Rapportages
Het tabblad 'Rapportages' geeft de mogelijkheid om overzichten met een nader te specificeren tijdshorizon te genereren en downloaden.
Instellingen
In het scherm 'Instellingen' wordt een jaar, periode(s) en/of week(weken) geselecteerd waarvoor de rapportages gemaakt moeten worden. Selecteer meerdere periodes of weken door de Ctrl-toets ingedrukt te houden tijdens het selecteren. Selecteer alle periodes in één keer door de checkbox voor 'Periode' aan te vinken. Hetzelfde geldt voor alle weken in een periode, gebruik dan de checkbox voor 'Week'. Om alle weken in een jaar te selecteren, moeten eerst alle periodes geselecteerd worden en daarna alle weken. In omgekeerde volgorde werkt dit principe niet.
De gemaakte selectie is af te lezen in de kop van dit scherm.
Onderaan het scherm kan aangegeven worden of lessen waarin een kleine pauze opgenomen is (anders gezegd: die over een kleine pauze heen geroosterd zijn) in de export meegestuurd worden als
- een les met één begin- en één eindtijd, ook als er een kleine pauze binnen deze les valt (geen vinkje bij 'Respecteer kleine pauzes')
- of een les met een deel vóór en en deel na een eventuele kleine pauze (wel een vinkje bij 'Respecteer kleine pauzes').
Rapporten
In het middelste deel van het scherm worden de beschikbare rapporten weergegeven. Met de filterknop kan gefilterd worden op naam van het rapport, tijdsbestek (week, periode of jaar) en wijzigingsdatum.
In de twee eerste kolommen worden de iconen van mogelijke formats weergegeven.
Hiermee wordt een txt.bestand aangemaakt.
Hiermee genereert Xedule een Excel-bestand.
Hiermee wordt een PDF-bestand aangemaakt.
In de kolom 'Rapport' staat de naam van het rapport. De kolom 'Tijdsbestek' geeft aan op welk niveau het rapport gegenereerd wordt (Jaar, Periode of Week). Kolom 'Gewijzigd' geeft aan wanneer het rapport de laatste keer gegenereerd is.
In elke omgeving wordt een standaard rapportagelijst klaargezet. Welke rapportages voor de verschillende gebruikers zichtbaar zijn is met behulp van autorisatie in te regelen.
Sommige rapporten worden op verzoek beschikbaar gemaakt. De daartoe gemachtigde gebruiker kan hiervoor een verzoek indienen bij Customer Care van Xedule.
Het is ook mogelijk dat er in de lijst maatwerk-rapporten staan, op verzoek gemaakt voor de eigen Xedule-omgeving.
- Selecteer het gewenste rapport door te klikken op de naam en vervolgens het gewenste formaat te kiezen in de eerste twee kolommen.
- Vink de klassen, medewerkers of andere elementen aan die in het rapport moeten worden opgenomen. Filter eventueel op team.
- Klik op 'Ok'.
| Naam rapport | Tijdsbestek | Beschrijving |
| Comtak Weekrooster Export (klassen) | Week | |
| Curriculum | Jaar | Afbeeldingen in html-formaat of als PDF van de aangevinkte curricula, vastgelegd in de meerjarenplanning. |
| Examenplan | Jaar | Examenplannen zoals die in de meerjarenplanning ingevoerd zijn. |
| ICarus Weekrooster Export (Lesgroepen) | Week | |
| IPTO | Week | Rapportage Integrale Personeels Tellingen Onderwijs t.b.v. het ministerie van onderwijs, alleen van toepassing voor Voortgezet Onderwijs scholen |
| Jaarplanning Untis Export (Periode) | Periode | Export van de Xedule-jaarplanning van de gekozen periode t.b.v. import in GP Untis. |
| Jaarplanning Untis Export (Week) | Week | Export van de Xedule-jaarplanning van de gekozen week t.b.v. import in GP Untis. |
| Magister Weekrooster Export | Week | Weekroosterexport ten behoeve van Magister. Als gebruik wordt gemaakt van online lessen is het van belang om op de online lessen voordat de export gedaan wordt een faciliteit in te zetten en daarna de export te doen, anders komen deze lessen niet mee naar Magister. Voor de roosterautomaat is dit niet van belang dus dit kan nadat de automaat gedraaid heeft. |
| Magister Weekrooster Export (Geen LG) | Week | Weekroosterexport ten behoeve van Magister (geen lesgroepen) |
| Periode onderwijs controle | Periode | Overzicht per medewerker van te geven lessen in de gekozen periode. |
| Periodedagrooster per faciliteit | Periode | Per faciliteit voor alle weken van de gekozen periode de ingeroosterde lessen. |
| Periodedagrooster per groep | Periode | Per groep voor alle weken van de gekozen periode de ingeroosterde lessen. |
| Periodedagrooster per medewerker | Periode | Per medewerker voor alle weken van de gekozen periode de ingeroosterde lessen. |
| Plan van Inzet per medewerker | Jaar | Plan van Inzet per medewerker. Bij medewerkers die voor meerdere ORE's werken (delen van medewerkers) worden alle gegevens in dit plan van inzet getoond. Als bij dit rapport het vinkje 'VZNZ splitsen' wordt aangezet, zal de voor- en nazorg per team worden berekend en worden weergegeven onder de overige onderwijstijd. De voor- en nazorg wordt dan dus gesplitst van de contacttijd. Wordt het vinkje niet aangezet, dan wordt de voor- en nazorg per onderwijsregel bij de contacttijd weergegeven |
Als een medewerker voor bijv. één periode wordt uitgeleend, wordt de wtf weergegeven over die periode en niet gemiddeld over het hele jaar.Als bij de export wordt gekozen voor aggregeren naar onderwijsproducttype dan worden de groepen niet getoond op het Plan van Inzet.Voor een juiste weergave van het plan van inzet van een medewerker die in meerdere ORE's ingezet wordt is het essentieel dat deze medewerker gedeeld is met behulp van 'Delen entiteiten'. Is dat niet gebeurd en is de medewerker in de verschillende ORE's onder hetzelfde personeelsnummer (docentcode) ingevoerd, dan wordt in de rapportage van het plan van inzet van deze medewerker de WTF in alle ORE's bij elkaar geteld, zonder deze af te trekken van de totale aanstelling. Dat kan resulteren in een plan van inzet met een WFT van ruim boven de 1!
Dit is als volgt te herstellen: wijzig de code van deze medewerker in de ORE die niet de hoofd-ORE is tijdelijk zodat deze niet meer als dezelfde medewerker wordt gezien. Deel nu de medewerker vanuit de hoofd-ORE met de inlenende ORE en zet daarna de inzet van de 'foute/dubbele' medewerker om naar de gedeelde medewerker. Daarna kan de 'foute/ dubbele' medewerker verwijderd worden.
| Plannersoverzicht | Week | Van de gekozen week een overzicht van de ingeroosterde lessen van de aangevinkte medewerkers, groepen en lokalen. |
| Roosters in Outlook | ||
| Untis beschikbaarheid | Periode | Van de gekozen periode de beschikbaarheid van medewerkers, groepen en faciliteiten t.b.v. import in Untis. |
| Untis Weekrooster Export (klassen) | Week | |
| Urentelling opleidingsplan | Per aangevinkte opleiding en cohort een overzicht van het aantal uren zoals ingevoerd in de meerjarenplanning. | |
| Week onderwijs controle | Week | Overzicht per medewerker van te geven lessen in de gekozen week. |
| Weekrooster per faciliteit | Week | Van de gekozen week het rooster voor de aangevinkte faciliteiten. |
| Weekrooster per groep | Week | Van de gekozen week het rooster voor de aangevinkte groepen. |
| Weekrooster per medewerker | Week | Van de gekozen week het rooster voor de aangevinkte medewerkers. |
Resultaten
Nadat het rapport gestart is verschijnt hiervan een melding in het scherm 'Resultaten'.
De kolom 'Rapport' geeft de naam van het rapport weer.
In de derde kolom staat de knop die iets donkerder van kleur wordt tijdens het genereren van het rapport. Met deze knop kan het genereren van het rapport afgebroken worden.
De kolom 'Tijd' toont het tijdsbestek van het rapport, bijvoorbeeld jaar 2021-2022 of Periode 2021-2022.p.1 of Week 2021-2022.p1.w35.
Kolom 'Gewijzigd' geeft de datum en tijd waarop het rapport gegenereerd is.
De kolom 'Status' kan de waardes Genereren, Afgebroken, Fout of Voltooid bevatten. Bij genereren is Xedule bezig het rapport te genereren, Fout geeft aan dat er ergens iets fout is gegaan en Voltooid geeft aan dat het rapport klaar is. Bij een Foutmelding kan een melding gemaakt worden in het Xedule supportsysteem, zodat de Fout onderzocht kan worden. De kolom 'Gebruiker' geeft aan wie het rapport gegenereerd heeft.
- Wacht tot de melding 'Gereed' verschijnt in de laatste kolom van het scherm 'Resultaten'.
- Klik vervolgens in de eerste kolom op de knop
om het excel-, pdf- of txt-bestand te downloaden.
- Selecteer een plaats om het rapport op te slaan. Rapporten die meer dan één overzicht bevatten staan in een Zip-bestand.
- Open het bestand (eventueel na het unzippen) en druk het af.
Gebruikers zien alleen de eigen gegenereerde rapporten. De functioneel beheerder heeft de mogelijkheid om ook de rapporten van anderen te zien.
Aandachtspunten
Het is mogelijk maatwerkrapporten te laten maken. Deze zijn dan voor uw organisatie beschikbaar in het overzicht 'Rapporten'. Aanvragen voor maatwerkrapporten dienen voorzien te zijn van uitgebreide specificaties, die het beste samen met een adviseur opgesteld kunnen worden.
Ook is het mogelijk rapporten te laten voorzien van uw eigen logo. Het logo kan in .jpg formaat naar Xedule support verzonden worden om te worden toegevoegd aan de rapporten in uw Xedule-omgeving.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.