Magister Weekrooster Export

Magister Weekrooster Export

Inleiding

De rapportage Magister Weekrooster Export levert het weekrooster van Xedule aan in de vorm waarin Magister het kan inlezen. De rapportage maakt in één keer twee bestanden: een lesgroepenbestand met per leerling de vakken die hij in een lesgroep volgt, en een weekroosterbestand met de ingeroosterde lessen van de gekozen week.

Kenmerkend voor deze variant is dat de lesgroepcodes niet uit de basisdata van Xedule komen, maar door de rapportage zelf worden samengesteld. De twee bestanden horen daardoor onlosmakelijk bij elkaar: het weekroosterbestand verwijst naar codes die alleen in het bijbehorende lesgroepenbestand voorkomen. Gebruikt u liever de lesgroepcodes zoals ze in de basisdata staan, dan combineert u de rapportage Magister Lesgroepen basisdata met de variant Magister Weekrooster Export (Geen LG); hoofdstuk “Verschil met de variant Geen LG” zet beide varianten naast elkaar.

Dit document beschrijft wat de rapportage oplevert, hoe u hem uitvoert, welke gegevens in beide bestanden terechtkomen en wat u in Xedule moet inrichten om een bruikbaar resultaat te krijgen.

Randvoorwaarden en functionele eisen

Technische randvoorwaarden

• De rapportage is voor uw omgeving beschikbaar gesteld en u hebt de bijbehorende autorisatie. Zonder die autorisatie staat de rapportage niet in de lijst.
• U hebt toegang tot het scherm Export, Rapportages.
• Het resultaat is een zip-bestand met twee platte tekstbestanden, waarin de velden met puntkomma’s van elkaar zijn gescheiden. Er wordt geen Excel- of PDF-bestand gemaakt.

Functionele eisen aan de inrichting in Xedule

Magister vult de agenda’s alleen wanneer een les compleet is. Ontbreekt een van de vijf elementen lesuur, groep, vak, docent of lokaal, dan is die les in Magister niet zichtbaar. De rapportage laat een ontbrekend gegeven leeg en levert de regel gewoon aan; de controle daarop ligt dus bij u.

• Roostert u met keuzewerktijd en zijn de bijbehorende hulptabellen in Magister ingericht, dan roostert u de klassenvariant met lesuur, groep en vak, en de docentenvariant met lesuur, docentcode, vak en lokaal. Een vakcode voor keuzewerktijd mag nooit gelijk zijn aan een reguliere vakcode.
• Werkt u met standby-uren, dan roostert u die met lesuur, docentcode en de standbycode als vak. Voeg die lessen toe nadat het rooster klaar is en zet de bestaande lessen vast voordat u de roosterautomaat opnieuw start.
• Een les die niet is ingeroosterd, komt niet in het weekroosterbestand. Controleer dus vooraf of alle te exporteren lessen daadwerkelijk een tijd hebben.

Voor deze variant hoeft u de lesgroepcodes zelf niet in te richten: die worden door de rapportage gegenereerd. Wel moet elke student van een clusterles in de betreffende periode lid zijn van een klas — zonder klas mislukt de hele rapportage (hoofdstuk “Foutafhandeling en meldingen”).

De rapportage uitvoeren

De rapportage staat onder Export, Rapportages. In dat scherm ziet u alleen de rapportages waarvoor u geautoriseerd bent; deze rapportage heeft een eigen autorisatie, los van de andere Magister-rapportages. De lijst is gesorteerd op de interne code van de rapportage.

De vier stappen van een rapportage, van keuze tot gedownload bestand.

Boven in het scherm kiest u de week of weken waarvoor u de rapportage wilt draaien. In plaats van een week kunt u ook een basisrooster aanvinken. Per aangevinkte week of per aangevinkt basisrooster wordt één uitvoering gestart, met dus ook één bestand als resultaat.

Verder zijn er geen keuzes te maken: er verschijnt geen filtervenster waarin u medewerkers, groepen, faciliteiten of lessentabellen kunt selecteren. De organisatorische eenheid komt uit de omgeving waarin u op dat moment werkt.

De rapportage draait op de achtergrond. In de onderste lijst loopt de status mee: genereren, voltooid, fout, bezig met stoppen of afgebroken. Pas bij de status voltooid is de downloadknop actief; daarmee haalt u het bestand op. Deze rapportage levert geen uitvoer die u in het scherm zelf kunt bekijken — u werkt altijd met het gedownloade bestand.

Inhoud van de uitvoer

Eén uitvoering levert twee bestanden op, die samen in een zip-bestand worden gedownload.

De twee bestanden die de rapportage samen aflevert.

Het lesgroepenbestand

Het lesgroepenbestand heeft de extensie .LG en bevat alleen de studenten die aan minstens één clusterles deelnemen (zie hoofdstuk “Waar de clustercode vandaan komt”). Elk van hen krijgt één regel, met per clusterles die hij volgt een blokje met de lesgroep, de clustercode en de vakcode. Er is geen kopregel; studenten die uitsluitend klassikale lessen volgen, komen niet in dit bestand voor.

De opbouw van een regel in het lesgroepenbestand.

Positie	Veld	Wat erin staat en waar het vandaan komt
1	locatiecode	Altijd de vaste waarde 0031.
2	studentnummer	De code van de student uit de basisdata.
3	—	Blijft altijd leeg.
4	klascode	De klas waarvan de student in de betreffende week lid is. Heeft de student geen klas, dan blijft het veld leeg.
5 en verder	lesgroep, cluster, vak	Per clusterles één blokje met drie waarden, onderling gescheiden door komma’s. De lesgroepnaam wordt samengesteld uit de representatieve klas van die les zonder het laatste teken, gevolgd door de clustercode en de vakcode (paragraaf “De representatieve klas en de lesgroepnaam”); daarna volgen de clustercode en de vakcode nog een keer afzonderlijk. De blokjes staan achter elkaar, gescheiden door puntkomma’s, en dubbele blokjes worden weggelaten.

Een voorbeeldregel ziet er zo uit:

0031;734;;HV6r;HV60entl,0,entl;HV69ak,9,ak;HV612biol,12,biol;

Het weekroosterbestand

Het weekroosterbestand heeft de extensie .WBF en bevat de ingeroosterde lessen van de gekozen week. Het bestand begint met één vaste kopregel, gevolgd door de lesregels. Tijden en individuele studenten komen niet in dit bestand voor.

*****;-;;;

De opbouw van een regel in het weekroosterbestand.

Positie	Veld	Wat erin staat en waar het vandaan komt
1	lesuur	De eerste twee letters van de dagnaam gevolgd door het nummer van de roostereenheid, bijvoorbeeld Do3 voor de derde roostereenheid op donderdag.
2	klas	De klas die bij de les hoort. In deze variant is dat een berekende klas: de kleinst mogelijke set klassen die de studenten van de les dekt, en bij een clusterles één representatieve klas.
3	docent	Het personeelsnummer van de docent. Staan er meerdere docenten op de les, dan komt er per docent een eigen regel.
4	lokaal	De code van de faciliteit. Ook hier levert elke faciliteit een eigen regel op.
5	vakcode	De code van de geroosterde leeractiviteit zoals die in het rooster wordt getoond.
6	—	Altijd de vaste waarde 0.
7	clustercode	De clustercode die de rapportage voor deze les heeft berekend. Hoort de les niet bij een cluster, dan blijft het veld leeg.
8	—	Altijd de vaste waarde 0.
9	volgnummer	Een oplopend nummer per regel, beginnend bij 1.
10 tot en met 12	—	Blijven altijd leeg.

Een voorbeeldregel ziet er zo uit:

Do3;1MD1;JOD;I05;ak;0;0;0;1;;;

Magister bepaalt bij het inlezen aan de hand van de klascode, de vakcode en de clustercode welke lesgroep in de conversietabel hoort.

De bestandsnaam

De naam van de download begint met de code van de week. Hebt u een basisrooster gekozen, dan is dat de code van de basisweek van dat rooster en wordt de naam van het basisrooster achter de weekcode gezet. Daarna volgt MagisterExport. Omdat er twee bestanden zijn, krijgt u een zip-bestand; blijft er onverhoopt maar één bestand over, dan downloadt u dat losse bestand. Tekens die niet in een bestandsnaam thuishoren worden vervangen door een liggend streepje.

Waar de clustercode vandaan komt

De clustercode is het gegeven waarmee Magister bepaalt welke lesgroep bij een les hoort: bij het inlezen zoekt Magister in de conversietabel op de combinatie van klascode, vakcode en clustercode. In deze rapportage komt die code niet uit de basisdata van Xedule — Xedule berekent hem tijdens het maken van de bestanden. Hij duikt daarna op twee plaatsen op: in kolom 7 van het weekroosterbestand, en verwerkt in de lesgroepnaam in het lesgroepenbestand.

Wanneer een les een clustercode krijgt

Niet elke les krijgt een clustercode. Xedule vergelijkt per les de studenten die de les volgen met de studenten van de klassen waaraan de les hangt.

Alleen lessen waarvan de studenten afwijken van de klas krijgen een clustercode.

• Volgen precies de studenten van de klas of klassen de les, dan is het een gewone klassikale les. De kolom clustercode blijft leeg en er komt voor die les geen regel in het lesgroepenbestand.
• Wijkt de groep studenten af — een ander aantal, of studenten uit de klas die deze les niet volgen — dan is het een clusterles. Die krijgt een clustercode en komt wél in het lesgroepenbestand.

Hoe het nummer wordt toegekend

Voor elk vak houdt de rapportage een eigen teller bij. De eerste clusterles van een vak krijgt clustercode 0, de tweede 1, de derde 2, enzovoort. Bij het volgende vak begint de teller weer bij 0. Dezelfde clustercode komt dus bij verschillende vakken voor; dat is geen probleem, omdat Magister op de combinatie van klas, vak en cluster zoekt.

De volgorde waarin de nummers worden uitgedeeld, volgt uit de codes van de groepen die aan de lessen hangen: de lessen worden alfabetisch op die gecombineerde codes verwerkt. De nummering ligt dus vast zolang de groepen en hun codes niet wijzigen, maar u kunt hem niet zelf sturen. Hernoemt u een groep, dan kunnen de clustercodes van een vak bij de volgende export verschuiven.

• De teller stopt niet bij 9. Heeft een vak in dezelfde week meer dan tien clusterlessen, dan worden de clustercodes 10, 11 en verder. Die tweecijferige code komt zowel in kolom 7 van het weekroosterbestand als in de gegenereerde lesgroepnaam terecht: H410wisB,10,wisB. Ga na of uw Magister-inrichting een clustercode van twee tekens aankan voordat u met zoveel clusters per vak gaat werken.
• Twee clusterlessen van hetzelfde vak met exact dezelfde studenten krijgen elk een eigen clustercode; ze worden niet samengevoegd.
• Er wordt niet gecontroleerd of een clustercode of een gegenereerde lesgroepnaam al bestaat. Dubbele namen komen zonder melding in het bestand terecht.

De representatieve klas en de lesgroepnaam

Bij een clusterles staat in de kolom klas van het weekroosterbestand niet de hele reeks klassen van de deelnemers, maar één klas: die van de eerste student van de les. Dat is de representatieve klas. Uit die klas wordt ook de lesgroepnaam in het lesgroepenbestand opgebouwd: het laatste teken van de klascode vervalt, en daarachter komen de clustercode en de vakcode.

De lesgroepnaam wordt samengesteld uit de klasstam, de clustercode en de vakcode.

Let op het verschil tussen de twee bestanden. In het lesgroepenbestand staat in de kolom klascode de eigen klas van de student, terwijl de lesgroepnaam op diezelfde regel is opgebouwd uit de representatieve klas van de les. Die twee kunnen dus verschillen wanneer de studenten van een clusterles uit meerdere klassen komen.

Uitgewerkt voorbeeld met drie klassen en drie clusterlessen

Neem de klassen H4A, H4B en H4C. Voor het vak wisB zijn drie clusterlessen geroosterd, elk met studenten uit twee van die klassen. Daarnaast is er één clusterles voor het vak entl. De rapportage komt dan tot de volgende toekenning:

Les	Vak	Studenten uit	Representatieve klas	Cluster	Gegenereerde lesgroepnaam
Les 1	wisB	H4A en H4B	H4A	0	H40wisB
Les 2	wisB	H4B en H4C	H4B	1	H41wisB
Les 3	wisB	H4A en H4C	H4C	2	H42wisB
Les 4	entl	H4A en H4B	H4A	0	H40entl

Twee dingen vallen op. De drie wisB-lessen krijgen achtereenvolgens 0, 1 en 2, en bij het vak entl begint de teller opnieuw bij 0. En hoewel alle drie de klassen op H4 beginnen, leveren ze na het wegvallen van het laatste teken dezelfde stam H4 op; het is dus de clustercode die de drie lesgroepnamen uit elkaar houdt.

In het weekroosterbestand ziet dat er zo uit — let op kolom 2 met de representatieve klas en kolom 7 met de clustercode:

Ma2;H4A;JOD;I05;wisB;0;0;0;1;;;

Di4;H4B;SOO;I11;wisB;0;1;0;2;;;

Wo1;H4C;JOD;I05;wisB;0;2;0;3;;;

Do3;H4A;VDB;I07;entl;0;0;0;4;;;

En in het lesgroepenbestand, met per student zijn eigen klas in kolom 4:

0031;100001;;H4A;H40wisB,0,wisB;H40entl,0,entl;

0031;100002;;H4C;H41wisB,1,wisB;

0031;100003;;H4A;H42wisB,2,wisB;

Student 100001 volgt zowel les 1 als les 4 en heeft daarom twee blokjes op zijn regel. Student 100002 zit in klas H4C, maar volgt les 2, waarvan de representatieve klas H4B is; zijn lesgroepnaam is daardoor H41wisB en niet H42wisB. Dat is normaal gedrag: de lesgroepnaam hoort bij de les, de klascode bij de student.

Wat er wel en niet in de uitvoer komt

De rapportage kijkt uitsluitend naar de gekozen week en het gekozen rooster. Daarbinnen gelden de volgende regels voor het weekroosterbestand.

• Alleen lessen komen mee. Toetsen, beroepspraktijkvorming, keuzes en afspraken blijven buiten het bestand.
• Alleen daadwerkelijk ingeroosterde lessen komen mee. Een activiteit zonder tijd wordt overgeslagen.
• Lessen die buiten de openstelling van de week vallen, komen niet mee.

Eén les levert vaak meerdere regels op. De rapportage schrijft namelijk een regel per combinatie van roostereenheid, docent, lokaal en klas. Een les van twee lesuren met twee docenten en één lokaal levert dus vier regels op. Ontbreekt een docent, een lokaal of een klas, dan blijft dat veld leeg maar wordt de regel wel geschreven.

Voor het lesgroepenbestand geldt een engere selectie: daarin staan uitsluitend de clusterlessen en de studenten die daaraan deelnemen. Elke student krijgt precies één regel, met daarop een blokje per clusterles die hij volgt. Klassikale lessen en de studenten die alleen die lessen volgen, komen er niet in voor.

Verschil met de variant Geen LG

Naast deze rapportage bestaat de variant Magister Weekrooster Export (Geen LG). Het verschil zit niet alleen in het ontbrekende lesgroepenbestand: ook de inhoud van het weekroosterbestand verschilt op twee punten.

De twee varianten van de weekroosterexport naast elkaar.

Kort samengevat: kies deze rapportage wanneer u de lesgroepen door Xedule wilt laten samenstellen, en kies de variant Geen LG wanneer u de lesgroepcodes uit de basisdata gebruikt en daarvoor de rapportage Magister Lesgroepen basisdata draait.

Foutafhandeling en meldingen

De rapportage geeft zelf geen toelichtende foutmeldingen in het scherm. Wat u ziet, is de status in de resultatenlijst; de details van een mislukte uitvoering staan in de logging van de omgeving.

Status in de lijst	Betekenis
genereren	De rapportage is gestart of is bezig. De downloadknop is nog niet actief.
voltooid	Het bestand is klaar en kan worden gedownload.
fout	De uitvoering is mislukt. Er is geen bestand; de oorzaak staat in de logging.
bezig met stoppen	Er is om afbreken gevraagd en de uitvoering wordt beëindigd.
afgebroken	De uitvoering is afgebroken en heeft geen bestand opgeleverd.

Mislukt de download zelf, dan verschijnt een venster met de titel rapport files en de tekst er is een fout opgetreden tijdens het laden.

Situaties die de rapportage laten mislukken

• Heeft bij een clusterles geen enkele student in de betreffende periode een klas, dan breekt de rapportage af. Dit is een bewuste keuze, omdat Magister zonder klas geen lesgroep kan bepalen. De status wordt fout en er komt geen bestand. Controleer in dat geval of alle studenten van de betreffende lessen lid zijn van een klas.
• Levert de uitvoering helemaal geen bestanden op, dan eindigt de rapportage eveneens met de status fout.

Situaties die u niet ziet

• Mislukt alleen het lesgroepenbestand, dan gaat de rapportage door met het weekroosterbestand. U krijgt dan de status voltooid en één los bestand in plaats van een zip met twee bestanden, zonder verdere melding. Controleer daarom bij een onverwacht losse download of het lesgroepenbestand ontbreekt.
• Een ontbrekende docent, lokaal of klas levert een leeg veld op in plaats van een melding. Die lessen worden door Magister niet in de agenda geplaatst.