Faciliteitlocaties

Met de faciliteitlocaties worden de gebouwen binnen de onderwijsorganisatie bedoeld waar les kan worden gegeven. Het aanmaken van faciliteitlocaties is optioneel. Het is aan te raden deze aan te maken als binnen de organisatorische eenheid (ORE) in meerdere gebouwen lessen worden verzorgd. Dit met het oog op het inroosteren van de lessen. Xedule kan in dat geval rekening houden met de reistijd tussen lokalen op verschillende locaties.

Werkwijze

1. Menu Basisdata > Faciliteitdata > Faciliteitlocaties.
2. Klik onderaan het scherm op +r.
3. Vul in het eerste veld een unieke waarde in.
4. Vul de rest van het pop-upvenster in,
5. Klik op de knop Toevoegen.

• Een wijziging in de Basisdata​​​ kan ook van invloed zijn in voorgaande en volgende schooljaren.Zie: Welke data in de basisdata is jaarspecifiek?
• Xedule herkent een spatie als een scheidingsteken om meerdere entiteiten tegelijk in te voeren. Plaats een waarde met een spatie tussen aanhalingstekens, bijvoorbeeld: "voorbeeld tekst" om deze als één waarde toe te voegen.

Reistijd

Als de locaties aangemaakt zijn kan de reistijd ingesteld worden (optioneel):

1. Klik op het tabblad 'Reistijd'.
2. Vul de reistijd in roostereenheden in voor de studenten en voor de medewerkers, van en naar de locaties.
   Dubbelklik op een cel in de matrix om de reistijd voor medewerkers en groepen afzonderlijk te definiëren.
   

Standaardinstelling voor reistijd in pauzes 

Via de parameters in Beheer > Parameters kunnen de reistijdinstelling worden aangepast. In Xedule staat standaard ingesteld dat iedere pauze lang genoeg is om te reizen, de pauzes tellen als het ware als 1 RE. Per ORE kan aangegeven worden wat het aantal minuten van de pauze minimaal moet zijn voor de verplaatsing. Als deze waarde ingesteld wordt op 30 minuten dan zal een pauze van 15 min. niet als reistijd gebruikt worden, een lunchpauze van 30 minuten wel. Hou er rekening mee dat reistijdaanpassing een jaaroverstijgend gegeven is.

Wanneer er binnen een dag niet gereisd mag worden tussen de verschillende locaties kan het max. aantal RE van een dag ingevoerd worden als reistijd.

Bij bijv. dagen van 16 RE en een ingestelde reistijd van 16 RE zal er niet binnen een dag gewisseld worden van locatie. Het kan dan wel zijn dat er op maandag tot het laatste RE les in het rooster staat in een locatie en op dinsdag vanaf het eerste RE weer les ingeroosterd staat in dezelfde locatie.

Ook is het zo dat als er bijvoorbeeld 32 RE ingevuld wordt (dus eigenlijk 2 dagen) dat dit hetzelfde opgepakt wordt als de 16 RE. Het is dus niet mogelijk meerdere dagen als reistijd als voorwaarde in te stellen.

Reistijd groepen die niet mogen reizen naar een locatie

Wanneer er door groepen nooit gereisd mag worden van bijvoorbeeld locatie A naar locatie C op één dag dan wordt dit aangegeven bij de reistijd. Hier wordt een getal groter dan het aantal RE per dag aangegeven. 
Xedule telt dit niet door naar een andere dag. 
Let op: dit geldt dan voor alle groepen. 
Als een groep voor een bepaalde les in een onderwijsprogramma niet mag reizen naar een locatie, geef je dat aan in Jaarplanning > Onderwijsprogramma, vereist faciliteittypeset. 
Als een groep voor één enkele les in een bepaalde week niet mag reizen naar een locatie geef je dat aan in Rooster > Lessen week, vereist faciliteittypeset.

Reistijd online/fysiek

Net als reistijd tussen locaties kan ook de reistijd tussen fysieke en online lessen ingesteld worden voor groepen en medewerkers. Er wordt gekeken naar de ingestelde reistijd in RE tussen online lessen en fysieke lessen van de desbetreffende locatie.

De faciliteiten automaat zal alleen geroosterde fysieke lessen in delen die niet in conflict zijn met de reistijd van/naar een faciliteit.

Om hier rekening mee te kunnen houden moet bij de lessen die online plaatsvinden in Lessen (Week) een vinkje gezet zijn in de kolom 'Online Meeting'.

Lescapaciteit

Met de kolom 'Lescapaciteit' is het mogelijk een maximum capaciteit voor een faciliteit locatie op te geven waardoor het max. aantal studenten op een locatie beter te beheren is. De instelling kan op jaar, periode of weekniveau worden ingesteld. voor deze kolom zijn ook signaleringen gebouwd zodat hier in een vroeg stadium rekening mee gehouden kan worden in de planning.

Adressen

Als faciliteiten gekoppeld zijn aan een locatie kan bij het reserveren van lokalen in MyXedule ook gebruik gemaakt worden van de optie ‘bevestigen op locatie’ . Hiervoor moet het adres of de lengte/breedtegraad ingesteld staan. Bevestigen op locatie wordt toegelicht bij reserveringsprofielen.

Deze locatie wordt bepaald door het instellen van een lengtegraad en breedtegraad. Om dit proces makkelijk te houden kan er een adres worden ingesteld voor een faciliteitlocatie, deze locatie zal automatisch de lengte en breedtegraad berekenen. Dit adres veld kan automatisch een adres opzoeken met de waarde die je invoert. Vergelijkbaar met een zoekresultaat op Google Maps.

*Zoeken op Efteling zal automatisch het volledige adres invoegen (Europalaan 1, 5171 KW Kaatsheuvel).

*Zoeken op Xedule zal automatisch het volledige adres voor het hoofdkantoor invoegen (Fellenoord 212,5611 ZC Eindhoven)

*Zoeken op Fellenoord 212 zal automatisch het volledige adres aanvullen voor het hoofdkantoor.

Het eerste zoekresultaat zal altijd automatisch ingevoegd worden in het Adres-veld. Let daarom op met een straatnaam die meerdere malen in Nederland kan voorkomen. Indien een ingevoerde waarde niet geaccepteerd wordt dan zal de melding: “Adres wordt niet herkend” verschijnen.

Het is ook mogelijk een aangepaste lengte/breedtegraad in te stellen. Houd er in dat geval rekening mee dat er geen adres ingevuld staat.

Zodra bovenstaande is ingesteld is het vereist om deze faciliteiten door te voeren. Let er op dat indien een van bovenstaande instellingen wordt aangepast opnieuw doorgevoerd moet worden om de aanpassingen te bevestigen.