Magister Lesgroepen Basisdata

Magister Lesgroepen basisdata

Inleiding

De rapportage Magister Lesgroepen basisdata levert per student aan welke vakken hij in welke lesgroep volgt. Anders dan de gewone weekroosterexport gebruikt deze rapportage de lesgroepcodes zoals die in de basisdata van Xedule staan; er wordt niets gegenereerd. Daarmee houdt u zelf de regie over de codering die in Magister terechtkomt.

Deze rapportage levert alleen de lesgroepen. Het bijbehorende rooster levert u aan met de rapportage Magister Weekrooster Export (Geen LG). Die combinatie hoort bij elkaar: gebruikt u deze rapportage, kies dan nooit de gewone Magister Weekrooster Export, want die genereert zijn eigen lesgroepcodes en maakt zijn eigen lesgroepenbestand.

Dit document beschrijft welke eisen aan de lesgroepcodering worden gesteld, hoe u de rapportage uitvoert, en welke gegevens in het bestand terechtkomen.

Randvoorwaarden en functionele eisen

Technische randvoorwaarden

• De rapportage is voor uw omgeving beschikbaar gesteld en u hebt de bijbehorende autorisatie.
• U hebt toegang tot het scherm Export, Rapportages.
• Het resultaat is één plat tekstbestand met de extensie .LG, waarin de velden met puntkomma’s van elkaar zijn gescheiden.
• Gebruik deze rapportage altijd samen met Magister Weekrooster Export (Geen LG), nooit met de gewone Magister Weekrooster Export.

Eisen aan de lesgroepcodering

De lesgroepcode bepaalt hoe Magister de lesgroep terugvindt. De code is opgebouwd uit een groepdeel, een vakdeel en als laatste teken de clustercode.

De opbouw van een lesgroepcode, met de clustercode als laatste teken.

• De volledige lesgroepcode is maximaal elf tekens lang. Voor het groepdeel en het vakdeel samen zijn dus tien tekens beschikbaar; het elfde teken is de clustercode.
• De clustercode is altijd het laatste teken van de lesgroepcode. Daar wordt niets aan gerekend: de rapportage neemt letterlijk het laatste teken.
• Houd de laatste tekens van uw lesgroepcodes uniek binnen dezelfde klassen en hetzelfde vak, anders krijgen verschillende lesgroepen dezelfde clustercode (hoofdstuk “Waar de clustercode vandaan komt”).

De lesgroep hoeft niet dezelfde naam te hebben als het vak. Bij keuzedelen en enkele andere uitzonderingen komt dat in de praktijk wel voor.

Eisen aan de koppeling van lesgroepen en studenten

• Een lesgroep mag nooit gekoppeld zijn aan lessen met verschillende vakken. De lesgroep hoort altijd bij het vak dat in de lesgroepcode is verwerkt.
• Een groepcode mag wél aan meerdere lessen met verschillende vakcodes gekoppeld worden.
• Een student mag hetzelfde vak niet in twee verschillende groepen volgen. Een student kan dus niet Engels volgen in zijn stamklas én daarnaast bijles Engels in een aparte lesgroep.

De rapportage uitvoeren

De rapportage staat onder Export, Rapportages. In dat scherm ziet u alleen de rapportages waarvoor u geautoriseerd bent; deze rapportage heeft een eigen autorisatie, los van de andere Magister-rapportages. De lijst is gesorteerd op de interne code van de rapportage.

De vier stappen van een rapportage, van keuze tot gedownload bestand.

Boven in het scherm kiest u de week of weken waarvoor u de rapportage wilt draaien. In plaats van een week kunt u ook een basisrooster aanvinken. Per aangevinkte week of per aangevinkt basisrooster wordt één uitvoering gestart, met dus ook één bestand als resultaat.

Verder zijn er geen keuzes te maken: er verschijnt geen filtervenster waarin u medewerkers, groepen, faciliteiten of lessentabellen kunt selecteren. De organisatorische eenheid komt uit de omgeving waarin u op dat moment werkt.

De rapportage draait op de achtergrond. In de onderste lijst loopt de status mee: genereren, voltooid, fout, bezig met stoppen of afgebroken. Pas bij de status voltooid is de downloadknop actief; daarmee haalt u het bestand op. Deze rapportage levert geen uitvoer die u in het scherm zelf kunt bekijken — u werkt altijd met het gedownloade bestand.

Inhoud van de uitvoer

Eén uitvoering levert één bestand op: het lesgroepenbestand. Het weekrooster zit er niet bij, en er wordt dus ook nooit een zip-bestand gemaakt.

Wat er wel en niet in de download zit.

Het lesgroepenbestand

Het bestand bevat per student één regel, zonder kopregel. Op die regel staat voor elk vak dat de student in een lesgroep volgt een blokje met de lesgroep, de clustercode en de vakcode.

De opbouw van een regel in het lesgroepenbestand.

Positie	Veld	Wat erin staat en waar het vandaan komt
1	locatiecode	Altijd de vaste waarde 0031.
2	studentnummer	De code van de student uit de basisdata.
3	—	Blijft altijd leeg.
4	klascode	De klas waarvan de student in de betreffende week lid is. Heeft de student in die week geen klas, dan wordt in plaats daarvan de naam van de opleiding gebruikt die hij volgt. Is ook die er niet, dan blijft het veld leeg.
5 en verder	lesgroep, cluster, vak	Per vak één blokje met drie waarden, onderling gescheiden door komma’s: de lesgroepcode uit de basisdata, de clustercode (het laatste teken van die code) en de vakcode van de les. De blokjes staan achter elkaar, gescheiden door puntkomma’s; dubbele blokjes worden weggelaten.

Een voorbeeldregel ziet er zo uit: student 100001 uit klas H4A volgt het vak wisB in lesgroep H4wisB1.

0031;100001;;H4A;H4wisB1,1,wisB;

Let op het verschil met de gewone weekroosterexport: daar wordt de lesgroepnaam samengesteld door de rapportage, hier komt hij letterlijk uit de basisdata.

De bestandsnaam

De download heet MagisterExport met de extensie LG. Hebt u een basisrooster gekozen, dan staat de naam van dat basisrooster voor MagisterExport. Anders dan bij de weekroosterexport begint de naam niet met de weekcode; hebt u geen basisrooster gekozen, dan begint de naam daarom met een liggend streepje. Draait u de rapportage voor meerdere weken, hernoem de bestanden dan zelf, zodat u ze uit elkaar kunt houden.

Wat er wel en niet in de uitvoer komt

De rapportage kijkt naar de gekozen week en het gekozen rooster, en gaat daarbij ruimer te werk dan de weekroosterexport.

• Lessen, afspraken en beroepspraktijkvorming tellen allemaal mee. Alleen toetsen en keuzes blijven buiten beschouwing.
• Een activiteit hoeft niet ingeroosterd te zijn. Ook activiteiten zonder tijd leveren lesgroepregels op, zolang ze in de gekozen week vallen.
• Alleen groepen van het type lesgroep leveren een blokje op. Klassen en andere groepstypen niet.

Per lesgroep worden de studenten van die lesgroep meegenomen, aangevuld met de studenten van de overige, niet-lesgroepgebonden groepen van dezelfde activiteit. Elke student krijgt precies één regel; volgt hij meerdere vakken in lesgroepen, dan staan die achter elkaar op die ene regel. Identieke blokjes worden daarbij samengevoegd.

Waar de clustercode vandaan komt

De clustercode is het gegeven waarmee Magister bepaalt welke lesgroep bij een les hoort: bij het inlezen zoekt Magister in de conversietabel op de combinatie van groepcode, vakcode en clustercode. In deze rapportage wordt die code niet berekend. Hij is simpelweg het laatste teken van de lesgroepcode zoals u die in de basisdata van Xedule hebt vastgelegd — daar wordt niets aan gerekend, niets afgeleid en niets gecontroleerd.

U hebt de clustercode daarmee volledig zelf in de hand, maar u bent er ook zelf verantwoordelijk voor. Xedule signaleert niet wanneer twee lesgroepen dezelfde clustercode opleveren; die bestanden komen zonder melding in Magister terecht.

Uitgewerkt voorbeeld met drie klassen en drie lesgroepen

Neem de klassen H4A, H4B en H4C. Voor het vak wisB zijn drie lesgroepen aangemaakt, met studenten uit die drie klassen door elkaar. Daarnaast volgt een deel van dezelfde studenten het vak entl in de lesgroep H4entl1.

Lesgroep	Vak	Studenten uit	Clustercode	Waar die vandaan komt
H4wisB1	wisB	H4A en H4B	1	het laatste teken van H4wisB1
H4wisB2	wisB	H4B en H4C	2	het laatste teken van H4wisB2
H4wisB3	wisB	H4A en H4C	3	het laatste teken van H4wisB3
H4entl1	entl	H4A en H4B	1	het laatste teken van H4entl1

Dat de lesgroep H4entl1 ook clustercode 1 krijgt, is geen probleem: Magister zoekt op de combinatie van groep, vak en cluster, en het vak verschilt. De rapportage levert dan bijvoorbeeld deze regels op:

0031;100001;;H4A;H4wisB1,1,wisB;H4entl1,1,entl;

0031;100002;;H4B;H4wisB1,1,wisB;

0031;100003;;H4B;H4wisB2,2,wisB;

0031;100004;;H4C;H4wisB3,3,wisB;

Student 100001 zit in klas H4A en volgt twee vakken in een lesgroep; die staan als twee blokjes achter elkaar op zijn regel. De studenten 100002 en 100003 komen allebei uit H4B, maar volgen wisB in een andere lesgroep en krijgen daardoor een andere clustercode. De klascode in kolom 4 is telkens de eigen klas van de student, niet de klas waarop de lesgroep is gebaseerd.

Dubbele clustercodes voorkomen

Omdat de clustercode simpelweg het laatste teken van de lesgroepcode is, ontstaat er een botsing zodra twee lesgroepen binnen dezelfde klassen en hetzelfde vak op hetzelfde teken eindigen. Stel dat er voor wisB een vierde lesgroep bij komt, bedoeld als extra ondersteuningsgroep, met de code H4extra1:

Lesgroep	Vak	Clustercode	Gevolg
H4wisB1	wisB	1	in orde
H4wisB2	wisB	2	in orde
H4wisB3	wisB	3	in orde
H4extra1	wisB	1	botst met H4wisB1: zelfde vak, zelfde clustercode

Dezelfde botsing ontstaat ongemerkt zodra een vak meer dan negen lesgroepen krijgt. De clustercode is namelijk precies één teken: van een lesgroep met de code H4wisB10 gaat alleen de 0 mee, en van H4wisB11 alleen de 1 — die laatste botst dus met H4wisB1. Een tweecijferige volgnummering in de lesgroepcode levert daardoor geen tweecijferige clustercode op; alleen het laatste teken telt.

• Houd het aantal lesgroepen van hetzelfde vak binnen dezelfde klassen daarom op maximaal negen, of zorg dat het laatste teken van de code per vak uniek is — bijvoorbeeld door een letter te gebruiken in plaats van een tweede cijfer.

In het bestand is dat terug te zien aan twee regels die voor Magister niet meer te onderscheiden zijn op vak en cluster:

0031;100001;;H4A;H4wisB1,1,wisB;

0031;100005;;H4A;H4extra1,1,wisB;

De oplossing is de codering zo te kiezen dat het laatste teken binnen die combinatie uniek is. Hernoem H4extra1 bijvoorbeeld naar H4extra4; dan ontstaan de clustercodes 1, 2, 3 en 4 en herkent Magister vier verschillende clusters:

0031;100005;;H4A;H4extra4,4,wisB;

Houd daarbij twee regels aan. Binnen dezelfde klassen moet elke combinatie van vak en lesgroep een eigen clustercode hebben, en dezelfde combinatie moet in álle betrokken klassen dezelfde clustercode krijgen.

Lesgroepcodes waar de rapportage over struikelt

• Een lesgroep zonder code laat de hele rapportage mislukken. Er wordt dan geen regel overgeslagen: de uitvoering eindigt met de status fout en levert geen bestand op.
• Een lesgroepcode van één teken werkt wel, maar levert een blokje op waarin de lesgroep en de clustercode hetzelfde teken zijn, bijvoorbeeld 1,1,wisB. Dat is zelden wat u bedoelt.
• Eindigt een lesgroepcode op een letter in plaats van een cijfer, dan wordt die letter de clustercode. De rapportage kijkt niet of het laatste teken een cijfer is; houd de codering daarom consequent.

Let er tot slot op dat de volledige lesgroepcode maximaal elf tekens lang mag zijn, waarvan het laatste teken de clustercode is (paragraaf “Eisen aan de lesgroepcodering”).

Foutafhandeling en meldingen

De rapportage geeft zelf geen toelichtende foutmeldingen in het scherm. Wat u ziet, is de status in de resultatenlijst; de details van een mislukte uitvoering staan in de logging van de omgeving.

Status in de lijst	Betekenis
genereren	De rapportage is gestart of is bezig. De downloadknop is nog niet actief.
voltooid	Het bestand is klaar en kan worden gedownload.
fout	De uitvoering is mislukt. Er is geen bestand; de oorzaak staat in de logging.
bezig met stoppen	Er is om afbreken gevraagd en de uitvoering wordt beëindigd.
afgebroken	De uitvoering is afgebroken en heeft geen bestand opgeleverd.

Mislukt de download zelf, dan verschijnt een venster met de titel rapport files en de tekst er is een fout opgetreden tijdens het laden.

Levert de uitvoering geen bestand op, dan eindigt de rapportage met de status fout. Een student zonder klas en zonder opleiding levert geen fout op: het klasveld blijft dan leeg. Een lesgroep die niet aan een activiteit in de gekozen week hangt, komt eenvoudigweg niet in het bestand voor.