Kopiëren en Kopiëren met jaartal

Wizard Kopiëren met jaartal – Functionele documentatie · Jaarplanning > Wizards

Inleiding

Met de wizard Kopiëren met jaartal kopieert u (een deel van) de jaarplanning van het huidige schooljaar naar een volgend schooljaar. De wizard is een variant van de wizard Kopiëren: de schermen, stappen en opties zijn gelijk.

Er is één verschil. Bij het kopiëren van onderwijsprogramma’s verwijst elke regel in het nieuwe jaar naar het onderwijsproduct of de toets van dat nieuwe jaar. Xedule herkent dat product of die toets aan het jaartal aan het eind van de code. De gewone wizard Kopiëren laat de regel juist naar hetzelfde onderwijsproduct of dezelfde toets verwijzen als in het bronjaar.

De wizard is bedoeld voor instellingen die per schooljaar een eigen onderwijsproduct of toets gebruiken, met het jaartal in de code: bijvoorbeeld WISK-2025 voor schooljaar 2025-2026 en WISK-2026 voor schooljaar 2026-2027.

Afbeelding 1 – Het verschil tussen de wizard Kopiëren en de wizard Kopiëren met jaartal.

Dit document beschrijft wat er vooraf in orde moet zijn, hoe u de wizard doorloopt, wat elke optie kopieert, hoe het jaartal precies wordt toegepast, en waar u op moet letten als u de wizard opnieuw uitvoert.

Randvoorwaarden en functionele eisen

Rechten

• De wizard staat onder Jaarplanning > Wizards > kopiëren met jaartal, direct onder de wizard Kopiëren.
• De wizard heeft een eigen autorisatie, los van de wizard Kopiëren. U hebt de autorisatie voor kopiëren met jaartal nodig, met schrijfrechten.

Het doeljaar

• Het schooljaar waarnaar u kopieert, bestaat al in Xedule. In de wizard kunt u alleen schooljaren kiezen die later beginnen dan het jaar waarin u werkt.
• U start de wizard vanuit het schooljaar dat u wilt kopiëren: het bronjaar is altijd het jaar waarin u op dat moment werkt.

Codering van onderwijsproducten en toetsen

De wizard gaat uit van een vaste opbouw van de codes van onderwijsproducten en toetsen:

• Het jaartal staat als laatste vier tekens van de code en is het beginjaar van het schooljaar: 2025 voor schooljaar 2025-2026, 2026 voor schooljaar 2026-2027.
• Codes van minder dan vijf tekens krijgen het jaartal achter een liggend streepje: ABC_2026.
• Andere schrijfwijzen, zoals een jaartal van twee cijfers (25), een schooljaar (2025-2026) of een jaartal dat niet aan het eind staat, worden niet herkend. Zie paragraaf “Rekenvoorbeelden” voor wat er dan gebeurt.

Onderwijsproducten en toetsen voor het doeljaar

• De wizard maakt geen onderwijsproducten of toetsen aan en past ook geen codes aan. Hij zoekt alleen naar een bestaand onderwijsproduct of een bestaande toets met de code van het doeljaar.
• Zorg er daarom voor dat de onderwijsproducten en toetsen van het doeljaar al bestaan voordat u de wizard start, bijvoorbeeld via een import uit het bronsysteem of door ze in de basisdata aan te maken.
• U moet geautoriseerd zijn voor deze onderwijsproducten en toetsen; objecten waarvoor u geen rechten hebt, worden niet gevonden.

De wizard stap voor stap

De wizard heeft vijf stappen. U gaat heen en weer met de knoppen vorige en volgende. Pas in stap 5, met de knop start, wordt er iets in het doeljaar aangemaakt.

Afbeelding 2 – De vijf stappen van de wizard.

Stap 1: jaar, groepen, teams en onderwijsprogramma’s

In het scherm selecteer een periode, groepen, teams en onderwijsprogramma kiest u wat er gekopieerd wordt.

Veld	Uitleg
jaar	Het schooljaar waarnaar u kopieert. U kiest één jaar; alleen jaren die later beginnen dan het huidige jaar staan in de lijst. Verplicht.
kopieer Groepen 1-op-1	Standaard uit. Staat het vinkje aan, dan blijven studenten in het nieuwe jaar lid van dezelfde groep en wordt stap 3 overgeslagen.
groepen	De klassen en lesgroepen van het huidige jaar die u wilt meenemen. Meerdere keuzes mogelijk.
teams	De teams waarvan onderwijs en taken worden gekopieerd. Minstens één team is verplicht.
onderwijsprogramma	De onderwijsprogramma’s die u wilt kopiëren. Alleen onderwijsprogramma’s waarvan het team ook bij teams is gekozen, worden gekopieerd.

Voor elke gekozen groep stelt de wizard alvast een groep in het nieuwe jaar voor: het eerste getal in de code wordt met één verhoogd. Groep 1A wordt zo 2A. U kunt dit voorstel in stap 3 aanpassen.

Stap 2: controleren opleidingen

Het scherm controleren opleidingen toont de opleidingen, bekeken vanuit het doeljaar. Controleer hier welke opleidingen in het nieuwe jaar gegeven worden en pas ze zo nodig aan.

Stap 3: groepsovergangen

Het scherm groepsovergangen verschijnt alleen als kopieer Groepen 1-op-1 uit staat en u in stap 1 groepen hebt gekozen.

• Per groep ziet u de code en de naam; die kunt u niet wijzigen.
• In de kolom nieuwe naam kiest u de groep in het nieuwe jaar. Het voorstel uit stap 1 staat er al in.
• Studenten die in de laatste week van het huidige jaar lid zijn van de brongroep, worden in het nieuwe jaar lid van de gekozen groep.

Stap 4: weekkoppelingen

Het scherm week koppelingen legt vast welke week in het nieuwe jaar bij welke week in het huidige jaar hoort. De wizard gebruikt die koppeling onder meer voor de instroom van de groepen.

• Hebben beide jaren evenveel perioden, dan koppelt de wizard op periode en week binnen de periode.
• Verschilt het aantal perioden, dan koppelt de wizard op het weeknummer in het jaar.
• Controleer de voorgestelde koppeling in de kolom gekoppelde week en pas die zo nodig aan.

Stap 5: aanmaken jaarplanning

In het laatste scherm, aanmaken jaarplanning, kiest u met vinkjes wat er naar het doeljaar gaat. Een aantal onderdelen wordt altijd meegenomen:

• Groepen: bestaat er in het doeljaar al een groep met dezelfde code, dan wordt die gebruikt. Anders ontstaat er een nieuwe groep met dezelfde code, naam, opmerking, aantal, type en cohort, inclusief beschikbaarheid, instroomverdeling, voorwaarden en de teamautorisaties van de groep.
• Instroom van de gekozen groepen, per gekoppelde week.
• Studenten die in de laatste week van het huidige jaar lid zijn van een groep: volgens stap 3, of bij kopieer Groepen 1-op-1 naar dezelfde groep.

Optie	Standaard	Wat er gebeurt
onderwijs	aan	De gekozen onderwijsprogramma’s worden gekopieerd, met hun regels, lesgroepen, vereiste faciliteittypesets en medewerkertypes, klassen, voorkennis en rijsets. Hier wordt het jaartal toegepast (hoofdstuk “Hoe het jaartal wordt toegepast”).
taken	aan	De taken van de gekozen teams komen beschikbaar in het doeljaar, inclusief de teamtaken.
medewerkertoedeling	aan	De verdeling van onderwijs en taken over medewerkers gaat mee, per periode naar verhouding verdeeld.
beschikbaarheid onderwijsproducten	uit	De beschikbaarheid van bestaande onderwijsproducten, leeractiviteiten, onderwijselementen, toetsen, kostendragers en hulpmiddelen wordt doorgetrokken naar het doeljaar. Dit maakt geen nieuwe producten met een ander jaartal aan.
beschikbaarheid medewerkers	uit	Medewerkers die in dienst zijn, komen ook in het doeljaar in dienst, tot een eventuele uitdienstdatum. Hun beschikbaarheid gaat mee.
voorwaarden medewerkers	uit	De CAO-gegevens gaan mee. Van elke voorwaarde wordt de laatst geldende waarde doorgetrokken; werkkalender, scholing en verlof worden meegenomen.
medewerkertypes van medewerkers	uit	Medewerkers houden in het doeljaar hun medewerkertype.
kopieer Medewerker teamsrelaties	uit	Hoofdteam- en uitleenrelaties van de medewerkers worden in het doeljaar opnieuw aangemaakt; de teams blijven geldig, inclusief hun kostenplaats.
expertise medewerkers	uit	Medewerkers houden in het doeljaar hun expertises.
beschikbaarheid faciliteiten	uit	Faciliteiten komen beschikbaar in het doeljaar, inclusief faciliteitlocaties en reiskosten.
faciliteittypes van faciliteit	uit	Faciliteiten worden in het doeljaar aan hun faciliteittypes gekoppeld, met de laatst geldende capaciteit.
kopieer Faciliteittype set	uit	De faciliteittypesets blijven geldig in het doeljaar.
controleren opleidingen	aan	Opleidingen die in het huidige jaar gegeven worden (geen keuzedelen), worden ook in het doeljaar gegeven.
geclaimde medewerkers	uit	Bepaalt of medewerkers die door een andere organisatie zijn geclaimd, worden meegenomen.
geclaimde faciliteiten	aan	Bepaalt of faciliteiten die door een andere organisatie zijn geclaimd, worden meegenomen.
coacht studenten	uit	Neemt de koppeling tussen studenten en hun coach mee. Alleen zichtbaar als de Selfservice-applicatie actief is.

Bij de opties voor medewerkers worden alleen de relevante medewerkers meegenomen: medewerkers die lid zijn van een van de gekozen teams, in de laatste week van het huidige jaar in dienst zijn en ook in het doeljaar in dienst zijn.

Starten en voortgang

• Met de knop start begint het kopiëren. Het kopiëren loopt als achtergrondtaak; de voortgangsbalk voortgang toont hoe ver het is.
• Tijdens het kopiëren staat er bezig met uitvoeren; is het klaar, dan staat er voltooid.
• Bij grote hoeveelheden gegevens kan het kopiëren enkele uren duren.

Hoe het jaartal wordt toegepast

Het jaartal speelt alleen een rol bij de regels van de gekopieerde onderwijsprogramma’s, en dus alleen als de optie onderwijs aan staat. De codes van de onderwijsprogramma’s zelf, en van groepen, teams en taken, blijven in het doeljaar gelijk.

De regel voor de nieuwe code

Voor elke regel bepaalt de wizard de code van het onderwijsproduct of de toets voor het doeljaar, en zoekt daarna een bestaand onderwijsproduct of een bestaande toets met die code.

Afbeelding 3 – Hoe de wizard per regel de nieuwe code bepaalt en koppelt.

• Code van vijf tekens of langer: de laatste vier tekens worden vervangen door het beginjaar van het doeljaar. De wizard controleert niet of die vier tekens een jaartal zijn.
• Code korter dan vijf tekens: er komt een liggend streepje en het beginjaar achter. Eindigt de code al op een streepje, dan komt alleen het jaartal erachter.
• Een regel met een toets zoekt een toets met de nieuwe code; een regel met een onderwijsproduct zoekt een onderwijsproduct.

Rekenvoorbeelden

In alle voorbeelden wordt gekopieerd van schooljaar 2025-2026 naar schooljaar 2026-2027. Het beginjaar van het doeljaar is dus 2026.

Code in het bronjaar	Nieuwe code	Toelichting
WISK-2025	WISK-2026	De gebruikelijke situatie: het jaartal aan het eind wordt vervangen.
T-ENG-2025	T-ENG-2026	Bij een toets werkt het precies zo.
ABC	ABC_2026	Korter dan vijf tekens: streepje en jaartal erachter.
AB_	AB_2026	Eindigt al op een streepje: alleen het jaartal erachter.
MOD-01-A	MOD-2026	Geen jaartal aan het eind: toch worden de laatste vier tekens vervangen. Zo’n product bestaat meestal niet, en de regel wordt overgeslagen.
BIO-25	BI2026	Jaartal van twee cijfers: ook hier worden vier tekens vervangen, met een onbruikbare code als gevolg.

Kopieert u over meer dan één jaar, bijvoorbeeld van 2025-2026 naar 2027-2028, dan wordt het beginjaar van dat doeljaar gebruikt: WISK-2025 wordt WISK-2027.

Als de nieuwe code niet bestaat

Situatie	Resultaat in het doeljaar
Er bestaat een onderwijsproduct of toets met de nieuwe code	De regel wordt gekopieerd en verwijst naar dat onderwijsproduct of die toets. Lesgroepen, medewerkertoedeling, vereiste faciliteittypesets en de andere gegevens van de regel gaan mee.
Er bestaat geen onderwijsproduct of toets met de nieuwe code	De hele regel wordt overgeslagen, inclusief lesgroepen en medewerkertoedeling. Het onderwijsprogramma wordt wel aangemaakt, maar zonder deze regel. Er volgt geen melding.

Controleer daarom na het kopiëren of de onderwijsprogramma’s in het doeljaar evenveel regels hebben als in het bronjaar. Ontbreekt er een regel, controleer dan of het onderwijsproduct of de toets met de nieuwe code bestaat en of u ervoor geautoriseerd bent.

Opnieuw uitvoeren en aandachtspunten

De wizard controleert niet of er al eerder naar hetzelfde doeljaar is gekopieerd. Voert u hem nogmaals uit, dan gebeurt het volgende:

Onderdeel	Bij opnieuw uitvoeren
Onderwijsprogramma’s	Worden altijd opnieuw aangemaakt, met dezelfde code. U krijgt dus dubbele onderwijsprogramma’s. Verwijder ze eerst in het doeljaar als u opnieuw wilt kopiëren.
Groepen en instroom	Groepen met dezelfde code worden hergebruikt; de instroom wordt bijgewerkt.
Taken	Teamtaken en medewerkertaken in uren worden opnieuw berekend. Andere teamtaken worden opnieuw toegevoegd en komen dus dubbel voor.
Teamrelaties, voorwaarden, expertises en faciliteittypes	Worden in het doeljaar eerst verwijderd en daarna opnieuw gezet. Aanpassingen die u in het doeljaar al had gedaan, gaan daardoor verloren.

• Van de autorisaties gaan alleen de teamautorisaties van nieuw aangemaakte groepen mee.
• Kopieer bij voorkeur één keer, nadat de onderwijsproducten en toetsen van het doeljaar compleet zijn.

Foutafhandeling en meldingen

Situatie	Melding	Oplossing
In stap 1 is geen jaar of geen team gekozen, en u klikt op volgende	“deze stap bevat een of meerdere fouten” en “u kunt doorgaan als deze zijn opgelost”. De stap krijgt een rood fouticoon.	Kies een jaar en minstens één team.
Een stap kan niet worden geladen	“Er is een fout opgetreden bij het laden van de stap. Probeer het later opnieuw.”	Probeer het later opnieuw. Blijft de melding, neem dan contact op met Xedule support.
Het gewenste jaar staat niet in de keuzelijst	Geen melding.	Het doeljaar bestaat nog niet, of begint niet later dan het huidige jaar. Maak het schooljaar eerst aan.
Een onderwijsprogramma is niet gekopieerd	Geen melding.	Het team van het onderwijsprogramma is in stap 1 niet gekozen. Kies het team ook.
Een regel ontbreekt in een gekopieerd onderwijsprogramma	Geen melding.	Er bestaat geen onderwijsproduct of toets met de nieuwe code (hoofdstuk “Hoe het jaartal wordt toegepast”). Maak het product of de toets aan, of controleer de code en uw autorisatie.