Tips bij het vullen van het nieuwe schooljaar met data in Xedule

Het nieuwe schooljaar vullen met data, waar moet je op letten?

• Gebruik in de jaarplanning de wizard kopiëren voor het beschikbaar maken van basisdata en het overzetten van onderwijsprogramma’s in het nieuwe studiejaar.
• Zie in de Online help de informatie bij ‘Jaarplanning > Wizards > Kopiëren’
• Bedenk goed welke data je wilt kopiëren en welke data je met de wizard automatisch geldig wilt maken, het is altijd mogelijk data achteraf alsnog handmatig geldig te maken.
• Als je geen onderwijsprogramma’s wil overzetten maar alleen basisdata, gebruik je een leeg onderwijsprogramma die je in de eerste stap van de wizard kan aanvinken om door te kunnen gaan naar de 2^e stap.
• Oefen eerst een keer in de acceptatie omgeving
• Verwijder nooit zomaar basisdata,
• Zie in de Online help de informatie bij ‘Basisdata > Veel gestelde vragen > Welke data is jaarspecifiek’?
• Aanpassingen in basisdata kan gevolgen hebben op data in het huidige (en voorgaande)  jaar, en daarmee ook op huidige roosters. Dat is ook de reden dat we adviseren deze acties eerst in de acceptatieomgeving uit te voeren
• Maak evt. gebruik van de wizards:  ‘Jaarplanning > Wizards > Ontkoppelen jaarplanning van basisdata’ en/of de ‘Roosteren > Wizards > Ontkoppelen Roosterdata van basisdata’
• Deze wizards zijn gemaakt om te voorkomen dat door aanpassingen in basisdata met terugwerkende kracht jaarplanningen of roosters aangepast worden. Het aanpassen van het aantal RE in de basisdata bijvoorbeeld kan leiden tot uitroosteren van lessen, omdat het aantal RE in de basisdata dan niet meer overeenkomt met het aantal RE van de les in het rooster. Het aanpassen van Voorzorg/Nazorg of DBU zal leiden tot veranderingen in het Plan van Inzet van docenten.  De wizards zorgen ervoor dat roosters en jaarplanningen niet meer veranderen als je een verandering uitvoert op de basisdata van een onderwijsproduct/ leeractviteit.  Let op: de actie van het ontkoppelen van de basisdata is niet te herstellen. Denk dus na over welk moment je de jaarplanning of rooster wilt ontkoppelen van basisdata .En probeer ook dit eerst uit in de acceptatie omgeving. De wizards staan standaard uit. Wanneer je er gebruik van wilt maken kan daarvoor een aanvraag in het supportsysteem gedaan worden.
• Als gewerkt wordt met de meerjarenplanning, zal deze doorgezet moeten worden naar de jaarplanning of doorgezet worden naar een andere ORE. Een proces wat niet vaak gedaan wordt. Daarom onderstaande tips:
• Informatie is te vinden in de Online help: Meerjarenplanning > Wizards > Doorzetten
• Doe altijd eerst een test in de acceptatie omgeving met bijv. 1 opleiding, zodat je weet of je de juiste voorwaarden ingevoerd hebt en ook de gewenste uitkomst krijgt.
• Voor veel voorkomende vragen zie Meerjarenplanning > Veel gestelde vragen Meerjarenplanning > Vragen en antwoorden
• Maak eventueel een kopie scenario van het actuele scenario in de productie omgeving als back-up, zodat  je actuele data hebt om bij calamiteiten te kunnen gebruiken.