Formatie & Leerlingroute

Import - Formatie & Leerlingroute 1

Inleiding

Xedule Roosteren kan gekoppeld worden aan Formatie & Leerlingroute om gegevens uit de formatieplanning en de leerlingroute over te nemen. Dit document beschrijft versie 1 van die koppeling. Versie 1 kent drie imports: Medewerkers (personeel met dienstverband en werktijdfactor), Studenten (leerlingen met hun onderwijsproducten en klas) en Werkverdeling (de inzet van medewerkers op de lessentabelrijen).

Versie 1 vult bestaande gegevens in Xedule aan. De klassen, de onderwijsproducten en de lessentabellen met hun rijen maakt de koppeling niet zelf aan: die staan al in Xedule, ingevoerd of uit een andere bron. De koppeling verbindt de leerlingen en medewerkers uit Formatie & Leerlingroute daaraan.

Afbeelding 1 – Van Formatie & Leerlingroute, via de drie importtabbladen, naar Xedule.

De koppeling kent één richting: gegevens gaan van Formatie & Leerlingroute naar Xedule. Er wordt niets teruggeschreven. Een import schrijft ook niet direct weg: Xedule toont eerst een vergelijking en voert pas door wanneer de gebruiker daarvoor kiest (zie “De drie doorvoerknoppen”).

Xedule Support zet de module Formatie & Leerlingroute aan voor de organisatorische eenheid. Staat in de kolom Versie van het modulescherm niets of 1, dan werkt de koppeling als versie 1. Het controleren van de opgehaalde gegevens en het doorvoeren ervan zijn de verantwoordelijkheid van de functioneel beheerder van de school.

Randvoorwaarden en functionele eisen

Technische randvoorwaarden

Aan de onderstaande voorwaarden moet zijn voldaan voordat de koppeling gegevens oplevert.

• De module Formatie & Leerlingroute staat aan, met versie 1 (of geen versie) in het modulescherm.
• Op de configuratiepagina van de organisatorische eenheid staan een geldig endpoint en een geldige API key (zie “De configuratiepagina”).
• De koppeling werkt per organisatorische eenheid met één school uit Formatie & Leerlingroute. Versie 1 kiest de school niet op naam of code, maar gebruikt de school die de Formatie & Leerlingroute-omgeving aanbiedt (zie “Het ophalen van de gegevens”). Richt de omgeving daarom zo in dat er per organisatorische eenheid één school is.
• In Xedule is een jaar aanwezig dat begint in het jaar van de periode waarin u werkt. Werk bij deze koppeling op het niveau van het schooljaar: alle gegevens worden in dat jaar vastgelegd.

Functionele eisen aan de inrichting van Formatie & Leerlingroute

• Elke leerling die in Xedule moet komen, heeft ten minste één prognose. Een leerling zonder prognose wordt niet geïmporteerd (zie “Prognoses en Uitstroom”).
• Vakken die in het rooster moeten komen, zijn in de prognose gemarkeerd om mee te nemen in het rooster.
• Dienstverbanden zijn vastgelegd bij de school van de omgeving; dienstverbanden bij een andere school tellen niet mee (zie “Dienstverband en werktijdfactor”).
• De regels van de werkverdeling die naar Xedule moeten, zijn gemarkeerd om mee te nemen in het rooster, met de lesuren per periode (zie “Werkverdeling”).

Functionele eisen aan de inrichting van Xedule

• Klassen: de klas van een leerling bestaat in Xedule als groep van het type klas in het jaar, met als code de groepscode of de groepsalias uit Formatie & Leerlingroute. Binnen het jaar komt elke klascode maar één keer voor.
• Onderwijsproducten: voor elk vak en profiel bestaat in het jaar een onderwijsproduct met de code die de vak codering oplevert (zie “Vak codering”), of met de code of alias van het profiel. Binnen het jaar komt elke code maar één keer voor.
• Lessentabellen: voor de werkverdeling staan de lessentabellen en lessentabelrijen al in Xedule, met de klassen of lesgroep en de medewerkertypen op de rij (zie “Hoe de lessentabelrij wordt gekozen”).
• Medewerkertype Docent: bestaat er een medewerkertype met de naam Docent, dan krijgen medewerkers van het onderwijzend personeel dat type (zie “Medewerkertype, team en beschikbaarheid”). Zonder dit type wordt er geen medewerkertype gekoppeld.
• Medewerkers: de werkverdeling zoekt medewerkers op hun personeelsnummer. Importeer daarom eerst de medewerkers (zie “Volgorde van de imports”).

De configuratiepagina

Onder Beheer > Configuratie staat de pagina Formatie & Leerlingroute. Hier wordt de koppeling per organisatorische eenheid ingericht. Versie 1 en versie 2 gebruiken dezelfde pagina; niet elk veld heeft in versie 1 effect.

Veld	Waarde / voorbeeld	Toelichting
Endpoint	bijv. https://app.foleta.nl/	Verplicht. Het adres van de Formatie & Leerlingroute-omgeving waarnaar alle aanroepen gaan. Het veld wordt gecontroleerd op een geldig webadres.
School naam / schoolcode	—	Wordt in versie 1 niet gebruikt om de school te kiezen. Versie 1 werkt met de school van de omgeving (zie “Technische randvoorwaarden” en “Het ophalen van de gegevens”).
API key	door Formatie & Leerlingroute uitgegeven sleutel	Verplicht. Wordt bij elke aanroep meegestuurd. Na het opslaan is de waarde niet meer zichtbaar, maar blijft hij actief.
Vak codering	standaard [Foleta.Vak.Code]	Bepaalt hoe de code wordt samengesteld waarmee een vak aan een onderwijsproduct in Xedule wordt gekoppeld (zie “Vak codering”). Alleen van belang voor de import Studenten.
Medewerker beschikbaarheid importeren	Aan / Uit	Bepaalt of de beschikbaarheid en de opmerking van de leidinggevende worden meegenomen bij de import Medewerkers (zie “Medewerkertype, team en beschikbaarheid”).
Werkverdeling per week importeren	Aan / Uit	Alleen voor versie 2; heeft in versie 1 geen effect. Versie 1 werkt altijd met periodes.
Netto werktijdfactor importeren	Aan / Uit	Alleen voor versie 2; heeft in versie 1 geen effect.

Het endpoint en de API key vormen samen de sleutel tot de gegevens in Formatie & Leerlingroute. Ga er zorgvuldig mee om en deel ze niet buiten de kring van beheerders.

Vak codering

De vak codering is een sjabloon. Xedule vult per vak de onderdelen tussen vierkante haken in met de waarden uit de prognose van de leerling; tekst buiten de haken blijft staan. De uitkomst is de code waarop het onderwijsproduct in Xedule wordt gezocht.

Onderdeel	Wordt vervangen door
[Foleta.Vak.Code]	de code van het vak (standaardinstelling)
[Foleta.Vak.Alias]	de alias van het vak
[Foleta.Opleiding.Code]	de code van de opleiding uit de prognose
[Foleta.Opleiding.Alias]	de alias van de opleiding uit de prognose
[Foleta.Profiel.Code]	de code van het profiel uit de prognose
[Foleta.Profiel.Alias]	de alias van het profiel uit de prognose

Voorbeeld: met de vak codering [Foleta.Opleiding.Code]_[Foleta.Vak.Code] wordt het vak NE in de opleiding HAVO4 gekoppeld aan het onderwijsproduct met code HAVO4_NE. Gebruik alleen de onderdelen uit de tabel: een ander onderdeel tussen haken laat de import Studenten mislukken (zie “Als het ophalen niet lukt”).

Het ophalen van de gegevens

Bij elke verversing haalt Xedule eerst de school en het schooljaar op uit Formatie & Leerlingroute, en daarna de gegevens van de gekozen import voor die school en dat schooljaar.

• School en schooljaar: versie 1 gebruikt de school en het schooljaar die de Formatie & Leerlingroute-omgeving als eerste aanbiedt. De schoolcode op de configuratiepagina en het jaar dat u in Xedule kiest, bepalen die keuze niet. Richt daarom per organisatorische eenheid één school in, en controleer in de vergelijking of de opgehaalde gegevens bij het juiste schooljaar horen.
• Jaar in Xedule: de gegevens worden vastgelegd in het Xedule-jaar dat begint in het jaar van de periode waarin u werkt.
• Volledige set: elke import haalt de volledige set van het schooljaar op. Er wordt niet alleen naar wijzigingen gekeken.
• Per import: de drie imports zijn los van elkaar. Elke verversing haalt alleen de gegevens van de import op waarin u werkt.

Studenten

Bron: de leerlingroute van de school. Per leerling levert Formatie & Leerlingroute de prognoses aan, met per prognose de opleiding, het profiel, de groep en de vakken. Xedule maakt daarvan studenten met hun onderwijsproducten en hun klas.

Extern veld (exacte benaming)	Betekenis	Xedule-bestemming	Verwerking / filter
studentNumber	Leerlingnummer.	Code en referentie	Sleutel voor de koppeling tussen Formatie & Leerlingroute en Xedule.
studentFirstname	Voornaam.	Voornaam	—
studentLastname, studentPrefix	Achternaam en voorvoegsel.	Achternaam	Als "achternaam, voorvoegsel", bijvoorbeeld "Vries, de".
studentEmail	E-mailadres.	E-mail	—
prognose	Kans op een opleiding, in procenten.	—	Alleen de prognose(s) met het hoogste percentage worden verwerkt (zie “Prognoses en Uitstroom”).
educationCode	De opleiding van de prognose.	—	Is dit Uitstroom, dan wordt de leerling niet geïmporteerd (zie “Prognoses en Uitstroom”).
profileCode, profileAlias	Het profiel.	Volgt onderwijsproduct	Onderwijsproduct met deze code, anders met de alias. Geen keuzeonderdeel (zie “Onderwijsproducten, profiel en klas”).
courses (includeInTimetable)	De vakken van de prognose.	Volgt onderwijsproduct	Alleen vakken die mee moeten in het rooster. Code volgens de vak codering (zie “Vak codering”).
isExtraCourse	Extra vak.	Keuze bij het onderwijsproduct	Een extra vak wordt als keuze vastgelegd.
groupCode, groupAlias	De groep van de leerling.	Lid van klas	Klas met deze code, anders met de alias (zie “Onderwijsproducten, profiel en klas”).

De student studeert en is beschikbaar gedurende het hele jaar. De onderwijsproducten en de klas gelden ook voor het hele jaar. De vergelijking toont per student de code, de voornaam, de achternaam, het e-mailadres, de referentie, het studeren, de klaslidmaatschappen en de gevolgde onderwijsproducten met de keuze.

Prognoses en Uitstroom

Een leerling kan meerdere prognoses hebben, elk met een eigen percentage. Xedule verwerkt alleen de prognose met het hoogste percentage. Hebben meerdere prognoses hetzelfde hoogste percentage, dan worden ze allemaal verwerkt: de leerling volgt dan de onderwijsproducten en is lid van de klassen uit al die prognoses.

• Is de opleiding van de hoogste prognose Uitstroom, dan wordt de leerling niet als student aangemaakt. Dat is bedoeld voor leerlingen die de school verlaten en geeft geen melding.
• Heeft een leerling geen enkele prognose, dan wordt hij niet geïmporteerd en volgt een melding (zie “Meldingen in het meldingenscherm”).

Onderwijsproducten, profiel en klas

• Vakken: per vak dat mee moet in het rooster, maakt Xedule met de vak codering een code en zoekt het onderwijsproduct met precies die code in het jaar. Wordt het niet gevonden, dan volgt de melding "Vak/Profiel '…' niet gevonden" en wordt alleen dat vak overgeslagen.
• Profiel: het profiel wordt gekoppeld als onderwijsproduct, gezocht op de profielcode en anders op de profielalias. Het profiel wordt niet als keuze vastgelegd.
• Klas: de leerling wordt lid van de klas met de groepscode, anders met de groepsalias. Alleen groepen van het type klas tellen. Wordt geen klas gevonden, dan wordt de leerling wel geïmporteerd, maar zonder klas, en zonder melding.
• Codes worden exact vergeleken, inclusief hoofdletters.

Medewerkers

Bron: het personeel van de school in Formatie & Leerlingroute, met de dienstverbanden, de omvang ervan en eventueel de beschikbaarheid.

Extern veld (exacte benaming)	Betekenis	Xedule-bestemming	Verwerking / filter
code	Personeelscode.	Personeelsnummer	Sleutel voor de koppeling tussen Formatie & Leerlingroute en Xedule.
firstName	Voornaam.	Voornaam	—
lastName, prefix	Achternaam en voorvoegsel.	Achternaam	Als "achternaam, voorvoegsel".
email	E-mailadres.	E-mail	—
id	Nummer van de medewerker in Formatie & Leerlingroute.	Referentie	—
birthDate	Geboortedatum.	Geboortedatum	—
endDate	Einddatum van het dienstverband.	Uit dienst	—
employments	Dienstverbanden met regels.	Werktijdfactor, tijdelijke aanpassing, in dienst	Alleen dienstverbanden bij de school van de omgeving (zie “Dienstverband en werktijdfactor”).
employmentCategory	Categorie van het dienstverband.	Medewerkertype	OP (onderwijzend personeel) geeft het medewerkertype Docent (zie “Medewerkertype, team en beschikbaarheid”).
availability	Beschikbaarheid per dag en dagdeel of uur.	Beschikbaarheid en opmerking	Alleen als Medewerker beschikbaarheid importeren aan staat (zie “Medewerkertype, team en beschikbaarheid”).

De vergelijking toont per medewerker het personeelsnummer, de voornaam, de achternaam, het e-mailadres, de geboortedatum, de referentie, de werktijdfactor, de tijdelijke aanpassing van de werktijdfactor, de datum uit dienst, de periode in dienst en het medewerkertype. Staat het importeren van de beschikbaarheid aan, dan ook de opmerking en de beschikbaarheid.

Dienstverband en werktijdfactor

• Alleen dienstverbanden bij de school van de omgeving tellen mee. Een medewerker zonder dienstverband bij die school wordt wel aangemaakt, maar zonder werktijdfactor.
• Per dienstverband tellen alleen de regels met een positieve werktijdfactor. Een regel van het soort wtf wordt de werktijdfactor; een regel van het soort tijdelijke uitbreiding wordt de tijdelijke aanpassing van de werktijdfactor.
• Eindigt een regel precies op de laatste dag van het schooljaar in Formatie & Leerlingroute, dan loopt hij in Xedule door tot het einde van het Xedule-jaar. Zo wordt een doorlopend dienstverband niet als aflopend gezien.
• De periode in dienst volgt uit de begin- en einddatums van de regels.
• Versie 1 telt de regels op de standaardmanier. De netto werktijdfactor van versie 2 is in versie 1 niet beschikbaar.

Medewerkertype, team en beschikbaarheid

• Medewerkertype: heeft de medewerker een dienstverband van de categorie OP en bestaat in Xedule het medewerkertype Docent, dan krijgt hij dat type voor het hele jaar. Andere medewerkertypen worden niet gekoppeld.
• Team: het team uit Formatie & Leerlingroute wordt niet overgenomen. Leg het teamlidmaatschap van medewerkers in Xedule vast.
• Beschikbaarheid: staat Medewerker beschikbaarheid importeren aan, dan neemt Xedule de beschikbare dagen met dagdelen of uren over, en de opmerking van de leidinggevende als opmerking bij de medewerker. Heeft een medewerker meerdere dienstverbanden met een opmerking, dan geldt de opmerking van het laatste dienstverband.

Werkverdeling

Bron: de werkverdeling van de school in Formatie & Leerlingroute: per regel een medewerker, een vak, de groep(en) en het aantal lesuren per periode. Xedule zet de medewerker op de best passende lessentabelrij die al in Xedule staat. De werkverdeling werkt met de periodes 1 tot en met 6 van het jaar.

Extern veld (exacte benaming)	Betekenis	Xedule-bestemming	Verwerking / filter
employeeCode	Personeelscode van de medewerker.	Medewerker op de rij	Gezocht op het personeelsnummer in Xedule.
courseCode, courseAlias, courseId	Het vak.	Keuze van de lessentabelrij	De vakcode van de rij is de code of de alias, of de referentie van het onderwijsproduct is het nummer van het vak (zie “Hoe de lessentabelrij wordt gekozen”).
groupDescription	De groep(en), gescheiden door komma's.	Keuze van de lessentabelrij	Vergeleken met de klassen en de lesgroep op de rij (zie “Hoe de lessentabelrij wordt gekozen”).
educationCode, educationAlias, educationId	De opleiding.	Keuze van de lessentabelrij	Alleen gebruikt als er geen groep is opgegeven (zie “Hoe de lessentabelrij wordt gekozen”).
lessonsP1 t/m lessonsP6	Lesuren per week in periode 1 tot en met 6.	Inzet per periode	Bepaalt in welke periodes de medewerker wordt ingezet (zie “Hoe de lessentabelrij wordt gekozen”).
partialAssignmentStart, partialAssignmentEnd	Begin en einde van een gedeeltelijke inzet.	Inzet per periode	Alleen periodes binnen deze datums.
inTimetable	Mee in het rooster.	—	Alleen regels die mee moeten in het rooster worden verwerkt.
clusteredCourses	Geclusterde vakken.	—	Alleen ter informatie in het overzicht (zie “Het overzicht in het tabblad Meldingen”).

De vergelijking toont per inzet de lessentabelrij, de periode, het medewerkertype en de omvang. Een inzet wordt aan een bestaande inzet gekoppeld op de combinatie van medewerker, lessentabelrij en periode.

Hoe de lessentabelrij wordt gekozen

Per regel uit Formatie & Leerlingroute doorloopt Xedule de volgende stappen.

Afbeelding 2 – De stappen waarmee een regel uit Formatie & Leerlingroute op een lessentabelrij terechtkomt.

• Medewerker: de medewerker wordt gezocht op het personeelsnummer. Staat hij niet in Xedule, dan wordt de regel niet verwerkt.
• Vak: in aanmerking komen de lessentabelrijen van het jaar waarvan de vakcode gelijk is aan de code of de alias van het vak, of waarvan het onderwijsproduct als referentie het nummer van het vak heeft.
• Nog ruimte: alleen rijen die binnen deze import nog niet volledig zijn ingezet. De werkverdeling die al in Xedule staat, telt daarbij niet mee: de import bepaalt de werkverdeling opnieuw vanuit Formatie & Leerlingroute.
• Groep: de rij moet bij de groep passen. Staan er groepen bij de regel, dan telt elke klas op de rij met dezelfde code of referentie zwaar mee; een rij met precies evenveel klassen en een passende lesgroep gaat voor. Staat er geen groep bij de regel, dan telt een klas op de rij mee waarvan de code of referentie gelijk is aan de code, alias of het nummer van de opleiding. Een rij zonder enige overeenkomst valt af.
• Uren: van de passende rijen gaat de beste overeenkomst voor, en bij gelijke stand de rij waarvan de lesduur het best aansluit bij de uren. De medewerker wordt ingezet in elke periode waarin de rij wordt gegeven en waarin Formatie & Leerlingroute uren opgeeft. Per periode gaan de uren van de rij van de uren uit Formatie af; blijven er uren over, dan gaat Xedule door naar de volgende passende rij.

Het medewerkertype van de inzet is het eerste medewerkertype van de rij waarvoor in het jaar medewerkers zijn, of anders het eerste medewerkertype van de rij. Heeft de rij geen medewerkertype, dan wordt de medewerker niet op die rij gezet.

Het overzicht in het tabblad Meldingen

Bij de werkverdeling toont het tabblad Meldingen geen tekstmeldingen, maar een overzicht waarin de uren uit Formatie & Leerlingroute naast de uren in Xedule staan. Zo ziet u welke regels niet of niet volledig zijn geplaatst.

Kolom	Inhoud
Vak	De vakcode, met de alias tussen haakjes.
Groepen	De groep(en) van de regel, of de opleiding als er geen groep is.
Medewerker	De personeelscode.
Opmerkingen	De geclusterde vakken, als opleiding/vak.
Vergelijking	Een symbool: alleen in Formatie & Leerlingroute, in beide en gelijk, in beide maar ongelijk, of alleen in Xedule.
Formatie & Leerlingroute	De lesuren per periode volgens Formatie & Leerlingroute.
Xedule	De lesuren per periode die Xedule heeft kunnen plaatsen.

• Een regel die op geen enkele rij past, staat er met alleen uren aan de kant van Formatie & Leerlingroute.
• Daarnaast staat elke lessentabelrij die na de import nog niet volledig is ingezet in het overzicht, met de ontbrekende uren aan de kant van Xedule.

Het overzicht kan worden gefilterd op het soort vergelijking, het vak, de groepen en de medewerker.

Volgorde van de imports

De drie imports zijn los van elkaar te gebruiken, maar de werkverdeling bouwt voort op gegevens die al in Xedule moeten staan.

Afbeelding 3 – De aanbevolen volgorde van de imports.

• Zorg eerst dat de basisdata en de jaarplanning in Xedule staan: klassen, onderwijsproducten, lessentabellen en lessentabelrijen. Die komen niet uit deze koppeling.
• Importeer en voer de Medewerkers door vóór de Werkverdeling: de werkverdeling zoekt de medewerkers op hun personeelsnummer.
• Studenten staat los van de andere twee imports en kan op elk moment, zodra de klassen en onderwijsproducten in Xedule staan.

Import: handmatig uitvoeren en doorvoeren

Handmatig uitvoeren

In het menu Import > Formatie & Leerlingroute staan bij versie 1 de tabbladen Studenten, Medewerkers en Werkverdeling. Kies het schooljaar en druk op verversen. Xedule haalt de gegevens op en toont de vergelijking. Daarna kiest u een van de drie doorvoerknoppen (zie “De drie doorvoerknoppen”).

• Zolang er nog niets is opgehaald, toont het tabblad "Geen data. Druk op verversen om data op te halen."
• Bij Studenten staan eventuele meldingen in het tabblad Meldingen (zie “Meldingen in het meldingenscherm”). Bij Werkverdeling staat daar het overzicht van de uren (zie “Het overzicht in het tabblad Meldingen”).
• Na het doorvoeren meldt Xedule dat de gegevens zijn doorgevoerd.
• Deze koppeling kent geen geplande taken. Elke import wordt handmatig uitgevoerd.

De drie doorvoerknoppen

Een import schrijft nooit rechtstreeks weg. Nadat de gegevens zijn opgehaald, toont Xedule een vergelijking: links de gegevens zoals het bronsysteem ze aanlevert, rechts dezelfde gegevens zoals ze op dat moment in Xedule staan. Pas wanneer u op een doorvoerknop drukt, verandert er iets in Xedule. Welke knop u kiest, bepaalt hoe ver dat doorvoeren gaat.

Elke import doorloopt dezelfde vier stappen; alleen de laatste stap wijzigt gegevens.

Er zijn drie knoppen. Ze werken in alle importkoppelingen op dezelfde manier en gaan altijd één kant op: van het bronsysteem naar Xedule. Via deze schermen wordt er nooit iets naar het bronsysteem teruggeschreven.

Pictogram	Knop	Wat de knop doet	Wanneer u die kiest
	bijwerken	Werkt alleen de regels bij die zowel in het bronsysteem als in Xedule bestaan en waarvan een of meer waarden verschillen. Er wordt niets toegevoegd en niets verwijderd.	Als u alleen wijzigingen op bestaande gegevens wilt overnemen en bewust nog geen nieuwe objecten in Xedule wilt laten ontstaan.
	toevoegen en bijwerken	Doet hetzelfde als bijwerken en maakt daarnaast de regels aan die alleen in het bronsysteem voorkomen. Er wordt niets verwijderd.	De gebruikelijke keuze voor een reguliere import gedurende het jaar.
	toevoegen, bijwerken en verwijderen	Doet hetzelfde als toevoegen en bijwerken en trekt daarnaast de geldigheid in van de objecten die alleen nog in Xedule bestaan.	Alleen wanneer het bronsysteem voor deze gegevensgroep volledig leidend is en de aanlevering compleet is.

Er is geen knop waarmee u uitsluitend toevoegt: bij elke knop die toevoegt, worden bestaande regels ook bijgewerkt.

Het resultaat van elke knop, per soort verschil tussen beide kanten.

Welke velden worden overgenomen

Bij een bijwerking worden niet alle velden overschreven, maar alleen de velden die daadwerkelijk verschillen; regels die in het geheel niet verschillen worden overgeslagen. Welke velden worden vergeleken, ligt per gegevensgroep vast: dat zijn precies de velden die in de vergelijking naast elkaar worden getoond. Velden die niet in de vergelijking voorkomen, worden door een import dus nooit overschreven.

Wat verwijderen precies doet

Verwijderen is geen harde verwijdering. Xedule trekt de geldigheid van het object in voor het tijdvak waarin u werkt; het object zelf en zijn historie blijven bestaan. In de praktijk betekent dat bijvoorbeeld dat een medewerker voor dat tijdvak uit dienst wordt gezet, een student in dat tijdvak niet meer studeert, een faciliteit in dat tijdvak niet meer geldig is, of dat een relatie tussen twee objecten voor dat tijdvak vervalt. Een groep is de uitzondering: valt de periode van de groep volledig binnen het tijdvak, dan wordt de groep zelf opgeruimd.

• Alleen gegevens die per tijdvak geldig zijn, kunnen op deze manier worden ingetrokken. Gegevenssoorten zonder tijdvak worden door de verwijdervariant ongemoeid gelaten.
• De knop kijkt niet naar de herkomst van een object. Objecten die handmatig in Xedule zijn aangemaakt en die niet in de aanlevering voorkomen, worden dus ook ingetrokken — tenzij de koppeling ze via een vast filter buiten de vergelijking houdt.
• Er wordt niet gecontroleerd of het object elders nog in gebruik is. Een object dat nog in het rooster of de jaarplanning voorkomt, wordt evengoed ingetrokken.

Alleen bij deze variant vraagt Xedule vooraf om een bevestiging. Het doorvoeren zelf gebeurt in één handeling: gaat er iets mis, dan blijven de gegevens in Xedule zoals ze waren.

Let op bij Formatie & Leerlingroute versie 1: de imports hebben geen vast filter. Met toevoegen, bijwerken en verwijderen worden ook studenten, medewerkers en werkverdeling ingetrokken die u zelf in Xedule hebt vastgelegd en die niet uit Formatie & Leerlingroute komen. Bij de werkverdeling geldt dat voor elke inzet in het jaar die de import niet opnieuw plaatst.

Hoe een regel links aan een regel rechts wordt gekoppeld

Of een regel als nieuw, als gewijzigd of als alleen in Xedule wordt gezien, hangt af van de manier waarop beide kanten aan elkaar worden gekoppeld. Xedule gebruikt daarvoor in de eerste plaats de referentie uit het bronsysteem die bij het Xedule-object is vastgelegd. Is die niet gevuld, dan valt de vergelijking terug op de natuurlijke sleutel van het object: bijvoorbeeld het personeelsnummer van een medewerker, de code van een student of leeractiviteit, of de combinatie van code, periode en type bij een groep. Hoofdletters spelen daarbij geen rol.

Dit verklaart de twee situaties die het vaakst tot onverwachte uitkomsten leiden. Wijzigt in het bronsysteem de sleutel van een object waarvan in Xedule nog geen referentie is vastgelegd, dan ziet Xedule dat als een nieuw object naast het bestaande. En heeft een handmatig aangemaakt Xedule-object dezelfde sleutel als een aangeleverd object, dan worden beide als één regel behandeld en wordt het handmatige object met de aangeleverde waarden bijgewerkt.

Waarop een knop wordt toegepast

Een knop werkt op alle regels van de gegevensgroep die op dat moment geopend is, en niet op een selectie; er is geen aanvinkmogelijkheid per regel. Wel kan de lijst worden gefilterd op het soort verschil — alles, alleen links, alleen rechts, in beide, of in beide maar ongelijk — en werkt de knop daarna alleen op de regels die het filter overlaat. Wordt de knop op het overzichtstabblad gebruikt, dan geldt de keuze voor alle gegevensgroepen van die import tegelijk.

Foutafhandeling en meldingen

Als het ophalen niet lukt

Mislukt het ophalen, dan blijft het tabblad na verversen op "Geen data. Druk op verversen om data op te halen." staan; een toelichting verschijnt niet. Alleen als de verbinding met de server zelf niet lukt, verschijnt "er is een fout opgetreden". Loop bij een leeg tabblad de onderstaande situaties na; ligt de oorzaak niet daarin, neem dan contact op met Xedule Support.

Situatie	Geldt voor	Wat te doen
Het endpoint of de API key klopt niet.	Alle imports	Controleer beide op de configuratiepagina (zie “De configuratiepagina”).
Formatie & Leerlingroute levert geen school of geen schooljaar.	Alle imports	Controleer de inrichting van de omgeving (zie “Technische randvoorwaarden” en “Het ophalen van de gegevens”).
Er is in Xedule geen jaar dat begint in het jaar van de gekozen periode.	Alle imports	Werk op het niveau van het schooljaar en controleer of dat jaar in Xedule bestaat (zie “Technische randvoorwaarden”).
De vak codering bevat een onderdeel dat niet in de lijst staat.	Studenten	Pas de vak codering aan (zie “Vak codering”).
Een klascode of een code van een onderwijsproduct komt in het jaar meer dan één keer voor.	Studenten	Maak de codes uniek binnen het jaar (zie “Functionele eisen aan de inrichting van Xedule”).
Een prognose heeft wel een profielalias, maar geen profielcode.	Studenten	Vul de profielcode in Formatie & Leerlingroute in.

Gegevens die zonder melding worden overgeslagen

Situatie	Gevolg
De hoogste prognose van een leerling is Uitstroom	De leerling wordt niet geïmporteerd (zie “Prognoses en Uitstroom”).
Een vak is niet gemarkeerd voor het rooster	Het vak wordt niet als onderwijsproduct gekoppeld.
De klas van een leerling staat niet in Xedule	De leerling wordt zonder klas geïmporteerd (zie “Onderwijsproducten, profiel en klas”).
Een dienstverband hoort bij een andere school	Het dienstverband telt niet mee voor de werktijdfactor (zie “Dienstverband en werktijdfactor”).
Een regel heeft geen positieve werktijdfactor	De regel telt niet mee (zie “Dienstverband en werktijdfactor”).
Het medewerkertype Docent bestaat niet	Er wordt geen medewerkertype gekoppeld (zie “Medewerkertype, team en beschikbaarheid”).
Een regel van de werkverdeling is niet gemarkeerd voor het rooster	De regel wordt niet verwerkt.
De medewerker of een passende lessentabelrij ontbreekt	De regel wordt niet geplaatst; hij staat in het overzicht met alleen uren uit Formatie & Leerlingroute (zie “Het overzicht in het tabblad Meldingen”).

Meldingen in het meldingenscherm

Bij de import Studenten staan meldingen in het tabblad Meldingen. De meldingen staan zoals ze in het scherm verschijnen. De imports Medewerkers en Werkverdeling geven geen tekstmeldingen; bij Werkverdeling toont het tabblad het overzicht van de uren (zie “Het overzicht in het tabblad Meldingen”).

Melding	Wanneer / oorzaak	Oplossing
Voor student {achternaam},{voornaam} met nummer {leerlingnummer} is er geen prognose in het bronsysteem	De leerling heeft in Formatie & Leerlingroute geen prognose. De leerling wordt niet geïmporteerd.	Leg een prognose vast in Formatie & Leerlingroute en ververs opnieuw.
Vak/Profiel '{code}' niet gevonden	Er is in het jaar geen onderwijsproduct met de code die de vak codering of het profiel oplevert. Alleen dat vak of profiel wordt overgeslagen.	Maak het onderwijsproduct aan of pas de vak codering aan (zie “Vak codering”).