur zijn dit in de werkverdeling 2 regels met hetzelfde ID. Als de regel van de gevraagde docent vastgezet wordt, zal automatisch ook de regel van de gevraagde instructeur vastgezet worden.

De werkverdelingsautomaat kan alleen medewerkers toedelen als een onderwijsprogrammaregel een medewerkertype-eis heeft en zijn onderwijsproduct een expertise vraagt.

De werkverdelingsautomaat verdeelt alleen de lessen. Taken waarvoor expertise is ingericht, zullen door de werkverdelingsautomaat niet worden verdeeld onder de medewerkers.

Een medewerker wordt altijd toegedeeld voor het aantal uren evenredig met het aantal uren op de onderwijsprogrammaregel en het aantal medewerkers dat gevraagd wordt, tenzij een medewerker al toegekend was aan een onderwijsprogrammaregel voor een bepaald aantal uren. In dat geval blijft deze medewerker exact dat aantal uren verzorgen.