De module Afspraken is een extra module. Niet alle beschreven functionaliteit is standaard beschikbaar. Neem hiervoor contact op met de Functioneel beheerder van de onderwijsinstelling.
In My Xedule is het mogelijk faciliteiten te laten reserveren door studenten en/of medewerkers. Tevens is het mogelijk om bij een reservering studenten en/of medewerkers uit te nodigen.
Er kunnen alléén faciliteiten gereserveerd worden in de weken waarin al roosters naar My Xedule gepubliceerd zijn.
De onderstaande stappen zijn noodzakelijk als er van Afspraken in My Xedule gebruik wordt gemaakt:
Faciliteiten doorvoeren
Nadat faciliteiten zijn doorgevoerd, betekent dit nog niet dat deze ook gelijk te reserveren zijn. Hiervoor zal eerst nog een of meerdere reserveringsprofielen voor moeten worden aangemaakt.
- Ga naar Basisdata > Faciliteitendata > Faciliteiten > Tabblad 'MyX’
- Dubbelklik in de kolom ‘In MyX’.
- Zet het vinkje aan in de kolom ‘MyX’ voor de betreffende faciliteiten
- Klik naast de cel om de keuze te bevestigen
- Klik onderin op ‘Doorvoeren in MyX’.
Reserveringsprofiel aanmaken
In een reserveringsprofiel bepaal je voorwaarden waarmee reserveren mogelijk is en of het voor het betreffende profiel mogelijk is om studenten en/of medewerkers uit te nodigen.
- Ga naar Export > MyX > Tabblad 'Reserveringsprofielen'
- Klik op het plusje om een reserveringsprofiel aan te maken
| Naam | Wat is de naam van het reserveringsprofiel. Is alleen in Xedule zichtbaar |
| Lokalen | Welke faciliteiten zijn aan het profiel gekoppeld |
| Reserveerbaarheid | Hierin kun je aangeven wanneer faciliteiten uit het betreffende profiel te reserveren zijn (bijvoorbeeld; 'alleen vanaf 15:00 uur' of 'niet in de laatste week van een periode') |
| Medewerkers | Welke medewerkers mogen uit dit profiel faciliteiten reserveren |
| Team | Welke teams mogen uit dit profiel faciliteiten reserveren |
| Studenten | Welke studenten mogen uit dit profiel faciliteiten reserveren |
| Lid van groep | Welke groepen mogen uit dit profiel faciliteiten reserveren |
| Servicedeskmedewerker | Welke servicedeskmedewerkers mogen uit dit profiel faciliteiten reserveren |
| Lokalen | Welke faciliteiten zijn aan het profiel gekoppeld |
| Bevestiging verplicht | Hoeveel minuten vóór en ná de start van de reservering moet de reservering bevestigd. |
| Bevestiging op locatie | Indien dit vinkje aanstaat, kan er alleen worden bevestigd als de organisator van de reservering binnen een straal van 1000 meter van de fysieke locatie aanwezig is. Hiervoor moet bij de faciliteitlocatie ook het adres van de faciliteitlocatie worden ingevoerd |
| Bevestiging moet gedaan worden door de organisator. Dit is nooit de Servicedesk medewerker |
| Actief voor medewerkers | Vinkje AAN: Medewerkers kunnen aan het profiel worden toegevoegd Vinkje UIT: Medewerkers kunnen niet aan het profiel worden toegevoegd |
| Profiel geldt voor alle medewerkers | Vinkje AAN: Alle medewerkers zijn aan het profiel toegevoegd Vinkje UIT: Er kan geselecteerd worden voor welke medewerkers het profiel actief is |
| Medewerkers | Klik op 'Selecteer' om medewerkers aan het profiel toe te voegen |
| Teams | Klik op 'Selecteer' om teams aan het profiel toe te voegen |
| Dagen vooraf te boeken | Geef het aantal dagen op hoe ver vooruit er gereserveerd mag worden. Rekening houdend met publicatie van het definitieve rooster |
| Per week aantal minuten reserveren | Geef aan hoeveel minuten per week medewerkers uit dit profiel maximaal mogen reserveren. |
| Maximale duur van een reservering | Geef aan hoeveel minuten één reservering maximaal mag duren |
| Medewerker mag uitnodigen |
Geef aan of een medewerker andere medewerkers of studenten mag uitnodigen bij een reservering. De opties zijn:
|
| Actief voor studenten | Vinkje AAN: Studenten kunnen aan het profiel worden toegevoegd Vinkje UIT: Studenten kunnen niet aan het profiel worden toegevoegd |
| Profiel geldt voor alle studenten | Vinkje AAN: Alle studenten zijn aan het profiel toegevoegd Vinkje UIT: Er kan geselecteerd worden voor welke studenten het profiel actief is |
| Studenten | Klik op 'Selecteer' om studenten aan het profiel toe te voegen |
| Groepen | Klik op 'Selecteer' om groepen aan het profiel toe te voegen |
| Dagen vooraf te boeken | Geef het aantal dagen op hoe ver vooruit er gereserveerd mag worden. Rekening houdend met publicatie van het definitieve rooster |
| Per week aantal minuten reserveren | Geef aan hoeveel minuten per week studenten uit dit profiel maximaal mogen reserveren. |
| Maximale duur van een reservering | Geef aan hoeveel minuten één reservering maximaal mag duren |
| Student mag uitnodigen |
Geef aan of een student andere studenten of medewerkers mag uitnodigen bij een reservering. De opties zijn:
|
Met deze optie is het mogelijk om Servicedeskmedewerkers meer, langer en/of verder vooruit te laten reserveren dan de studenten en medewerkers die in dit profiel zitten.
| Actief voor servicedeskmedewerkers | Vinkje AAN: servicedeskmedewerkers kunnen aan het profiel worden toegevoegd Vinkje UIT: servicedeskmedewerkers kunnen niet aan het profiel worden toegevoegd |
| Profiel geldt voor alle servicedeskmedewerkers | Vinkje AAN: Alle servicedeskmedewerkers zijn aan het profiel toegevoegd Vinkje UIT: Er kan geselecteerd worden voor welke servicedeskmedewerkers het profiel actief is |
| Dagen vooraf te boeken | Geef het aantal dagen op hoe ver vooruit er gereserveerd mag worden. Rekening houdend met publicatie van het definitieve rooster |
| Per week aantal minuten reserveren | Geef aan hoeveel minuten per week servicedeskmedewerkers uit dit profiel maximaal mogen reserveren. |
| Maximale duur van een reservering | Geef aan hoeveel minuten één reservering maximaal mag duren |
- Vergeet niet om het reserveringsprofiel door te voeren nadat deze is aangemaakt. Ook nadat er wijzigingen zijn gedaan aan een reserveringsprofiel, moet deze naar My Xedule worden doorgevoerd om deze ook in My Xedule te updaten.
- Wanneer een reserveringsprofiel in Xedule wordt verwijderd, is het van belang dat ook hierna nog op de knop 'Doorvoeren in MyX’ wordt geklikt, om het profiel ook uit MyXedule te verwijderen.
- De laatste publicatiedatum van het geselecteerde profiel staat rechts onderin op de pagina
Alléén Servicedeskmedewerkers mogen reserveren?
Onderwijsinstellingen die niet willen dat medewerkers of studenten zélf een lokaal mogen reserveren, maar dit alleen willen toestaan voor Servicedeskmedewerkers, kunnen hiervoor de reserveringsprofielen op de volgende wijze inrichten.
Profiel voor medewerkers
Maak een profiel aan voor medewerkers met
- 'Actief voor medewerkers' - AAN
- Faciliteiten die gereserveerd mogen worden,
- Aantal dagen wat vooraf gereserveerd mag worden
- Maximum aantal minuten per week
- Maximale duur van een reservering
- evt. wie er mag worden uitgenodigd
Haal bij dit profiel alle + weg bij de kolom 'Reserveerbaarheid'.
Profiel voor Servicedesk
Maak een profiel aan voor servicedeskmedewerkers met
- 'Actief voor medewerkers' - UIT
- Faciliteiten die gereserveerd mogen worden,
- Aantal dagen wat vooraf gereserveerd mag worden
- Maximum aantal minuten per week
- Maximale duur van een reservering
- evt. wie er mag worden uitgenodigd
Laat bij dit profiel de + staan bij 'Reserveerbaarheid'.
Het resultaat van deze inrichting is dat een medewerker zelf geen reservering kan maken, maar dat de servicedeskmedewerker dit wel namens de medewerker kan.
Is een reservering aangemaakt, dan kan de medewerker zelf wel de reservering annuleren of inkorten. De medewerker kan een reservering niet verlengen.
Configuratie My Xedule voor Afspraken
Via Beheer > Configuratie > MyX, zijn een aantal configuraties in te stellen die invloed hebben op de module Afspraken
-
Als de faciliteitlocatie moet worden mee gepubliceerd, zet dan hier het vinkje en publiceer de faciliteiten opnieuw
-
Wanneer een deling/claim voor een faciliteit is aangevraagd, maar nog niet goedgekeurd, kan gedurende deze tijdspanne geen nieuwe reservering worden gedaan voor de betreffende faciliteit. Dit voorkomt dat er een reservering wordt gedaan in een faciliteit, gedurende het delen/claimen proces.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.