My Xedule - Afspraken

In de module Afspraken (Reserveren, Uitnodigen) is het mogelijk een faciliteit te reserveren. Wanneer dit door de onderwijsinstelling is ingericht, kunnen ook docenten en studenten hierbij uitgenodigd worden. 

Reserveringen kunnen gemaakt worden vanuit het Menu.  
De organisator ziet een reservering direct in het Rooster. 
Een uitnodiging voor een reservering kan vanuit het Berichtencentrum geaccepteerd of afgewezen worden. 
Een genodigde ziet de reservering in het roosters als deze de afspraak heeft geaccepteerd.

Het reserveren van faciliteiten en het uitnodigen van medewerkers en studenten is onderdeel van de module Afspraken (Reserveren, Uitnodigen). Deze is niet standaard beschikbaar in My Xedule. 

Weergeven vanuit het menu

Wanneer er in het menu de optie 'Reserveren' wordt geselecteerd, dan zie je een eerste scherm met daarin:

• Hoeveel minuten er nog gereserveerd mogen worden in de betreffende week
• De knop 'Reserveer Faciliteit' om een reservering te starten
• De knop 'Toon historie' om verlopen reserveringen in te kunnen zien

Nadat er op 'Reserveer faciliteit' is geklikt zie je het volgende scherm met daarin:

• Titel van de reservering. Dit komt ook terug in het rooster (optioneel)
• Klik op de balk bij 'Wanneer' om de kalender te openen in een zijpaneel en een datum en vervolgens tijd te kunnen selecteren.
  Is een datum grijs, dan is het (nog) niet mogelijk om hiervoor te reserveren
• Klik op NU om de dichtstbijzijnde starttijd te kiezen
• Selecteer de duur van de reservering uit het dropdown menu
• Wanneer ook andere worden uitgenodigd, kan de omschrijving worden ingevuld om de deelnemers te informeren. (optioneel).

• Klik op 'Zoek faciliteiten' om een beschikbare faciliteit te selecteren.
• Er kan hierbij aanvullend nog gefilterd worden op:
  • Type (soort lokaal)
  • Capaciteit (voor hoeveel mensen is het beschikbaar)
  • Locatie (gebouw of fysieke locatie)
• Nadat de faciliteit is gekozen, kunnen ook deelnemers bij de reservering worden uitgenodigd. 
• Klik op Deelnemers als je anderen wilt uitnodigen.
  Is de knop Deelnemers niet zichtbaar dan heeft de onderwijsinstelling ervoor gekozen om dit niet mogelijk te maken
• Klik op 'Reserveer nu' om te reserveren zonder anderen hierbij uit te nodigen

• Klik op een deelnemer uit de lijst om deze aan de uitnodiging toe te voegen
• Er kan hierbij aanvullend nog gefilterd worden op:
  • Team (voor medewerkers)
  • Klas (voor studenten)
• Klik op 'Reserveer nu' om de reservering definitief te maken

Details van de Reservering

Huidige en toekomstige reserveringen staan in het reserveringsscherm én in het rooster. 

Via het menu 'Reserveren'

Via het menu 'Rooster'

Van deelnemers die zijn uitgenodigd is te zien of ze de afspraak geaccepteerd of afgewezen hebben, of nog niet gereageerd hebben.

Zowel via de reservering als via het rooster is het mogelijk om de reservering:

• Te verwijderen (Alleen mogelijk door de organisator, een servicedeskmedewerker of de roostermaker)
   
• Te bewerken (Alleen mogelijk door de organisator  en een servicedeskmedewerker)
  Zijn voor de reservering deelnemers zijn uitgenodigd, worden deze via het Berichtencentrum van de reservering op de hoogte gesteld. Dit geldt bij een wijziging van startdatum en -tijd, duur en/of locatie. De reservering moet dan (opnieuw) geaccepteerd of afgewezen worden.
   

• Te bevestigen
  De knop BEVESTIG DEZE AFSPRAAK staat er alleen als:

  • de onderwijsinstelling een bevestiging vraagt van de organisator, en
  • de activiteit in het tijdvenster valt waarbinnen de reservering bevestigd moet worden.

  Binnen een vooraf vastgestelde periode moet van de reservering door de organisator bevestigd worden. 
  Door de onderwijsinstelling kan er ook vereist worden dat op basis van de locatie de afspraak bevestigd moet worden. 
  Om een reservering op locatie te kunnen bevestigen moet toestemming worden gegeven aan My Xedule voor het gebruiken van de locatie op het gebruikte toestel. Als dit nog niet is ingesteld zal het besturingssysteem van het toestel er naar vragen. Bevestigen kan alleen als de gebruiker van My Xedule binnen een straal van duizend (1.000) meter van de locatie is.
  
  Als een reservering niet op tijd wordt bevestigd, wordt de reservering geannuleerd en komt de ruimte vrij voor anderen om deze te gebruiken.

  

Na de start van een reservering

Als de afspraak is gestart kan deze nog verlengd worden, of eerder gestopt. 

De Reservering verlengen kan vanaf de start tot vijftien minuten na afloop van de reservering. De totale tijd van de reservering moet dan nog steeds passen in de tijd die de organisator van de reservering beschikbaar heeft. Daarnaast moet ook de beschikbaarheid van de betreffende faciliteit passen in de gewenste verlenging.


De Reservering beëindigen kan vanaf vijftien minuten na de start tot aan het einde van de reservering. De tijd die daarbij overblijft komt weer beschikbaar voor andere reserveringen.

De Servicedeskmedewerker

Het kan zijn dat op een onderwijsinstelling het maken van reserveringen niet alleen door medewerkers en studenten, maar ook (of zelfs alleen maar), mogelijk is gemaakt voor een Servicedeskmedewerker. Dit is een rol waarbij deze medewerker (denk daarbij aan een facilitair medewerker, receptionist) de rechten heeft om reserveringen te maken in naam van een ander als het onderdeel Afspraken (Reserveren, Uitnodigen) ook is ingeschakeld.

De servicedeskmedewerker heeft ook het recht reserveringen te maken, aan te passen, te verlengen, te beëindigen en zelfs te verwijderen.

Het bevestigen van een reservering kan alléén door degene gedaan worden waarvoor de reservering is gedaan.

Het Berichtencentrum

Een uitnodiging voor een reservering is te vinden in het Berichtencentrum . Door op het bericht te klikken worden details van de reservering zichtbaar. De organisator wordt genoemd, net als andere deelnemers en de locatie. Van deelnemers is te zien of ze de uitnodiging geaccepteerd of afgewezen hebben, of nog niet gereageerd hebben.

Een reservering blijft zichtbaar in het Berichtencentrum totdat deze is afgelopen, ook als deze is afgewezen. Zo blijft het mogelijk om toch nog deel te nemen aan een eerder afgewezen reservering.