HR2day

Import - HR2day

Inleiding

Xedule legt van elke medewerker gegevens vast die nodig zijn om te plannen en te roosteren: wie de medewerker is, bij welk team hij hoort, hoeveel hij werkt en welk verlof hij heeft. Diezelfde gegevens staan al in de personeelsadministratie van HR2day. De koppeling haalt ze daar periodiek op, zodat u ze niet twee keer hoeft bij te houden.

Het verkeer gaat één kant op: van HR2day naar Xedule. Er gaan geen gegevens vanuit Xedule terug naar HR2day, en de koppeling wijzigt niets in de personeelsadministratie.

Dit document beschrijft wat u in beide systemen moet inrichten, welke gegevens worden opgehaald, hoe Xedule die verwerkt tot aanstellingen, teams en verlof, en welke meldingen daarbij kunnen verschijnen.

Randvoorwaarden en functionele eisen

Technische randvoorwaarden

• De module HR2day is voor uw omgeving geactiveerd en u hebt de autorisatie op de actie HR2day. Zonder die autorisatie ziet u het importtabblad niet.
• HR2day draait op het Salesforce-platform. Xedule heeft een aansluiting nodig op de webservice van uw HR2day-omgeving, met de sleutels die HR2day daarvoor uitgeeft (paragraaf “Verbinding en authenticatie”).
• De gegevens worden opgehaald per organisatorische eenheid en per schooljaar: het schooljaar waarin u werkt bepaalt de periode waarover HR2day levert.
• Er worden alleen medewerkers opgehaald van de werkgever die in de configuratie is ingevuld.

Inrichting in HR2day

De koppeling neemt de gegevens over zoals HR2day ze aanlevert en vult niets aan. Ontbreekt een gegeven, dan blijft het in Xedule leeg — op de personeelscode na, want zonder die code kan de medewerker niet worden herkend.

• Elke medewerker heeft een personeelscode. Xedule zoekt die achtereenvolgens in de roostercode, in het maatwerkveld roostercode en in de alias. Is geen van de drie gevuld, dan wordt de medewerker overgeslagen en volgt daarover een melding (hoofdstuk “Foutafhandeling en meldingen”).
• Elke medewerker heeft één of meer arbeidsrelaties in het opgehaalde schooljaar. Een arbeidsrelatie hangt aan één team en heeft een werktijdfactor en een looptijd.
• Een tijdelijke uitbreiding of vervanging van de werktijdfactor legt u vast als looncomponent, niet als extra arbeidsrelatie (paragraaf “Looncomponenten”).
• Verloven legt u eveneens vast als looncomponent. De verlofsoort moet uit het looncomponentnummer of uit de aanduiding van de mutatie af te leiden zijn (paragraaf “Welke verlofsoort een looncomponent oplevert”); is dat niet zo, dan wordt de mutatie stilzwijgend niet als verlof verwerkt.
• Zwangerschaps- en bevallingsverlof komt niet uit de looncomponenten maar uit het verzuim, en alleen wanneer de classificatie exact overeenkomt met de waarde die in de configuratie staat (paragraaf “Zwangerschapsverlof uit verzuim”).

Inrichting in Xedule

• Elk team in Xedule heeft een referentie die gelijk is aan de sleutel van het bijbehorende team in HR2day. Daarop en daarop alleen worden teams herkend; de naam of de omschrijving speelt geen rol.
• Hangt een arbeidsrelatie aan een team dat in Xedule niet op referentie te vinden is, dan wordt die arbeidsrelatie volledig overgeslagen — zonder melding, en ook haar werktijdfactor telt dan niet mee. Heeft een medewerker daardoor geen enkele bruikbare arbeidsrelatie meer over, dan wordt hij in het geheel niet geïmporteerd.
• Bestaande medewerkers hebben hun referentie-ID gevuld. Wijkt het referentie-ID uit HR2day af van wat in Xedule staat, dan volgt daarover een melding en wordt de medewerker niet bijgewerkt (hoofdstuk “Foutafhandeling en meldingen”).
• De verlofsoorten die u wilt overnemen, bestaan in het planningsscenario als voorwaarde bij de medewerker. Ontbreekt de voorwaarde, dan kan het verlof niet worden vastgelegd.
• Er is een actuele CAO in het planningsscenario aanwezig; HR2day levert die niet aan (paragraaf “CAO”).

De configuratiepagina

De instellingen van de koppeling staan onder Beheer, op de configuratiepagina van HR2day. Ze gelden voor de hele organisatie en dus over alle organisatorische eenheden heen. Dit hoofdstuk beschrijft uitsluitend het configuratiescherm; wat er per gegevensbron wordt opgehaald staat in hoofdstuk “Wat er per gegevensbron wordt opgehaald”.

Verbinding en authenticatie

HR2day kent twee manieren om Xedule toegang te geven. Welke van de twee wordt gebruikt, kiest u niet met een instelling: dat volgt uit het adres dat u bij de login server invult.

Ingevuld adres	Wat er gebeurt
Het adres van login.salesforce.com	Xedule meldt zich aan met gebruikersnaam en wachtwoord, samen met de consumer key en het consumer secret. Dit is de oudere methode.
Een ander adres, doorgaans dat van uw eigen HR2day-omgeving	Xedule meldt zich aan met alleen de consumer key en het consumer secret, op basis van de rechten van de applicatie zelf. Dit is de nieuwere en veiligere methode; gebruikersnaam en wachtwoord worden dan niet gebruikt.

Het adres wordt overgenomen zoals u het invult: Xedule vult er zelf geen pad achter. Vul dus het volledige adres in waarop HR2day het toegangstoken uitgeeft. Het antwoord van HR2day bevat naast het token ook het adres waarop de gegevens staan; dat adres wordt vervolgens voor alle uitvragen van die import gebruikt. Per import wordt één keer een token opgehaald; er wordt niets bewaard voor een volgende keer.

Veld	Waarde	Toelichting
Login server	Het adres waarop HR2day het toegangstoken uitgeeft	Bepaalt tevens welke van de twee methoden wordt gebruikt. Dit is het enige veld dat op formaat wordt gecontroleerd: er moet een geldig webadres staan.
Consumer key	Door HR2day uitgegeven	Bij beide methoden nodig. Wordt afgeschermd ingevoerd.
Consumer secret	Door HR2day uitgegeven	Bij beide methoden nodig. Wordt afgeschermd ingevoerd.
Gebruikersnaam	Het HR2day-account	Alleen bij de oude methode.
Wachtwoord	Het wachtwoord van dat account	Alleen bij de oude methode. Zet het beveiligingstoken van HR2day er direct achter, zonder spatie, zodat beide samen één waarde vormen.
Werkgever	De werkgever in HR2day	Wordt bij elke uitvraag als filter meegegeven. De waarde wordt ongewijzigd doorgegeven; HR2day bepaalt wat daarop wordt geleverd.

Een leeg gelaten sleutelveld blijft bij opslaan op zijn oude waarde staan: u hoeft de sleutels dus niet opnieuw in te typen wanneer u iets anders op deze pagina wijzigt.

Instellingen voor de verwerking

Instelling	Waarde	Betekenis
Zwangerschapsverlof-sleutel	Tekst	De classificatie waarop een verzuimregistratie als zwangerschapsverlof wordt herkend. De vergelijking is exact: hoofdletters, spaties en leestekens moeten overeenkomen met wat HR2day levert. Standaard staat hier de tekst Zwangerschaps- en bevallingsverlof (niet-decl).
Meldingenscherm activeren	Aan / Uit	Bepaalt of na de import de controle op de aangeleverde gegevens wordt uitgevoerd. Deze schakelaar doet meer dan alleen meldingen tonen: staat hij aan, dan valt elke medewerker met een melding uit de import (paragraaf “De controlemeldingen”).
Uitleen overnemen	Aan / Uit	Bepaalt of teamlidmaatschappen die geen hoofdteam zijn, als uitleen in Xedule worden vastgelegd. Staat de instelling uit, dan blijft alleen het hoofdteam over. Standaard staat deze instelling aan.
Page size	Getal	Bepaalt in hoeveel delen de gegevens bij HR2day worden opgevraagd (paragraaf “Het ophalen in delen”). Laat u het veld leeg of vult u 0 in, dan wordt met 26 gerekend.

Het ophalen in delen

HR2day beperkt hoeveel gegevens één uitvraag mag opleveren. Om binnen die grens te blijven, vraagt Xedule de medewerkers, arbeidsrelaties, looncomponenten en verzuimregistraties in delen op, op alfabet. De page size bepaalt hoe groot elk deel is.

De page size is het aantal letters per uitvraag, niet het aantal uitvragen.

Een page size van 5 levert dus zes uitvragen op: A tot en met E, F tot en met J, en zo verder, met Z als laatste rest. Een page size van 1 levert 26 uitvragen op en een page size van 26 levert er één. De verdeling is vast en kijkt niet naar het aantal medewerkers per letter.

Wordt één uitvraag toch te groot voor HR2day, dan mislukt de import in zijn geheel en wordt er niets verwerkt. Verlaag in dat geval de page size. In de praktijk voldoet een waarde van 5 ruimschoots; kleiner mag, maar levert meer en dus tragere uitvragen op. De teamgegevens vallen buiten deze verdeling en worden altijd in één keer opgehaald.

De import uitvoeren

Handmatig vanaf het importtabblad

De import staat onder Import, HR2day. Met de knop Verversen haalt Xedule de gegevens op bij HR2day voor de organisatorische eenheid en het schooljaar waarin u werkt. Daarna verschijnt de vergelijking: links de medewerkers zoals HR2day ze aanlevert, rechts dezelfde medewerkers zoals ze op dat moment in Xedule staan. Er is ook een tabblad met de meldingen van de controle (hoofdstuk “Foutafhandeling en meldingen”).

Verversen alleen wijzigt nog niets in Xedule. Pas wanneer u doorvoert, worden de gegevens overgenomen.

De drie doorvoerknoppen

Een import schrijft nooit rechtstreeks weg. Nadat de gegevens zijn opgehaald, toont Xedule een vergelijking: links de gegevens zoals het bronsysteem ze aanlevert, rechts dezelfde gegevens zoals ze op dat moment in Xedule staan. Pas wanneer u op een doorvoerknop drukt, verandert er iets in Xedule. Welke knop u kiest, bepaalt hoe ver dat doorvoeren gaat.

Elke import doorloopt dezelfde vier stappen; alleen de laatste stap wijzigt gegevens.

Er zijn drie knoppen. Ze werken in alle importkoppelingen op dezelfde manier en gaan altijd één kant op: van het bronsysteem naar Xedule. Via deze schermen wordt er nooit iets naar het bronsysteem teruggeschreven.

Pictogram	Knop	Wat de knop doet	Wanneer u die kiest
	bijwerken	Werkt alleen de regels bij die zowel in het bronsysteem als in Xedule bestaan en waarvan een of meer waarden verschillen. Er wordt niets toegevoegd en niets verwijderd.	Als u alleen wijzigingen op bestaande gegevens wilt overnemen en bewust nog geen nieuwe objecten in Xedule wilt laten ontstaan.
	toevoegen en bijwerken	Doet hetzelfde als bijwerken en maakt daarnaast de regels aan die alleen in het bronsysteem voorkomen. Er wordt niets verwijderd.	De gebruikelijke keuze voor een reguliere import gedurende het jaar.
	toevoegen, bijwerken en verwijderen	Doet hetzelfde als toevoegen en bijwerken en trekt daarnaast de geldigheid in van de objecten die alleen nog in Xedule bestaan.	Alleen wanneer het bronsysteem voor deze gegevensgroep volledig leidend is en de aanlevering compleet is.

Er is geen knop waarmee u uitsluitend toevoegt: bij elke knop die toevoegt, worden bestaande regels ook bijgewerkt.

Het resultaat van elke knop, per soort verschil tussen beide kanten.

Welke velden worden overgenomen

Bij een bijwerking worden niet alle velden overschreven, maar alleen de velden die daadwerkelijk verschillen; regels die in het geheel niet verschillen worden overgeslagen. Welke velden worden vergeleken, ligt per gegevensgroep vast: dat zijn precies de velden die in de vergelijking naast elkaar worden getoond. Velden die niet in de vergelijking voorkomen, worden door een import dus nooit overschreven.

Wat verwijderen precies doet

Verwijderen is geen harde verwijdering. Xedule trekt de geldigheid van het object in voor het tijdvak waarin u werkt; het object zelf en zijn historie blijven bestaan. In de praktijk betekent dat bijvoorbeeld dat een medewerker voor dat tijdvak uit dienst wordt gezet, een student in dat tijdvak niet meer studeert, een faciliteit in dat tijdvak niet meer geldig is, of dat een relatie tussen twee objecten voor dat tijdvak vervalt. Een groep is de uitzondering: valt de periode van de groep volledig binnen het tijdvak, dan wordt de groep zelf opgeruimd.

• Alleen gegevens die per tijdvak geldig zijn, kunnen op deze manier worden ingetrokken. Gegevenssoorten zonder tijdvak worden door de verwijdervariant ongemoeid gelaten.
• De knop kijkt niet naar de herkomst van een object. Objecten die handmatig in Xedule zijn aangemaakt en die niet in de aanlevering voorkomen, worden dus ook ingetrokken — tenzij de koppeling ze via een vast filter buiten de vergelijking houdt.
• Er wordt niet gecontroleerd of het object elders nog in gebruik is. Een object dat nog in het rooster of de jaarplanning voorkomt, wordt evengoed ingetrokken.

Alleen bij deze variant vraagt Xedule vooraf om een bevestiging. Het doorvoeren zelf gebeurt in één handeling: gaat er iets mis, dan blijven de gegevens in Xedule zoals ze waren.

Hoe een regel links aan een regel rechts wordt gekoppeld

Of een regel als nieuw, als gewijzigd of als alleen in Xedule wordt gezien, hangt af van de manier waarop beide kanten aan elkaar worden gekoppeld. Xedule gebruikt daarvoor in de eerste plaats de referentie uit het bronsysteem die bij het Xedule-object is vastgelegd. Is die niet gevuld, dan valt de vergelijking terug op de natuurlijke sleutel van het object: bijvoorbeeld het personeelsnummer van een medewerker, de code van een student of leeractiviteit, of de combinatie van code, periode en type bij een groep. Hoofdletters spelen daarbij geen rol.

Dit verklaart de twee situaties die het vaakst tot onverwachte uitkomsten leiden. Wijzigt in het bronsysteem de sleutel van een object waarvan in Xedule nog geen referentie is vastgelegd, dan ziet Xedule dat als een nieuw object naast het bestaande. En heeft een handmatig aangemaakt Xedule-object dezelfde sleutel als een aangeleverd object, dan worden beide als één regel behandeld en wordt het handmatige object met de aangeleverde waarden bijgewerkt.

Waarop een knop wordt toegepast

Een knop werkt op alle regels van de gegevensgroep die op dat moment geopend is, en niet op een selectie; er is geen aanvinkmogelijkheid per regel. Wel kan de lijst worden gefilterd op het soort verschil — alles, alleen links, alleen rechts, in beide, of in beide maar ongelijk — en werkt de knop daarna alleen op de regels die het filter overlaat. Wordt de knop op het overzichtstabblad gebruikt, dan geldt de keuze voor alle gegevensgroepen van die import tegelijk.

Dezelfde keuze in een geplande taak

Wordt de import als geplande taak uitgevoerd, dan vervalt de vergelijkingsstap en ligt de keuze vooraf vast. Per gegevensgroep zijn dezelfde drie mogelijkheden in te stellen, aangevuld met de mogelijkheid die gegevensgroep over te slaan. Is er voor een taak niets ingericht, dan geldt de ruimste variant en wordt er dus ook verwijderd. Richt een geplande taak daarom altijd bewust in, en werk in de beginperiode handmatig tot de gegevensstroom stabiel is.

Via een geplande taak

Dezelfde import kan als geplande taak draaien, in te richten onder Beheer, Geplande taken. De taak haalt de gegevens op en voert ze in één handeling door; de vergelijking komt daarbij niet in beeld. Welke van de drie doorvoerknoppen wordt toegepast, legt u vooraf bij de taak vast. Is daar niets ingericht, dan geldt de ruimste variant en wordt er dus ook verwijderd.

De meldingen van een geplande taak worden bij de uitvoering van die taak bewaard, zodat u ze achteraf kunt teruglezen.

Wat er per gegevensbron wordt opgehaald

De koppeling haalt vijf gegevensbronnen op. Alle vijf worden gefilterd op de ingestelde werkgever en op het schooljaar waarin u werkt.

De vijf bronnen en wat zij in Xedule opleveren.

Medewerkers

Deze bron levert de persoonsgegevens. Xedule leest er de volgende velden uit.

Veld in HR2day	Wat het betekent	Wat Xedule ermee doet
Roostercode, roostercode (maatwerkveld), alias	De personeelscode.	De sleutel waarop alles aan elkaar wordt geknoopt. De roostercode telt als eerste; is die leeg, dan het maatwerkveld, en anders de alias. Is alles leeg, dan wordt de medewerker niet geïmporteerd en volgt een melding.
Roepnaam, voornaam	De voornaam.	De roepnaam heeft voorrang; is die leeg, dan wordt de voornaam gebruikt.
Achternaam	De achternaam.	Wordt overgenomen.
Geboortedatum	De geboortedatum.	Wordt overgenomen. Levert HR2day geen geboortedatum, dan komt er een lege datum in Xedule te staan.
E-mailadres werk	Het zakelijke e-mailadres.	Wordt overgenomen. Is het veld leeg, dan blijft het e-mailadres dat al in Xedule staat behouden.
Gebruikersnaam	De inlognaam.	Wordt overgenomen. Is het veld leeg, dan blijft de inlognaam die al in Xedule staat behouden.
Einddatum dienstverband	De datum uit dienst.	Wordt overgenomen als datum uit dienst. Deze datum staat los van de looptijd van de aanstellingen.
Id	De sleutel van het record in HR2day.	Wordt in Xedule vastgelegd als referentie-ID, zodat dezelfde medewerker bij een volgende import wordt herkend.

Overige velden uit deze bron worden niet gebruikt.

Arbeidsrelaties

Deze bron levert de aanstellingen: per arbeidsrelatie één team, één werktijdfactor en één looptijd.

Veld in HR2day	Wat het betekent	Wat Xedule ermee doet
Medewerker	Verwijzing naar de medewerker.	Koppelt de arbeidsrelatie aan het medewerkerrecord.
Department	Verwijzing naar het team.	Wordt vergeleken met de referentie van het team in Xedule. Is er geen team met die referentie, dan vervalt de hele arbeidsrelatie.
Deeltijdfactor	De werktijdfactor.	Wordt met maximaal vier decimalen overgenomen als werktijdfactor van de aanstelling.
Geldig van	De startdatum.	Wordt de startdatum van de aanstelling.
Geldig tot, einde arbeidsrelatie	De einddatum.	De aanstelling loopt tot het einde van het schooljaar, tenzij een van deze twee datums eerder valt; dan geldt de vroegste van de twee.

Let op de laatste dag: de einddatum wordt overgenomen zoals HR2day die levert, en de dag zelf valt daarmee in de praktijk buiten de aanstelling. Wilt u dat de laatste werkdag meetelt, houd daar dan rekening mee bij het vullen van de einddatum in HR2day.

Teams

Deze bron levert de teams en kostenplaatsen uit HR2day. Zij wordt wel opgehaald, maar niet verwerkt: Xedule bepaalt het team rechtstreeks uit de verwijzing op de arbeidsrelatie of de looncomponent, en zoekt daarmee het Xedule-team met dezelfde referentie. Teams worden door deze koppeling dus niet aangemaakt of bijgewerkt; die richt u zelf in Xedule in.

Anders dan de overige bronnen wordt deze lijst altijd in één keer opgehaald, zonder verdeling over het alfabet.

Looncomponenten

Deze bron levert twee soorten mutaties, die in dezelfde uitvraag zitten en op hun kenmerken uit elkaar worden gehouden: mutaties op de werktijdfactor en verlofmutaties.

Veld in HR2day	Wat het betekent	Wat Xedule ermee doet
Aanduiding van de mutatie	Het soort mutatie.	De waarden aanst, uitbr en verv leveren een mutatie op de werktijdfactor op; aanst telt als gewone werktijdfactor, uitbr en verv als tijdelijke aanpassing. Elke andere waarde kan een verlofsoort aanduiden (paragraaf “Welke verlofsoort een looncomponent oplevert”).
Arbeidsrelatie, department	Waar de mutatie bij hoort.	Het team komt uit het department van de mutatie zelf; is dat leeg, dan uit het department van de onderliggende arbeidsrelatie.
Aantal	De omvang van de mutatie.	Bij een werktijdfactor-mutatie is dit de werktijdfactor. Bij verlof is dit het deel van een volledige aanstelling dat het verlof beslaat (paragraaf “Hoe de verlofuren worden berekend”). Een negatieve waarde wordt als positief gelezen.
Geldig van, geldig tot	De looptijd van de mutatie.	Ontbreekt de einddatum, dan loopt de mutatie tot het einde van het schooljaar.
Looncomponentnummer	De code van de looncomponent.	Hieruit wordt de verlofsoort afgeleid (paragraaf “Welke verlofsoort een looncomponent oplevert”).

Voor de werktijdfactor-mutaties geldt nog een extra voorwaarde: het type van de looncomponent moet exact Wtf zijn. Verlofmutaties kennen die voorwaarde niet.

Verzuim

Deze bron levert de verzuimregistraties. Alleen de registraties waarvan de classificatie exact overeenkomt met de ingestelde sleutel worden verwerkt, en wel als zwangerschapsverlof (paragraaf “Zwangerschapsverlof uit verzuim”). Alle overige verzuimregistraties blijven buiten Xedule.

Veld in HR2day	Wat het betekent	Wat Xedule ermee doet
Medewerker	Verwijzing naar de medewerker.	Is deze leeg, dan wordt de registratie niet geïmporteerd en volgt een melding.
Classificatie	Het soort verzuim.	Wordt exact vergeleken met de zwangerschapsverlof-sleutel uit de configuratie.
Startdatum, einddatum	De looptijd van het verzuim.	Bepaalt de periode waarover het verlof wordt vastgelegd. Ontbreekt de einddatum, dan levert de registratie geen verlof op.

Hoe de gegevens in Xedule worden verwerkt

Van HR2day-records naar één medewerker

Xedule groepeert de opgehaalde medewerkers op personeelscode. Levert HR2day meerdere records met dezelfde code, dan wordt daar één medewerker van gemaakt. De persoonsgegevens — naam, geboortedatum, e-mailadres, inlognaam, datum uit dienst — én het referentie-ID komen van het meest recent aangemaakte record uit die groep. De aanstellingen, looncomponenten en verzuimregistraties worden daarentegen van alle records uit de groep samengenomen.

Alleen medewerkers met ten minste één bruikbare arbeidsrelatie worden verwerkt. Wie alleen looncomponenten heeft, of wiens arbeidsrelaties allemaal aan een onbekend team hangen, wordt overgeslagen — zonder melding.

Aanstellingen en werktijdfactor

De arbeidsrelaties en de werktijdfactor-mutaties uit de looncomponenten worden samengevoegd tot één lijst van aanstellingen per team. De arbeidsrelatie levert de reguliere werktijdfactor; een looncomponent met de aanduiding aanst levert een aanvullende werktijdfactor voor dat team, en een looncomponent met de aanduiding uitbr of verv levert een tijdelijke aanpassing die los van de reguliere werktijdfactor wordt vastgelegd.

Beide soorten komen bij de medewerker terecht als voorwaarde per tijdvak: de reguliere werktijdfactor en de tijdelijke aanpassing daarvan. Hangt een aanstelling aan een team dat in Xedule niet bestaat, dan telt zij helemaal niet mee — ook haar werktijdfactor niet.

Hoofdteam en uitleen

Een medewerker heeft in Xedule per periode één hoofdteam. Uit de lijst met aanstellingen wordt bepaald welke dat is.

De volgorde waarin het hoofdteam wordt gekozen.

Twee gevolgen zijn goed om te kennen. Een aanstelling die uit een looncomponent komt, wordt nooit het hoofdteam, ook niet wanneer de werktijdfactor daarvan hoger is dan die van de arbeidsrelatie. En een medewerker met één arbeidsrelatie met werktijdfactor 0 krijgt dat team gewoon als hoofdteam.

Alle overige teamlidmaatschappen worden als uitleen vastgelegd, met hun eigen werktijdfactor. Staat de instelling Uitleen overnemen uit, dan worden die lidmaatschappen na de verwerking weer verwijderd en blijft alleen het hoofdteam over. De werktijdfactor van zo’n aanstelling blijft dan wel gewoon staan: alleen de teamrelatie verdwijnt, niet de omvang van het werk.

Een hoofdteam wordt altijd voor een hele periode vastgelegd. Een wisseling midden in een periode is daardoor niet vast te leggen; richt hoofdteamwisselingen dus in op periodegrenzen. Wisselt het hoofdteam wel, dan volgt daarover een melding en wordt de medewerker niet automatisch bijgewerkt (paragraaf “De controlemeldingen”).

Welke verlofsoort een looncomponent oplevert

Of een looncomponent verlof is, en welk verlof, leidt Xedule af uit twee plaatsen. Eerst wordt het looncomponentnummer op schuine strepen gesplitst en van achter naar voren doorlopen; het laatste deel dat een bekende verlofaanduiding is, wint. Levert dat niets op, dan wordt de aanduiding van de mutatie zelf als verlofaanduiding gelezen. Herkent Xedule geen van beide, dan wordt de mutatie niet als verlof verwerkt — zonder melding.

In een looncomponentnummer als formrep/OnbVerlof/XD/Ouderschapsverlof/ wint dus Ouderschapsverlof, omdat dat het laatste herkende deel is.

Dit zijn de aanduidingen die worden herkend. Hoofdletters maken daarbij niet uit.

Aanduiding in HR2day	Verlofsoort in Xedule
adoptieverlof	Adoptieverlof
bapo	BAPO-percentage per jaar
betverlof	Buitengewoon verlof lang
bijzonderverlof	Bijzonder verlof percentage per jaar
buitengewoonverlofkort	Buitengewoon verlof kort
buitengewoonverloflang	Buitengewoon verlof lang
calamiteitenverlof	Calamiteitenverlof
geboorteverlof	Geboorteverlof
leeftijdsuren	Leeftijdsuren per jaar
onbverlof	Buitengewoon verlof kort
ouderschapsverlof	Ouderschapsverlof
scholing	Scholingsuren per jaar
zorgverlof	Zorgverlof
zwangerschapsverlof	Zwangerschapsverlof

Alleen deze verlofsoorten worden door de import vergeleken en bijgewerkt. Andere voorwaarden die bij de medewerker in Xedule staan, blijven onaangeroerd.

Hoe de verlofuren worden berekend

HR2day levert verlof niet in uren maar als een deel van een volledige aanstelling. Xedule rekent dat om naar uren.

De omrekening van een verlofmutatie naar uren, met een voorbeeld.

Het voorbeeld gaat over een verlof van 0,2 dat loopt van 1 oktober tot en met 31 december. Dat zijn 92 dagen van het lesjaar, dat van 1 augustus tot en met 31 juli loopt. Bij een normjaartaak van 1659 uur levert dat 1659 × (92/365) × 0,2 ≈ 83,6 uur op. Die uren worden daarna verdeeld over de dagen van de verlofperiode, en daarmee over de weken waarin het verlof valt.

Twee bijzonderheden. Beslaat een BAPO-verlof precies het hele lesjaar, dan wordt de uitkomst afgerond op een heel aantal uren; die afronding werkt alleen wanneer de mutatie zelf de aanduiding bapo draagt. En looncomponenten van dezelfde verlofsoort die exact op elkaar aansluiten — de ene begint de dag na de andere — en die precies dezelfde waarde hebben, worden vóór de berekening samengevoegd tot één mutatie. Verschilt de waarde ook maar iets, dan blijven het twee mutaties.

Overlappen verloven van dezelfde soort elkaar, dan worden de perioden opgeknipt en de uren binnen elk stuk bij elkaar opgeteld.

Zwangerschapsverlof uit verzuim

Voor elke verzuimregistratie waarvan de classificatie overeenkomt met de ingestelde sleutel legt Xedule over de periode van start- tot einddatum zwangerschapsverlof vast. De omvang komt niet uit HR2day: per dag wordt de volledige werktijd van de medewerker als verlof geboekt, op basis van zijn werktijdfactor en de normjaartaak. De medewerker is in die periode dus volledig afwezig.

Levert HR2day geen einddatum bij de registratie, dan kan de periode niet worden bepaald en levert de registratie geen verlof op.

CAO

HR2day levert geen CAO aan. Xedule koppelt elke geïmporteerde medewerker aan de meest recente CAO uit het planningsscenario, voor het hele schooljaar. Bij het doorvoeren vervangt die koppeling een eventuele bestaande CAO-koppeling voor datzelfde tijdvak. De normjaartaak van die CAO wordt ook gebruikt in de verlofberekening (paragraaf “Hoe de verlofuren worden berekend”).

Foutafhandeling en meldingen

De koppeling kent twee soorten uitkomsten: fouten waardoor de hele import stopt, en controlemeldingen over afzonderlijke medewerkers.

Fouten die de import stoppen

Gaat er tijdens het ophalen of verwerken iets mis, dan stopt de import zonder resultaat. Er wordt niets in Xedule weggeschreven, ook niet gedeeltelijk: de gegevens worden eerst volledig opgebouwd en pas daarna aan u getoond. U ziet in dat geval de technische tekst van de fout; de volledige oorzaak staat in de logging van de omgeving.

Situatie	Wat u ziet en wat u eraan doet
Een uitvraag is te groot voor HR2day	De import eindigt met een Engelstalige melding die vraagt de page size te verlagen. Verlaag de page size (paragraaf “Het ophalen in delen”) en probeer opnieuw.
HR2day weigert de aanmelding of is niet bereikbaar	De import eindigt met een technische foutmelding. Controleer de login server, de sleutels en, bij de oude methode, de gebruikersnaam en het wachtwoord inclusief het beveiligingstoken.
HR2day beantwoordt een uitvraag met een fout	De import eindigt met een technische foutmelding zonder functionele toelichting. De werkelijke oorzaak, inclusief het antwoord van HR2day, staat in de logging.

De controlemeldingen

Staat het meldingenscherm aan, dan controleert Xedule na het ophalen de aangeleverde gegevens tegen de huidige situatie. De uitkomst ziet u op het tabblad met meldingen. Die controle heeft een gevolg dat verder gaat dan alleen tonen.

Een medewerker met een melding wordt niet aangeboden om door te voeren.

Een medewerker waarover een melding verschijnt, valt volledig uit de import: ook zijn naam, e-mailadres, aanstelling en verlof worden dan niet bijgewerkt. Los de melding op en voer de import opnieuw uit. Staat het meldingenscherm uit, dan draait de controle niet; er verschijnen dan geen meldingen en er valt ook niemand uit, maar u ziet de onderliggende situaties dan ook niet.

De controle rekent per periode. Onderstaande meldingen kunnen verschijnen.

Melding	Betekenis en oplossing
Medewerker wordt niet geïmporteerd omdat deze geen roostercode of alias heeft in het bronsysteem	Geen van de drie velden met de personeelscode is gevuld. Vul in HR2day de roostercode van deze medewerker en voer de import opnieuw uit. Deze melding verschijnt ook wanneer het meldingenscherm uitstaat.
Medewerker verlof wordt niet geïmporteerd omdat deze geen roostercode of alias heeft in het bronsysteem	Deze melding gaat over een verzuimregistratie zonder verwijzing naar een medewerker. De tekst noemt de roostercode, maar de werkelijke oorzaak is dat de registratie in HR2day niet aan een medewerker hangt. Herstel die koppeling in HR2day.
Medewerker bestaat met hetzelfde personeelsnummer en afwijkend referentie-ID	In Xedule staat al een medewerker met dit personeelsnummer, maar met een ander referentie-ID. Vervang in de basisdata van de medewerker het referentie-ID door het nieuwe, of controleer in HR2day of er twee records voor dezelfde persoon bestaan.
Medewerker heeft inzet voor het huidige hoofdteam	Het hoofdteam wijzigt, terwijl de medewerker in het huidige hoofdteam nog is ingezet. Haal die inzet in de jaarplanning weg, of zet het hoofdteam handmatig om en leen de medewerker uit aan het oude team.
Medewerker heeft uitleen vanuit het huidige hoofdteam	Het hoofdteam wijzigt, terwijl er vanuit het huidige hoofdteam nog uitleen loopt. Vervalt die uitleen, haal hem dan weg; verschuift hij mee naar het nieuwe team, zet dan het hoofdteam handmatig om per de juiste periode.
Medewerker heeft uitleen naar een andere organisatorische eenheid	Het hoofdteam wijzigt, terwijl de medewerker in die periode met een andere organisatorische eenheid is gedeeld. Hef de deling op en maak haar opnieuw aan tot en met de periode waarin vanuit het oude hoofdteam werd gedeeld.
Medewerker heeft inzet buiten de aanstellingsperiode	Er staat inzet op een moment waarop de medewerker volgens de aanstelling niet in dienst is. Verwijder die inzet in de jaarplanning, of controleer de einddatum van de arbeidsrelatie in HR2day.
Medewerker heeft uitleen buiten de aanstellingsperiode	Er loopt uitleen buiten de aanstellingsperiode. Kort de uitleen in tot en met de laatste week van de aanstellingsperiode, op tijdspanne week in plaats van periode of jaar.

Los de meldingen over een hoofdteamwissel als eerste op: zolang die blijven staan, wordt de medewerker in het geheel niet bijgewerkt. Wisselt een hoofdteam midden in een periode, dan is de algemene lijn dat inzet, uitleen en deling worden omgezet naar het nieuwe hoofdteam, en dat bestaande inzet op het oude team als uitleen vanuit het nieuwe hoofdteam wordt vastgelegd.