Configuratie instellen
Nadat My Xedule voor de onderwijsinstelling is geactiveerd verschijnt bij Beheer > Configuraties het menu-item My Xedule. Door dit aan te klikken verschijnt het configuratiescherm voor My Xedule. De instellingen die hierin gedaan worden zijn geldig voor alle ORE's in de Xedule omgeving van de onderwijsinstelling, ongeacht vanuit welke ORE de instellingen worden ingevuld.
Algemene aandachtspunten
Als er instellingen gewijzigd zijn in de configuratie is het noodzakelijk dit altijd te bevestigen met OPSLAAN. Door op HERLADEN te klikken worden de laatst opgeslagen instellingen teruggezet. Als de standaard instellingen teruggezet moeten worden, klik dan op RESET, klik daarna op OPSLAAN.
Als er instellingen gewijzigd zijn in de configuratie is het noodzakelijk de toepassing opnieuw te starten.
Configuratie voor gehele organisatie is opgebouwd uit de volgende schermen.
Activiteit
Titel
De titel geeft de naam van de les weer in het rooster in My Xedule. Standaard is de instelling van de titel:[Activiteit.VakCode]. De titel van de les komt overeen met de vakcode van de les, Zie hiervoor Basisdata >Onderwijsdata > Onderwijswizard >Vakcode.
Als er een ander veld getoond moet worden kan dit ingesteld worden door de klikken op de regel onder titel (en ook bij de omschrijving en de attentie) dan verschijnt de regel 'Invoegen' en hier kunnen diverse opties gekozen worden.
Klik na een wijziging altijd op OPSLAAN.
Omschrijving
De omschrijving staat standaard ingesteld op de tekst zoals staat ingevoerd bij Basisdata > Onderwijsdata > Onderwijsproduct >Omschrijving. Deze instelling is geschikt als voor alle lessen van een onderwijsproduct een vaste omschrijving in het rooster getoond moet worden.
De kolom 'Omschrijving' uit de basisdata is niet aanwezig in Lessen (Periode/Week). Voor controle van de omschrijving, ga naar Basisdata > Onderwijsdata > Onderwijswizard >Omschrijving.
Attentie
Attentie staat standaard ingesteld op de tekst zoals staat ingevoerd bij Roosteren > Lessen (Periode) of (Week) > Publicatietekst. Dit is dus een tekst die op het individuele lesmoment is ingevoerd. De attentie wordt in My Xedule aangegeven met een .
In onderstaande afbeelding is in kleur nogmaals te zien waar de teksten voor de titel, omschrijving en attentie in Xedule ingevoerd zijn.
Ingevoerde configuratie
Omschrijving in Onderwijswizard
Lessen (periode/Week)
Weergave van titel, omschrijving en attentie in My Xedule
De titel, omschrijving en attentie zoals hierboven ingesteld wordt in My Xedule als volgt weergegeven. Als er geen publicatietekst (Attentie) is opgenomen wordt de omschrijving direct onder de lesinformatie getoond.
In de lijstweergave in My Xedule wordt een teken getoond zodra de les een publicatietekst of opmerking bevat.
Het is mogelijk een klikbare link (html-tekst) op te nemen.
Split kleine pauze
Door deze optie aan te vinken kunnen roosterafspraken (lessen of afspraken) die over een pauze zijn ingeroosterd worden opgesplitst in twee aparte lessen. Hou er rekening mee dat deze instelling geldt voor de gehele organisatie, alle ORE's.
Vinkje aan: Les wordt als twee lessen geëxporteerd, een deel vóór en een deel na de kleine pauze.
Vinkje uit: Les wordt als één les met één begin- en eindtijd geëxporteerd, ook als er een kleine pauze binnen deze les valt.
Lichtkrant - Rooster(wijzigingen)
In de configuratie van Rooster(wijzigingen) is de enige waarde die ingesteld kan worden het aantal dagen voorafgaand aan publicatie waarmee rekening gehouden moet worden. Standaard is deze ingesteld op drie (3).
Met de standaardwaarde drie zullen voor een rooster dat start op maandag toch al op de vrijdag ervoor de roosterwijzigingen zichtbaar zijn, als deze ook op vrijdag worden gepubliceerd.
Persoonsgegevens
Alle vinkjes staan standaard uit.
| Configuratie optie | Beschrijving |
|---|---|
| Student namen publiceren |
Als het vinkje wordt aangezet, zal deze functionaliteit alleen beschikbaar zijn voor gebruikers die zelf bekend zijn in Xedule en zijn doorgevoerd naar My Xedule. Staat het vinkje aan en worden vervolgens de basisdata van de studenten opnieuw gepubliceerd, dan wordt in de zoeklijsten in My Xedule voorletter en achternaam getoond van studenten. Zoeken kan dan op voornaam (ook al is deze afgekort) en achternaam. Staat het vinkje uit dan verschijnen alleen de codes. |
| API automatisch studenten toevoegen | Deze optie werkt alleen wanneer gebruik wordt gemaakt van een webservice koppeling om studentgegevens op te halen. De nieuwe studenten zullen automatische worden doorgevoerd naar My Xedule. |
| Geplande taak automatisch studenten toevoegen |
Vanuit bronsystemen* is het mogelijk de gegevens automatisch naar My Xedule door te zetten. Dit zal bij iedere update plaatsvinden, dus ook bij geplande taken. Met het tekstvak kan de standaard gebruikersnaam van de student worden ingesteld. Dit kan nodig zijn voor het koppelen met SSO. |
| Medewerker namen publiceren |
Als het vinkje wordt aangezet zal deze functionaliteit alleen beschikbaar zijn voor medewerkers. Staat het vinkje aan en worden vervolgens de basisdata van de medewerkers opnieuw gepubliceerd, dan wordt in de zoeklijsten in My Xedule voorletter en achternaam getoond van de medewerkers. Zoeken kan dan op voornaam (ook al is deze afgekort) en achternaam. Staat het vinkje uit dan verschijnen alleen de codes. |
| API automatisch medewerkers toevoegen | Deze optie werkt alleen wanneer gebruik wordt gemaakt van een web service koppeling om medewerker gegevens op te halen. De nieuwe medewerkers die worden toegevoegd door de webservice zullen automatisch worden toegevoegd aan My Xedule. Deze werkt echter enkel wanneer de medewerker via de CRUD api wordt doorgestuurd en niet wanneer dit bij de push service gebeurt. Hou rekening met het risico dat bij toevoegen van grote hoeveelheden medewerkers dit invloed kan hebben op de performance van Xedule. Als dit zich voordoet zal er voor de api in een maatwerk oplossing gemaakt moeten worden die medewerkers in bep. hoeveelheden (batches) aanbiedt. |
| Geplande taak automatisch medewerkers toevoegen |
Vanuit bronsystemen* is het mogelijk de gegevens automatisch naar My Xedule door te zetten. Dit zal bij iedere update plaatsvinden, dus ook bij geplande taken. Met het tekstvak kan de standaard gebruikersnaam van de medewerker worden ingesteld. Dit kan nodig zijn voor het koppelen met SSO. |
Faciliteiten
In sommige gevallen kan het belangrijk zijn om naast de code van de faciliteit ook de locatie van de faciliteit mee te studeren met de publicatie naar My Xedule.
Voorbeeld:
Wanneer op twee verschillende locaties de faciliteit 'A3.12' bestaat, is het voor de gebruiker van belang om te weten welke locatie hiermee bedoeld wordt. Door de faciliteitslocatie mee te sturen met de publicatie kan verwarring worden voorkomen.
Inschrijftermijn inschrijflessen en inschrijftoetsen instellen
Hier kan aangegeven worden vanaf en tot wanneer studenten zich mogen inschrijven voor inschrijflessen en inschrijftoetsen. De termijnen moeten voor de inschrijflessen en de toetsen afzonderlijk ingevuld worden en kunnen dus ook van elkaar afwijken.
Deze termijn is geldig voor alle ORE's in de klantomgeving.
Het is ook mogelijk om hierop per ORE af te wijken door de termijn in te voeren voor de betreffende ORE. Scrol hiervoor in het configuratiescherm naar beneden tot je bij 'Configuratie per Organisatorische eenheid' komt
Inschrijftermijn opent
Als er bij 'Inschrijftermijn opent' op het pijltje achter het invoegen-veld geklikt wordt verschijnt een volgend selectieveld met 2 opties.
Als de inschrijftermijn nog niet is gestart, is de les ook niet zichtbaar in My Xedule.
Inschrijftermijn sluit
Als er bij 'Inschrijftermijn sluit' op het het pijltje achter het invoegen-veld geklikt wordt opent een volgend selectieveld met drie opties:
- 'Inschrijven tot aanvang les',
- 'Inschrijven tot 2 werkdagen voorafgaand aan de les om 23.59 uur' en
- 'Inschrijven tot donderdag in de week voorafgaand aan de les om 23.59 uur'.
Standaard staat deze instelling ingesteld op 'Tot aanvang les'.
Voor de laatste twee opties is het mogelijk om het [ aantal werkdagen] [specifieke dag]en [tijd] te bewerken.
Als er aanpassingen gedaan worden aan deze instellingen moeten de roosters wel opnieuw gepubliceerd worden.
Ongeldige invoer worden gemarkeerd met ROOD, en het is niet mogelijk om deze op te slaan. Het maximum voor aantal werkdagen is 99. Na het opslaan van deze instelling duurt het 1 tot 5 minuten voordat dit doorgevoerd is in My Xedule.
Als één van de onderste twee opties worden gekozen dan is het mogelijk dat studenten de inschrijftermijn kunnen missen. Deze lessen zullen uit het rooster van de student verdwijnen. Om toch deze lessen toe te delen is het mogelijk dit vanuit Xedule te doen via het Toewijzen aan verlopen inschrijflessen. Let op: dit is niet mogelijk wanneer gekozen is voor de optie 'Tot aanvang les', omdat er na aanvang les geen toedeling meer mogelijk is.
Vinkje 'Verberg inschrijflessen..'
De instelling 'Verberg inschrijflessen die tegelijkertijd starten met regulier les, toets of bpv' zorgt ervoor dat inschrijflessen die exact op hetzelfde moment starten als een reguliere les, toets of bpv, niet aan de student getoond worden. Inschrijflessen zijn vaak alleen bedoeld voor studenten uit een klas die op het moment van de inschrijfles geen reguliere les hebben, deze studenten zien de inschrijfles dan wel.
Reserveringen
Als er voor een faciliteit een deling is aangemaakt, maar deze is nog niet afgerond (geclaimd), kan hier ingesteld worden voor hoeveel uur een faciliteit tijdelijk niet beschikbaar mag zijn voor reserveringen. Deze instelling helpt te voorkomen dat een faciliteit, na een deling, wordt gereserveerd vanuit My Xedule en door de ontvangende ORE niet ingezet kan worden. Is de deling na deze tijd nog niet afgerond, dan is het reserveren weer mogelijk. Is de deling al eerder afgerond, dan is deze pas na de verlooptijd weer beschikbaar voor reserveringen.
De standaardwaarde voor de Verlooptermijn voor reservering bij aanvragen externe entiteit in uren is 0.
Rechten
| Configuratie optie | Beschrijving |
|---|---|
| In MyX bekende gebruikers hebben alleen autorisatie tot rooster uit hun eigen organisatorische eenheden |
Dit vinkje staat standaard uit. Als het vinkje wordt aangezet zien medewerkers en studenten die in Xedule bekend zijn en doorgevoerd zijn naar My Xedule, alleen de roosters van de organisatorische eenheid waarin zij bekend zijn. |
| Docent mag op het rooster de beschikbaarheid zien van | Vink hier aan van welke entiteiten een docent de beschikbaarheid mag zien. Beschikbaarheid van docenten en lokalen is alleen zichtbaar bij definitieve roosters. Voor conceptroosters is de beschikbaarheid niet zichtbaar. |
| Student mag op het rooster de beschikbaarheid zien van | Vink hier aan van welke entiteiten een student de beschikbaarheid mag zien. Beschikbaarheid van docenten en lokalen is alleen zichtbaar bij definitieve roosters. Voor conceptroosters is de beschikbaarheid niet zichtbaar. |
| Docent mag roosters zien van | Vink hier aan van welke entiteiten een docent de roosters mag zien. |
| Student mag roosters zien van | Vink hier aan van welke entiteiten een student de roosters mag zien. |
| Inzien plannen van inzet voor teams toestaan voor medewerkers | Vinkje staat standaard uit. Als het vinkje wordt aangezet zijn de plannen van inzet van de teams inzichtelijk voor de eigen medewerkers en teamleiders van de teams. Er worden alleen totalen van werktijdfactoren, bruto aanstelling, scholing, netto aanstelling, onderwijstijd, geplande uitval en verschil van een team getoond en geen namen of afkortingen van medewerkers. |
| Toon medewerkers en groepen bij gemeenschappelijke vakken in PVI |
Als er meerdere groepen of medewerkers aan vakken gekoppeld zijn zal bij het inschakelen van deze optie via Onderwijstijd >Contacttijd de informatie in My Xedule in een zijpaneel openen. Hierin wordt een lijst getoond van medewerkers die OOK dit vak in het eigen plan van inzet hebben staan. De groepen waaraan het vak gegeven wordt worden daarbij ook getoond Als tijdens het publiceren van een plan van inzet ingesteld is dat er op basis van een onderwijsproducttype wordt gegroepeerd, dan worden de groepen niet meer mee gepubliceerd. Dit heeft als indirect gevolg dat ook medewerkers niet meer worden meegegeven.
|
| Docent mag lessen online beschikbaar maken | Vinkje staat standaard uit. Als het vinkje wordt aangezet kan een docent in My Xedule een les alsnog online beschikbaar maken en een online meeting genereren. Hiervoor geldt wel dat aan alle inrichteisen voor "Online Meetings" in Xedule moeten voldaan zijn. Zie hiervoor Online meetings (zonder agenda activiteiten, Graph API) |
| Redirect voor niet geautoriseerde gebruikers | In dit veld kan een url ingevuld worden van een pagina binnen de onderwijsinstelling waar niet geautoriseerde gebruikers naar verwezen worden. Zo zullen deze personen geen foutmelding krijgen maar verwezen worden naar een pagina waarop de onderwijsinstelling bijvoorbeeld een uitleg kan geven voor wie My Xedule wel toegankelijk is. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden als studenten een eigen systeem gebruiken om hun rooster te raadplegen en dus geen toegang krijgen tot My Xedule. Door gebruik te maken van het redirect veld worden zij doorverwezen naar het gewenste publicatie platform van de onderwijsinstelling. |
| Toon RE informatie op activiteiten in het rooster | Als dit vinkje aanstaat worden bij de informatie van de les, de RE's weergegeven waarop de les of afspraak is ingeroosterd. |
| Online lessen openbaar toegankelijk maken voor myx gebruikers met toegang tot roosters |
Als dit vinkje wordt aangezet hebben gebruikers met toegang tot roosters in My Xedule toegang tot online meeting links van lessen. Ook als ze zelf niet aan de lessen gekoppeld zijn. De online les zal ook in de feed zichtbaar zijn. Dit is ontwikkeld voor onderwijsinstellingen die werken met 'studentloos roosteren'. Iedereen die toegang heeft tot roosters heeft ook toegang tot de knop Deelnemen en kan dan deelnemen aan de online les. Dit verhoogt de toegankelijkheid, maar vermindert de controle op wie toegang heeft tot de les. |
Als er geen rechten ingesteld zijn bij 'Docent mag roosters zien van...' of 'Student mag roosters zien van...' en de docent of student logt in in My Xedule, zal deze onderstaand scherm krijgen. Zorg dat de juiste rechten zijn aangevinkt en sla de configuratie opnieuw op en laat de gebruiker opnieuw inloggen.
Plan van Inzet
In het Plan van Inzet (PvI) in My Xedule worden regels getoond die de inzet van een medewerker verantwoorden. Om het overzicht voor medewerkers zo schoon mogelijk te houden, is er nu een configuratieoptie beschikbaar waarmee je bepaalt of onderwijsregels met een totaal van 0 uren wel of niet getoond worden.
Binnen onderwijsinstellingen verschillen in de manier waarop zij uren verantwoorden. Waar de ene organisatie een opgeschoond overzicht prefereert (zonder lege regels), hebben andere organisaties juist behoefte aan de volledige context—bijvoorbeeld wanneer uren op specifieke taken worden geboekt in plaats van direct op de onderwijsregels. Met deze configuratie bepaal je zelf wat de standaard is voor jouw organisatie.
- Uitgeschakeld: Regels met 0 uren worden verborgen. Dit zorgt voor een compact en rustig overzicht voor de medewerker.
- Ingeschakeld (Standaard): Alle regels worden getoond, ongeacht of er uren op geboekt staan.
Beschikbaarheidsuitvraag
Bij een beschikbaarheidsuitbvraag is het voor medewerkers mogelijk om bij elke optie een opmerking te plaatsten. Binnen onderwijsinstellingen verschillen zij in de opvatting of dit wel of niet toegestaan wordt.
- Uitgeschakeld: Opmerkingen worden niet toegestaan voor de medewerker.
- Ingeschakeld (Standaard): Opmerkingen worden wel toegestaan voor de medewerker
Webhook
Voor het maken van een koppeling met My Xedule voor het opvragen van metadata bij toetsen is een Webhook beschikbaar.
ICS Export
| Configuratie optie | Beschrijving |
|---|---|
| Roosters exporteren als ICS toestaan voor anonieme gebruikers / medewerkers / studenten | Vinkje staat standaard aan. Hierdoor is het voor een medewerker mogelijk om het rooster via de knop ICS te exporteren. |
| Bij ICS export voor anonieme gebruikers voeg ....codes toe aan titel. | Vinkjes voor docent, faciliteit en groepscodes staan standaard uit. Door deze optie(s) aan te vinken zijn bij het exporteren naar ICS in de titel van de afspraak de aangevinkte codes zichtbaar. |
| Bij ICS export voor .....anonieme gebruikers /medewerkers / studenten ....voeg attentie aan omschrijving. | Vinkje staat standaard uit. Door deze optie aan te vinken wordt bij het exporteren naar ICS de attentie ook geëxporteerd. |
| Bij ICS export voor medewerkers..... voeg codes toe aan titel. | Vinkje voor docent staat standaard aan. Vinkjes voor faciliteit en groepscodes staan standaard uit. Door deze optie(s) aan te vinken zijn bij het exporteren naar ICS in de titel van de afspraak de aangevinkte codes zichtbaar. |
| Bij ICS export voor studenten.... voeg codes toe aan titel. | Vinkjes voor docent, faciliteit en groepscodes staan standaard uit. Door deze optie(s) aan te vinken zijn bij het exporteren naar ICS in de titel van de afspraak de aangevinkte codes zichtbaar. |
| Bij ICS export voor anonieme gebruikers voeg codes toe aan locatie. | Vinkjes voor docent en groepscodes staan standaard uit. Vinkje voor faciliteit staat standaard aan. Door deze optie(s) aan te vinken zijn bij het exporteren naar ICS bij de locatie van de afspraak de aangevinkte codes zichtbaar. |
| Bij ICS export voor medewerkers ....voeg codes toe aan locatie. | Vinkjes voor docent, faciliteit en groepscodes staan standaard uit. Door deze optie(s) aan te vinken zijn bij het exporteren naar ICS bij de locatie van de afspraak de aangevinkte codes zichtbaar. |
| Bij ICS export voor studenten...voeg codes toe aan locatie | Vinkjes voor docent en groepscode staan standaard uit. Vinkje voor faciliteit staat standaard aan. Door deze optie(s) aan te vinken zijn bij het exporteren naar ICS bij de locatie van de afspraak de aangevinkte codes zichtbaar. |
Hyperlink naar externe systemen
Handmatig invoeren van een link
Het is mogelijk een link voor 'klikbare tekst' (html-tekst) op te nemen bij een individueel lesmoment, bijvoorbeeld om een link naar een centrale omgeving of naar een online les toe te voegen. Dit kan als volgt ingevuld worden.
- Roosteren > Lessen (Periode/Week)> kolom Online met Publicatietekst, dan wordt dit getoond bij attentie
- Roosteren > Lessen (Periode/Week) > kolom Opmerking, dan wordt dit getoond bij de Omschrijving als deze is ingesteld met [Activiteit.Opmerking]
Een link is altijd als volgt opgebouwd. : <a href="ZET HIER JE LINK">ZET HIER JE TITEL</a>
<a href="https://teams.microsoft.com/l/meetup-join/idinfo"> Open Teams</a>In My Xedule ziet dat er dan als volgt uit:
Als het gewenst is dat de gebruiker bij het klikken op de link een andere pagina opent, zodat het rooster van waaruit geklikt wordt als tabblad op de device blijft bestaan moet de link als volgt worden ingevuld: <a href="ZET HIER JE LINK"target="_blank">ZET HIER JE TITEL</a>
Let erop dat er geen spaties in staan en vergeet niet de "" en <>-tekens. Als gebruiker voeg je dus zelf toe: <a href="...."></a>.
Gebruikers kunnen vervolgen in My Xedule in de betreffende les op deze link klikken.
Als een link niet werkt kan het zijn dat deze niet correct is genoteerd, onderstaand enkele veelvoorkomende 'fouten':
-
<a href=https://teams.microsoft.com/l/meetup-join/idinfo>Open Teams</a>In deze link zijn de " " vergeten.
-
<a href="https://teams.microsoft.com/l/meetup-join/idinfo">Open TeamsIn deze link is aan het einde de notatie </a>vergeten.
-
<ah ref="https://teams.microsoft.com/l/meetup-join/idinfo"</a>In deze link is geen 'klikbare tekst' (Open Teams) voor de gebruiker ingevoerd.
Automatisch laten genereren van een link voor online Teams meeting
Het is mogelijk door Xedule automatisch een link voor een online teams meeting voor een les te laten aanmaken. Hiervoor moet gebruik gemaakt worden van de Graph API. Voor de inrichtingsvoorschriften Online meetings (zonder agenda activiteiten, Graph API).
Docent mag lessen online beschikbaar maken
Als aan de inrichtingseisen voor online meetings is voldaan en als een vinkje is gezet bij deze optie is het voor de docent in My Xedule mogelijk een les die nog niet online beschikbaar is alsnog online beschikbaar te maken.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.