Bewaartermijnen instellen voor privacygevoelige data

Binnen Xedule kan per ORE een bewaartermijn (van 1 tot 10 jaar) worden ingesteld voor het automatisch anonimiseren van privacygevoelige gegevens. Een nachtelijke taak zorgt ervoor dat deze data na het verstrijken van de termijn definitief wordt verwijderd of onherkenbaar wordt gemaakt.

Het instellen van de velden is optioneel. Wanneer een veld leeg wordt gelaten, zal de data voor die specifieke categorie niet worden geanonimiseerd. Hiermee hebben functioneel beheerders centraal de controle en regie over het databeheer.

De instellingen zijn te vinden via Beheer > Configuratie > Databeheer.

Werkwijze

Volg de onderstaande stappen om de bewaartermijnen in te richten:

1. Navigeer op de configuratiepagina naar de gewenste ORE waarvoor je de termijnen wilt vastleggen.
2. Vul per gewenste categorie een bewaartermijn in met een waarde van 1 tot en met 10 (in jaren).
3. Laat een veld leeg als de data binnen deze categorie niet automatisch geanonimiseerd mag worden.
4. Klik op Opslaan.

Hoe wordt de bewaartermijn berekend?

De opschoning kijkt naar afgeronde schooljaren op basis van de volgende logica:

De ‘Bewaartermijn datum’ wordt bepaald door de bewaartermijn af te trekken van de huidige datum. Het systeem controleert in welk schooljaar deze 'Bewaartermijn datum' valt. Vervolgens worden alle schooljaren die dáárvoor al volledig zijn afgerond, geanonimiseerd.

Rekenvoorbeeld

• Huidige datum: 21 mei 2026
• Ingestelde termijn: 2 jaar
• Bewaartermijn datum: 21 mei 2024 (dit valt binnen schooljaar 23/24)
• Effect: Alle data uit schooljaren ouder dan schooljaar 23/24 worden geanonimiseerd.

Wat wordt er exact verwijderd?

Bij het bereiken van de berekende bewaartermijn worden de volgende specifieke gegevens opgeschoond:

1. Medewerkerdata

• Voornaam, achternaam, login/gebruikersnaam, e-mail, opmerking: Worden volledig leeggemaakt.
• Personeelsnummer: Wordt geanonimiseerd naar 'Oud medewerker ({Id})'.
• Opmerkingen op tijdigheidskolommen (In Dienst en Beschikbaar): Worden verwijderd uit Basisdata > Medewerkerdata. Hierbij is het jaar waarin de opmerking is geplaatst leidend, en dus niet de geldigheid van de medewerker zelf.

2. Studentdata

• Voornaam, achternaam, login/gebruikersnaam, e-mail, opmerking: Worden volledig leeggemaakt.
• Studentnummer: Wordt geanonimiseerd naar 'Oud student ({Id})'.
• Opmerkingen op tijdigheidskolommen (Studeert en Beschikbaar): Worden verwijderd uit Basisdata > Studentdata. Hierbij is het jaar waarin de opmerking is geplaatst leidend, en dus niet de geldigheid van de student zelf.

3. Opmerkingen en omschrijvingen

Medewerker- en studentdata zijn uitgesloten van deze categorie omdat deze via de specifieke instellingen hierboven worden beheerd.

• Kolommen ‘Opmerking’ en/of ‘Omschrijving’: Worden volledig leeggemaakt bij alle entiteiten met een geldigheid.
• Opmerkingen op alle tijdigheidskolommen: Worden verwijderd. Hierbij is het jaar waarin de opmerking is geplaatst leidend, en dus niet de geldigheid van de entiteit waarvoor deze tijdigheidskolom geldt.