MyXedule - Beheer Entiteitsgegevens

Inleiding tot Entiteitenbeheer per ORE in MyXedule

Voor een correct beheer van entiteitgegevens in MyXedule is het essentieel om te begrijpen hoe entiteiten zoals medewerkers, studenten en faciliteiten per organisatie-eenheid (ORE) worden beheerd. Entiteiten moeten actief worden gesynchroniseerd om beschikbaar te zijn in MyXedule. Na verloop van tijd kunnen gegevens verouderen, wat periodieke opschoning noodzakelijk maakt om de datakwaliteit te waarborgen. Dit artikel beschrijft het proces voor het synchroniseren en opschonen van entiteiten, en legt de specifieke regels uit voor het beheer van faciliteitgegevens wanneer deze in meerdere ORE’s worden gebruikt.

Entiteiten doorvoeren voor Synchronisatie met MyXedule

Om entiteiten zoals medewerkers, studenten en faciliteiten beschikbaar te maken in MyXedule, moeten deze eerst worden gemarkeerd voor synchronisatie. Dit doe je door het vinkje ‘In MyX’ aan te zetten voor de desbetreffende entiteit. Nadat de entiteiten zijn geselecteerd, gebruik je de knop 'Doorvoeren in MyX’. Deze actie start de synchronisatie, waardoor de geselecteerde entiteiten beschikbaar en bruikbaar worden binnen de MyXedule-omgeving.

Procedure voor het Opschonen van Entiteiten in MyXedule

Binnen MyXedule worden alle entiteiten die ooit zijn doorgevoerd, bewaard. Dit kan ertoe leiden dat data uit voorgaande jaren die niet meer actueel is, in het systeem blijft staan, wat na verloop van tijd vervuilde data oplevert. Het wordt daarom geadviseerd om minimaal eenmaal per jaar de MyXedule-omgeving op te schonen (bij voorkeur aan het begin van het nieuwe schooljaar). Om dit te doen, ga je bij de betreffende basisdata naar het tabblad ‘MyX’ en klik je op 'MyX opschonen’. Er verschijnt dan een pop-upvenster. Het is belangrijk te weten dat entiteiten in het overzicht alleen worden verwijderd uit MyXedule voor de ORE waarin deze actie wordt opgestart. Deze opschoonactie kan alleen in het actieve schooljaar worden uitgevoerd en moet voor elke ORE afzonderlijk worden gedaan.