Exchange

De koppeling met Exchange biedt de mogelijkheid om roosters te publiceren in agenda's van medewerkers, studenten en/of faciliteiten. Deze service is gerealiseerd met behulp van Exchange Web Services 2.0 en wordt ondersteund door Exchange versies starten vanaf 2007 SP1, Office 365 en Exchange online. Hou er rekening mee dat bij gebruik van Exchange online er een limiet van 500 adressen geldt.

Om gebruik te kunnen maken van deze Exchange Web Service (EWS) is het noodzakelijk om een account met de rol ApplicatieionImpersionation vanuit Exchange beschikbaar te stellen. Deze EWS wordt alleen gekozen als alleen gebruik wordt gemaakt van publicaties naar Outlook zonder dat gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheid om online Teams meetings aan te laten maken. Moeten er ook online Teams meetings aangemaakt kunnen worden, maak dan gebruik van de Exchange Graph API.

-> Online meetings (met agenda activiteiten)

Om de Exchange koppeling in Xedule te kunnen instellen dient deze beschikbaar te zijn binnen het onderdeel Beheer - Configuratie, is dit niet het geval vraag dit dan aan bij de Customer Care van Xedule via een melding in het supportsysteem.

Vanaf Xedule 5.7.5 is ook de GRAPH API beschikbaar voor het configureren van de Exchange koppeling, deze maakt het mogelijk Microsoft Teams meetings aan te maken van lessen.

-> Online meetings (met agenda activiteiten)

Alleen online Teams meetings aanmaken (zonder afspraken in de Outlook agenda te laten aanmaken) is ook mogelijk.

-> Online meetings (zonder agenda activiteiten, Graph API)

Inrichting configuratie Exchange in Xedule

Het onderdeel Configuratie moet eenmalig worden ingericht om de webservice Exchange in gebruik te kunnen nemen.

De onderstaande standaard velden kunnen gevuld worden, waarbij de kleuren niet verplicht zijn. Worden de kleuren niet gevuld dan worden de afspraken weergegeven in de kleur zoals in Exchange staat ingesteld.

Body / Subject / Location

Naast de standaard velden kan in de body, de onderwerpregel (subject) en de locatie regel (location) van een afspraak extra informatie worden toegevoegd aan een afspraak. Via het dropdown menu kan een coderingsmasker(s) worden geselecteerd om extra informatie aan de afspraak te koppelen of kan er handmatig extra tekst worden ingevoerd.

Handmatig ingevoerde tekst wordt bij alle afspraken in Exchange getoond.

Status van een afspraak

Het is mogelijk om de status van een afspraak mee te geven aan een afspraak. Binnen Xedule is het mogelijk om voor de verschillende type afspraken ( Les, BPV, Vakantie, Toets, Afspraak, Concept) afzonderlijk een status zoals Exchange deze gebruikt, te koppelen.

Inrichting basisdata Xedule voor publicatie naar Exchange

Om de agenda's in Exchange te kunnen vullen met afspraken moet in de basisdata van Xedule extra informatie worden toegevoegd bij de medewerkers, studenten en faciliteiten.

Basisdata - Medewerkerdata - Medewerkers

Om de agenda van een medewerker in Exchange te kunnen vullen moeten binnen het onderdeel Basisdata - Medewerkerdata - Medewerkers in het overzicht basisdata de emailadressen van de medewerkers gevuld zijn.

Basisdata - Studentdata - Studenten

Om de agenda van een student in Exchange te kunnen vullen moeten binnen het onderdeel Basisdata - Studentdata - Studenten in het overzicht basisdata de emailadressen van de studenten gevuld zijn.

Basisdata - Faciliteitdata - Faciliteiten

Om de agenda van een faciliteit in Exchange te kunnen vullen moeten binnen het onderdeel Basisdata - Faciliteitdata - Faciliteiten in het overzicht basisdata de referentie van de faciliteit gevuld zijn met het e-mailadres van de faciliteit.

Publicatie naar Exchange

Voor het publiceren van roostergegevens wordt gebruik gemaakt van de service Exchange binnen het onderdeel Export - Services.

Het overzicht Services bestaat uit drie schermen.

Instellingen

Door op de header van het scherm instellingen te klikken opent het overzicht met periodes en weken. Hier kan worden aangegeven voor welke periode en welke week/ weken het rooster gepubliceerd moet worden.

Respecteer kleine pauzes

In dit scherm kan aangegeven worden of lessen waarin een kleine pauze opgenomen is (anders gezegd: die over een kleine pauze heen geroosterd zijn) in de export meegestuurd worden als:

• een les met één begin- en één eindtijd, ook als er een kleine pauze binnen deze les valt (geen vinkje bij 'Respecteer kleine pauzes')
• of een les met een deel vóór en een deel na een eventuele kleine pauze ( wel een vinkje bij 'Respecteer kleine pauzes')

Services

Door in het overzicht Services in de regel Exchange op (de wereldbol) te klikken verschijnt een pop-upvenster waarin medewerker(s), student(en) en/of faciliteit(en) en dagen geselecteerd kunnen worden. Zet de vinkjes bij de medewerkers, studenten, faciliteiten en dagen waarvoor een rooster gepubliceerd moet worden naar Exchange en klik vervolgens op OK.

Medewerkers/studenten die geselecteerd worden zijn organisators en deelnemers. Dit zijn dus de gebruikers die emails zullen ontvangen.

Gebruikers die niet geselecteerd worden zullen geen team-meeting emails ontvangen en zijn daarmee ook geen deelnemers.

Resultaat

Het overzicht Resultaat toont de voortgang van de export. De kolom 'Status' geeft aan of de service goed is verlopen. Zodra de status op 'Vrijgegeven' staat is het roosterbericht verstuurd naar Exchange en zal de agenda bijgewerkt worden.

De betrokken medewerkers zullen een herinnering ontvangen vanuit Exchange waarin de wijzigingen worden getoond.

Wanneer de status 'Fout' wordt getoond kan op de (i) geklikt worden voor informatie over de foutmelding. Het kan zijn dat er dubbele e-mailadressen aanwezig zijn, het kan ook zijn dat bij een medewerker of student geen of een verkeerd e-mailadres ingevoerd is.

Foutmeldingen kunnen ook ontstaan doordat de Exchange server de hoeveelheid aangeboden data niet kan verwerken. Exchange krijgt maar 10 minuten de tijd om een taak uit te voeren. Is de taak te groot dan ontstaat er een foutmelding.

Uitleg van de C-R-U-D statistieken bij een Exchange export

Wanneer je binnen Xedule navigeert naar Export -> Services -> Exchange en op het informatie-icoon (i) klikt naast een voltooide export, zie je statistieken met de letters c-r-u-d. Deze afkorting staat voor CRUD (Create, Read, Update, Delete). De getallen naast deze letters vertegenwoordigen het totaal aantal afspraken van de agenda gekoppeld aan het betreffende e-mailadres. Dit omvat alle afspraken, ook die niet uit Xedule afkomstig zijn, en eventuele onderliggende afspraken die via de GRAPH API worden ontvangen.