Magister Weekrooster Export (Geen LG)

Magister Weekrooster Export (Geen LG)

Inleiding

De rapportage Magister Weekrooster Export (Geen LG) levert het weekrooster van Xedule aan in de vorm waarin Magister het kan inlezen. Anders dan de gewone weekroosterexport maakt deze variant geen lesgroepenbestand: u krijgt uitsluitend het weekroosterbestand met de ingeroosterde lessen van de gekozen week.

Deze variant hoort bij de werkwijze waarin de lesgroepen uit de basisdata van Xedule leidend zijn. De lesgroepen levert u dan aan met de rapportage Magister Lesgroepen basisdata; deze rapportage levert het bijbehorende rooster. Gebruikt u die combinatie, dan is dit de weekroosterexport die u nodig hebt.

Dit document beschrijft wat de rapportage oplevert, hoe u hem uitvoert, welke gegevens in het bestand terechtkomen en waarin deze variant afwijkt van de gewone weekroosterexport.

Randvoorwaarden en functionele eisen

Technische randvoorwaarden

• De rapportage is voor uw omgeving beschikbaar gesteld en u hebt de bijbehorende autorisatie. Die autorisatie staat los van die van de gewone weekroosterexport.
• U hebt toegang tot het scherm Export, Rapportages.
• Het resultaat is één plat tekstbestand, waarin de velden met puntkomma’s van elkaar zijn gescheiden. Er wordt nooit een zip-bestand gemaakt, omdat er maar één bestand is.

Functionele eisen aan de inrichting in Xedule

Magister vult de agenda’s alleen wanneer een les compleet is. Ontbreekt een van de vijf elementen lesuur, groep, vak, docent of lokaal, dan is die les in Magister niet zichtbaar. De rapportage laat een ontbrekend gegeven leeg en levert de regel gewoon aan; de controle daarop ligt dus bij u.

• De groepen die in het bestand terechtkomen, zijn de groepen zoals ze aan de les hangen. Zorg er daarom voor dat de groepcodes in Xedule overeenkomen met wat Magister verwacht.
• Roostert u met keuzewerktijd en zijn de bijbehorende hulptabellen in Magister ingericht, dan roostert u de klassenvariant met lesuur, groep en vak, en de docentenvariant met lesuur, docentcode, vak en lokaal. Een vakcode voor keuzewerktijd mag nooit gelijk zijn aan een reguliere vakcode.
• Werkt u met standby-uren, dan roostert u die met lesuur, docentcode en de standbycode als vak. Voeg die lessen toe nadat het rooster klaar is en zet de bestaande lessen vast voordat u de roosterautomaat opnieuw start.
• Een les die niet is ingeroosterd, komt niet in het bestand. Controleer dus vooraf of alle te exporteren lessen daadwerkelijk een tijd hebben.

De rapportage uitvoeren

De rapportage staat onder Export, Rapportages. In dat scherm ziet u alleen de rapportages waarvoor u geautoriseerd bent; deze rapportage heeft een eigen autorisatie, los van de andere Magister-rapportages. De lijst is gesorteerd op de interne code van de rapportage.

De vier stappen van een rapportage, van keuze tot gedownload bestand.

Boven in het scherm kiest u de week of weken waarvoor u de rapportage wilt draaien. In plaats van een week kunt u ook een basisrooster aanvinken. Per aangevinkte week of per aangevinkt basisrooster wordt één uitvoering gestart, met dus ook één bestand als resultaat.

Verder zijn er geen keuzes te maken: er verschijnt geen filtervenster waarin u medewerkers, groepen, faciliteiten of lessentabellen kunt selecteren. De organisatorische eenheid komt uit de omgeving waarin u op dat moment werkt.

De rapportage draait op de achtergrond. In de onderste lijst loopt de status mee: genereren, voltooid, fout, bezig met stoppen of afgebroken. Pas bij de status voltooid is de downloadknop actief; daarmee haalt u het bestand op. Deze rapportage levert geen uitvoer die u in het scherm zelf kunt bekijken — u werkt altijd met het gedownloade bestand.

Inhoud van de uitvoer

Eén uitvoering levert één bestand op. Anders dan bij de gewone weekroosterexport zit er géén lesgroepenbestand bij, en er wordt dus ook nooit een zip-bestand gemaakt.

Wat er wel en niet in de download zit.

Het weekroosterbestand

Het bestand heeft de extensie .WBF en bevat de ingeroosterde lessen van de gekozen week. Het begint met één vaste kopregel, gevolgd door de lesregels. Tijden en individuele studenten komen niet in het bestand voor.

*****;-;;;

De opbouw van een regel in het weekroosterbestand.

Positie	Veld	Wat erin staat en waar het vandaan komt
1	lesuur	De eerste twee letters van de dagnaam gevolgd door het nummer van de roostereenheid, bijvoorbeeld Do3 voor de derde roostereenheid op donderdag.
2	klas	De groepen zoals ze aan de les hangen. In deze variant wordt er niets berekend: bij een klassikale les staat hier de klascode, bij een clusterles de code van de lesgroep uit de basisdata.
3	docent	Het personeelsnummer van de docent. Staan er meerdere docenten op de les, dan komt er per docent een eigen regel.
4	lokaal	De code van de faciliteit. Ook hier levert elke faciliteit een eigen regel op.
5	vakcode	De code van de geroosterde leeractiviteit zoals die in het rooster wordt getoond.
6	—	Altijd de vaste waarde 0.
7	clustercode	Blijft in deze variant altijd leeg; zie hoofdstuk “Waar de clustercode vandaan komt”. De clustercode komt uit het lesgroepenbestand van de rapportage Magister Lesgroepen basisdata.
8	—	Altijd de vaste waarde 0.
9	volgnummer	Een oplopend nummer per regel, beginnend bij 1.
10 tot en met 12	—	Blijven altijd leeg.

Een voorbeeldregel ziet er zo uit:

Do3;1MD1;JOD;I05;ak;0;;0;1;;;

Magister bepaalt bij het inlezen aan de hand van de klascode, de vakcode en de clustercode welke lesgroep in de conversietabel hoort. Omdat de clustercode in dit bestand leeg blijft, komt die informatie uit het lesgroepenbestand dat u met de rapportage Magister Lesgroepen basisdata aanlevert.

De bestandsnaam

De naam van de download begint met de code van de week. Hebt u een basisrooster gekozen, dan is dat de code van de basisweek van dat rooster en wordt de naam van het basisrooster achter de weekcode gezet. Daarna volgt MagisterExport, met de extensie WBF. Tekens die niet in een bestandsnaam thuishoren worden vervangen door een liggend streepje.

Waar de clustercode vandaan komt

Waarom de kolom leeg blijft

De clustercode is het gegeven waarmee Magister bepaalt welke lesgroep bij een les hoort: bij het inlezen zoekt Magister in de conversietabel op de combinatie van groepcode, vakcode en clustercode. In deze variant berekent Xedule die code niet. Het onderdeel dat clusters bepaalt hoort bij het samenstellen van het lesgroepenbestand, en dat wordt hier juist overgeslagen; kolom 7 blijft daardoor altijd leeg.

De clustercode komt in deze werkwijze uit de basisdata en bereikt Magister via het andere bestand: de rapportage Magister Lesgroepen basisdata. Daar is de clustercode simpelweg het laatste teken van de lesgroepcode zoals u die in Xedule hebt vastgelegd.

Die clustercode is altijd precies één teken. Eindigt een lesgroepcode op twee cijfers, dan gaat alleen het laatste cijfer mee: H4wisB10 levert clustercode 0. Houd daar rekening mee bij het opzetten van de lesgroepcodes.

De clustercode komt uit de lesgroepcode in de basisdata, niet uit deze rapportage.

Daar sluit kolom 2 van dit bestand op aan. Die kolom bevat namelijk de groepen zoals ze aan de les hangen: bij een gewone klassikale les is dat de klascode, en bij een clusterles de code van de lesgroep. Diezelfde lesgroepcode staat, met de clustercode en het vak erachter, in het lesgroepenbestand. Zo vinden beide bestanden elkaar zonder dat Xedule iets hoeft te berekenen.

Uitgewerkt voorbeeld met drie klassen en drie lesgroepen

Neem de klassen H4A, H4B en H4C. Voor het vak wisB zijn in de basisdata drie lesgroepen aangemaakt, met studenten uit die drie klassen door elkaar. De clustercode volgt telkens uit het laatste teken van de lesgroepcode:

Lesgroep in de basisdata	Studenten uit	Vak	Clustercode	Waar die vandaan komt
H4wisB1	H4A en H4B	wisB	1	laatste teken van H4wisB1
H4wisB2	H4B en H4C	wisB	2	laatste teken van H4wisB2
H4wisB3	H4A en H4C	wisB	3	laatste teken van H4wisB3

Deze rapportage levert dan de onderstaande regels. Kolom 2 bevat de lesgroepcode, kolom 7 blijft leeg:

Ma2;H4wisB1;JOD;I05;wisB;0;;0;1;;;

Di4;H4wisB2;SOO;I11;wisB;0;;0;2;;;

Wo1;H4wisB3;JOD;I05;wisB;0;;0;3;;;

Een gewone klassikale les van dezelfde klassen ziet er zo uit; daar staat in kolom 2 de klascode:

Do3;H4A;VDB;I07;ne;0;;0;4;;;

De bijbehorende clustercodes 1, 2 en 3 levert u aan met de rapportage Magister Lesgroepen basisdata, die voor deze drie lesgroepen regels als H4wisB1,1,wisB produceert. Zorg er daarom voor dat beide bestanden uit dezelfde week en dezelfde basisdata komen: wijzigt u een lesgroepcode tussen beide exports in, dan verandert ook de clustercode en sluiten de bestanden niet meer op elkaar aan.

Wat er wel en niet in de uitvoer komt

De rapportage kijkt uitsluitend naar de gekozen week en het gekozen rooster. Daarbinnen gelden de volgende regels.

• Alleen lessen komen mee. Toetsen, beroepspraktijkvorming, keuzes en afspraken blijven buiten het bestand.
• Alleen daadwerkelijk ingeroosterde lessen komen mee. Een activiteit zonder tijd wordt overgeslagen.
• Lessen die buiten de openstelling van de week vallen, komen niet mee.

Eén les levert vaak meerdere regels op. De rapportage schrijft namelijk een regel per combinatie van roostereenheid, docent, lokaal en groep. Een les van twee lesuren met twee docenten en één lokaal levert dus vier regels op. Ontbreekt een docent, een lokaal of een groep, dan blijft dat veld leeg maar wordt de regel wel geschreven.

Verschil met de gewone weekroosterexport

De naam Geen LG suggereert dat alleen het lesgroepenbestand ontbreekt, maar het verschil gaat verder: ook de inhoud van het weekroosterbestand wijkt op twee punten af.

De twee varianten van de weekroosterexport naast elkaar.

• In deze variant staan in de kolom klas de groepen zoals ze aan de les hangen. De gewone weekroosterexport berekent daar een klas bij, en vervangt die bij een clusterles door één representatieve klas.
• De kolom clustercode blijft in deze variant altijd leeg, omdat er geen clustercodes worden berekend.

Een prettig neveneffect is dat deze variant niet kan mislukken op studenten zonder klas: die controle hoort bij de berekening van de lesgroepen en wordt hier niet uitgevoerd.

Foutafhandeling en meldingen

De rapportage geeft zelf geen toelichtende foutmeldingen in het scherm. Wat u ziet, is de status in de resultatenlijst; de details van een mislukte uitvoering staan in de logging van de omgeving.

Status in de lijst	Betekenis
genereren	De rapportage is gestart of is bezig. De downloadknop is nog niet actief.
voltooid	Het bestand is klaar en kan worden gedownload.
fout	De uitvoering is mislukt. Er is geen bestand; de oorzaak staat in de logging.
bezig met stoppen	Er is om afbreken gevraagd en de uitvoering wordt beëindigd.
afgebroken	De uitvoering is afgebroken en heeft geen bestand opgeleverd.

Mislukt de download zelf, dan verschijnt een venster met de titel rapport files en de tekst er is een fout opgetreden tijdens het laden.

Levert de uitvoering geen bestand op, dan eindigt de rapportage met de status fout en is er niets te downloaden. Een ontbrekende docent, lokaal of groep levert géén fout op, maar een leeg veld; die lessen worden door Magister niet in de agenda geplaatst.