Somtoday Weekrooster Export

Inleiding

De rapportage Somtoday Weekrooster Export levert het rooster van Xedule aan in de vorm waarin Somtoday het kan inlezen. Eén uitvoering maakt drie bestanden: het rooster zelf, een overzicht van de lesgroepen, en een overzicht van welke leerling in welke lesgroep zit. De drie bestanden worden samen als één zip-bestand gedownload.

Verwar deze rapportage niet met de Somtoday-koppeling, die het rooster rechtstreeks naar Somtoday publiceert. Hier gaat het om een download die u zelf inleest: Xedule legt geen verbinding met Somtoday, en er is dus ook geen configuratie met een adres of sleutel nodig.

Dit document beschrijft wat de rapportage oplevert, hoe u hem uitvoert, welke gegevens in de drie bestanden terechtkomen en welke momenten daarbij wel en niet meegaan.

Randvoorwaarden en functionele eisen

Technische randvoorwaarden

De rapportage is voor uw omgeving beschikbaar gesteld en u hebt de bijbehorende autorisatie. Zonder die autorisatie staat de rapportage niet in de lijst.
U hebt toegang tot het scherm Export, Rapportages.
Het resultaat is een zip-bestand met drie platte tekstbestanden. Er wordt geen Excel- of PDF-bestand gemaakt.
De bestanden worden weggeschreven in de tekenset van de server en niet in UTF-8. Bijzondere tekens zoals accenten of een ß kunnen daardoor anders overkomen dan u in Xedule ziet; controleer dat bij de eerste inlezing.

Functionele eisen aan de inrichting in Xedule

De rapportage neemt de gegevens over zoals ze in Xedule staan en vult niets aan. Wat ontbreekt, blijft leeg — de regel wordt wel geleverd. Let daarom op de onderstaande punten.

Roostergegevens komen alleen mee als het moment daadwerkelijk is ingeroosterd. Een activiteit zonder tijd blijft buiten het roosterbestand.
De codes die meegaan zijn de codes uit de basisdata: het personeelsnummer van de docent, de code van de faciliteit, de code van de groep en de code van de leeractiviteit. Zorg dat die overeenkomen met wat Somtoday verwacht.
De onderwijssoort in het lesgroepenbestand koppelt u niet zelf aan de groep: Xedule leidt die af, in de eerste plaats uit de opleidingen van de studenten die in de groep zitten (paragraaf “Hoe de onderwijssoort wordt bepaald”). Zorg er dus voor dat de studenten in de groep zijn ingedeeld en dat hun opleiding in de basisdata klopt.
Het leerjaar wordt afgeleid uit het cohort van de lesgroep, en anders uit de groepcode (paragraaf “Hoe het leerjaar wordt bepaald”). Vul het cohort dus wanneer u het leerjaar zeker wilt weten.
Alleen groepen van het type lesgroep komen in het lesgroepenbestand; alleen niet-klassen komen in het studentenbestand. Let er dus op dat het groepstype in de basisdata klopt.

De rapportage uitvoeren

De rapportage staat onder Export, Rapportages. In dat scherm ziet u alleen de rapportages waarvoor u geautoriseerd bent; deze rapportage heeft een eigen autorisatie. De lijst is gesorteerd op de interne code van de rapportage.

De vier stappen van een rapportage, van keuze tot gedownload bestand.

Boven in het scherm kiest u de week of weken waarvoor u de rapportage wilt draaien. In plaats van een week kunt u ook een basisrooster aanvinken. Per aangevinkte week of per aangevinkt basisrooster wordt één uitvoering gestart, met dus ook één zip-bestand als resultaat.

Verder zijn er geen keuzes te maken: er verschijnt geen filtervenster waarin u medewerkers, groepen, faciliteiten of lessentabellen kunt selecteren. De organisatorische eenheid komt uit de omgeving waarin u op dat moment werkt.

De rapportage draait op de achtergrond. In de onderste lijst loopt de status mee: genereren, voltooid, fout, bezig met stoppen of afgebroken. Pas bij de status voltooid is de downloadknop actief; daarmee haalt u het zip-bestand op. Deze rapportage levert geen uitvoer die u in het scherm zelf kunt bekijken — u werkt altijd met de gedownloade bestanden.

Inhoud van de uitvoer

Eén uitvoering levert altijd drie bestanden op, ook wanneer een van de drie geen regels bevat. Ze worden samen in één zip-bestand gedownload.

De drie bestanden die de rapportage samen aflevert.

Het roosterbestand

Dit bestand bevat de geroosterde momenten van de gekozen week. Er is geen kopregel. De velden zijn gescheiden door komma’s — let op: de twee andere bestanden gebruiken een puntkomma. Elke regel sluit af met een vaste letter x.

De opbouw van een regel in het roosterbestand.

Positie	Veld	Wat erin staat en waar het vandaan komt
1	docent	Het personeelsnummer van de docent. Staat er geen docent op het moment, dan blijft het veld leeg.
2	jaar	Het jaartal van de datum waarop het moment valt.
3	maand	De maand, zonder voorloopnul.
4	dag	De dag van de maand, zonder voorloopnul.
5	lesuur	Het nummer van de roostereenheid waarop deze regel betrekking heeft.
6	vakcode	De code van de geroosterde leeractiviteit zoals die in het rooster wordt getoond.
7	groep	De code van de groep. Hier komen zowel klassen als lesgroepen in terecht: het zijn de groepen zoals ze aan het moment hangen. Hangt er geen groep aan, dan blijft het veld leeg.
8	lokaal	De code van de faciliteit. Is er geen faciliteit, dan blijft het veld leeg.
9 tot en met 11	—	Blijven altijd leeg.
12	begintijd	De begintijd als uren en minuten aan elkaar, zonder scheidingsteken en zonder voorloopnul in het uur: 08:30 wordt 830 en 13:45 wordt 1345.
13	duur	De duur van deze roostereenheid in minuten. Valt er een kleine pauze binnen het moment, dan is die er al afgehaald.
14	—	Altijd de vaste letter x.

Een voorbeeldregel ziet er zo uit: docent P1234 geeft op maandag 21 september 2026 het derde lesuur wisB aan H4A in lokaal I05, vanaf 08:30 en vijftig minuten lang.

P1234,2026,9,21,3,wisB,H4A,I05,,,,830,50,x

De regels staan op volgorde van begintijd.

Het lesgroepenbestand

Dit bestand beschrijft de lesgroepen die in de gekozen week worden gebruikt: per combinatie van vak en lesgroep één regel. De velden zijn gescheiden door puntkomma’s en de regel sluit af met een puntkomma. Er is geen kopregel.

De opbouw van een regel in het lesgroepenbestand.

Positie	Veld	Wat erin staat en waar het vandaan komt
1	lesgroep	De code van de lesgroep uit de basisdata.
2	leerjaar	Het leerjaar van de lesgroep, afgeleid uit het cohort of uit de groepcode (paragraaf “Hoe het leerjaar wordt bepaald”).
3	onderwijssoort	De naam van de opleiding die Xedule bij de lesgroep afleidt. Een opleiding wordt niet aan een groep gekoppeld; Xedule bepaalt hem uit de studenten in de groep, en anders uit de instroom of uit de klas (paragraaf “Hoe de onderwijssoort wordt bepaald”). Is er niets af te leiden, dan blijft het veld leeg.
4	vakcode	De code van de leeractiviteit waarvoor deze lesgroep wordt gebruikt.
5	stamgroep	Blijft altijd leeg. Xedule bepaalt bij een lesgroep geen stamgroep.
6	docenten	De personeelsnummers van alle docenten die deze lesgroep dat vak geven, onderling gescheiden door komma’s binnen dit ene veld. Dubbele nummers worden weggelaten.

Een voorbeeldregel, met twee docenten op dezelfde lesgroep:

H4wisB1;4;HAVO;wisB;;P1234,P5678;

Alleen groepen van het type lesgroep komen in dit bestand. Klassen blijven eruit, ook als er les aan wordt gegeven.

Het studentenbestand

Dit bestand koppelt leerlingen aan lesgroepen: per leerling en per lesgroep één regel, met twee velden gescheiden door een puntkomma. Er is geen kopregel en geen afsluitende puntkomma.

De opbouw van een regel in het studentenbestand.

Positie	Veld	Wat erin staat en waar het vandaan komt
1	lesgroep	De code van de groep.
2	leerlingnummer	De code van de student uit de basisdata.

H4wisB1;100001

Hier gaat het om alle groepen die géén klas zijn, dus niet alleen om lesgroepen in enge zin. Volgt een leerling in dezelfde week meerdere van die groepen, dan staat hij met evenzoveel regels in het bestand.

De bestandsnamen

De zip heet de code van de week, gevolgd door Som2Day. Hebt u een basisrooster gekozen, dan is de weekcode die van de basisweek van dat rooster en staat de naam van het basisrooster daar tussenin. De drie bestanden in de zip beginnen eveneens met de weekcode, gevolgd door RoosterSom2Day, LesgroepenSom2Day of StudentenSom2Day. Tekens die niet in een bestandsnaam thuishoren worden vervangen door een liggend streepje, dus een weekaanduiding als p1/w3 wordt p1_w3.

Let op de schrijfwijze: de bestandsnamen houden de oude naam Som2Day aan, ook al heet de rapportage in het scherm Somtoday. Neem die schrijfwijze dus letterlijk over wanneer u de bestanden automatisch verwerkt.

Wat er wel en niet in de uitvoer komt

Welke momenten meekomen

De rapportage kijkt uitsluitend naar de gekozen week en het gekozen rooster.

Lessen, toetsen en afspraken komen mee.
Beroepspraktijkvorming, keuzes en vakanties komen niet mee.
Alleen daadwerkelijk ingeroosterde momenten komen mee. Een activiteit zonder tijd wordt overgeslagen.

Dat toetsen en afspraken meegaan is een verschil met de Magister-weekroosterexport, die alleen lessen levert. Wilt u toetsen of afspraken niet in Somtoday zien, dan moet u die aan de Somtoday-kant afvangen; de rapportage kent daar geen instelling voor.

Waarom één les meerdere regels oplevert

Het roosterbestand beschrijft geen momenten maar combinaties. Voor elk moment wordt een regel geschreven per roostereenheid, per docent, per lokaal en per groep. Een les van twee lesuren met twee docenten in één lokaal voor één groep levert dus vier regels op, en dezelfde les met twee groepen levert er acht.

Ontbreekt een docent, een lokaal of een groep, dan telt die dimensie als één lege waarde: de regel wordt geschreven met een leeg veld in plaats van overgeslagen.

Hoe het leerjaar wordt bepaald

Het leerjaar in het lesgroepenbestand staat niet als zodanig in Xedule; het wordt afgeleid. De rapportage loopt daarvoor onderstaande mogelijkheden in volgorde af en gebruikt de eerste die van toepassing is.

De vier manieren waarop het leerjaar van een lesgroep wordt bepaald.

Staat er een cohort bij de groep en is dat een jaartal, dan is het leerjaar het verschil tussen het schooljaar en dat cohort, plus één. Cohort 2023 in schooljaar 2026 levert dus leerjaar 4.
Staat er een cohort dat geen jaartal is maar een klein getal, dan wordt dat getal rechtstreeks als leerjaar gebruikt.
Is er geen cohort, dan pakt de rapportage het eerste cijfer dat in de groepcode voorkomt. Bij H4wisB1 is dat de 4.
Staat er ook geen cijfer in de code, dan wordt leerjaar 1 ingevuld.

De derde regel is de belangrijkste om in de gaten te houden: een groepcode waarin het eerste cijfer niets met het leerjaar te maken heeft, levert stilzwijgend een verkeerd leerjaar op. Vul in dat geval het cohort bij de groep.

Hoe de onderwijssoort wordt bepaald

In Xedule koppelt u geen opleiding aan een groep; dat veld bestaat niet. De onderwijssoort in het lesgroepenbestand is dan ook afgeleid. Xedule loopt daarvoor onderstaande mogelijkheden in volgorde af en gebruikt de eerste die iets oplevert.

De volgorde waarin Xedule de onderwijssoort van een lesgroep afleidt.

Zitten er studenten in de groep, dan kijkt Xedule welke opleiding elk van die studenten volgt in de periode van de groep. De opleiding die daarbij het vaakst voorkomt, wordt de onderwijssoort. De overige opleidingen verdwijnen dus uit beeld.
Zitten er geen studenten in de groep, maar is de groep wel gevuld vanuit een instroom, dan wordt de opleiding van de instroom met de meeste studenten gebruikt.
Is er ook geen instroom en gaat het om een lesgroep, dan zoekt Xedule de klas op die in de lessentabel bij deze lesgroep staat. Is die er niet, dan pakt hij een klas die in dezelfde periode met de lesgroep overlapt. Voor die klas wordt de onderwijssoort op dezelfde manier bepaald.
Levert dat alles niets op, dan blijft het veld leeg.

Drie lesgroepen, allemaal met de leeractiviteit wisB, maken het verschil zichtbaar.

Lesgroep	Wat er in Xedule staat	Wat in het bestand komt
H4wisB1	18 studenten: 15 volgen HAVO, 3 volgen VWO	HAVO — de meest voorkomende opleiding wint; de drie VWO-studenten zijn niet zichtbaar in het bestand
H4wisB2	Geen studenten ingedeeld, wel gevuld vanuit twee instromen: HAVO met 20 en VWO met 6 studenten	HAVO — de instroom met de meeste studenten geeft de doorslag
H4wisB3	Geen studenten en geen instroom; in de lessentabel hangt de lesgroep aan klas H4A, en bij die klas zitten wel studenten van HAVO	HAVO — via de klas uit de lessentabel

Let op twee dingen. Xedule kijkt naar de periode van de lesgroep zelf en niet naar de week waarvoor u de rapportage draait: een student die in die periode van opleiding wisselt, telt mee met de opleiding die in de periode van de groep geldt. En staan twee opleidingen precies gelijk in aantal, dan ligt niet vast welke van de twee wordt gekozen; de uitkomst kan dan tussen twee uitvoeringen verschillen.

Omdat het veld meetelt in de regel als geheel, kan een lesgroep met gemengde opleidingen niet in twee regels uiteenvallen: er komt één regel met één onderwijssoort.

Foutafhandeling en meldingen

De rapportage geeft zelf geen toelichtende foutmeldingen in het scherm. Wat u ziet, is de status in de resultatenlijst; de details van een mislukte uitvoering staan in de logging van de omgeving.

Status in de lijst	Betekenis
genereren	De rapportage is gestart of is bezig. De downloadknop is nog niet actief.
voltooid	Het bestand is klaar en kan worden gedownload.
fout	De uitvoering is mislukt. Er is geen bestand; de oorzaak staat in de logging.
bezig met stoppen	Er is om afbreken gevraagd en de uitvoering wordt beëindigd.
afgebroken	De uitvoering is afgebroken en heeft geen bestand opgeleverd.

Mislukt de download zelf, dan verschijnt een venster met de titel rapport files en de tekst er is een fout opgetreden tijdens het laden.

Wanneer de rapportage mislukt

Levert de uitvoering helemaal geen bestanden op, dan eindigt de rapportage met de status fout en is er niets te downloaden.
Gaat het samenvoegen tot een zip mis, dan mislukt de rapportage eveneens.

Wat u niet ziet

Gaat er tijdens het opbouwen van de bestanden iets mis, dan kan het gebeuren dat de rapportage met de status voltooid eindigt terwijl er minder dan drie bestanden in de zip zitten. Controleer bij twijfel of alle drie de bestanden aanwezig zijn; de oorzaak van het ontbrekende bestand staat in de logging van de omgeving.
Een ontbrekende docent, lokaal of groep levert een leeg veld op en geen melding. Hetzelfde geldt voor een onderwijssoort die niet valt af te leiden.
Een moment dat niet is ingeroosterd verdwijnt zonder melding uit het roosterbestand.

{[{category.name}]}

Contact