Jaarplanning - Wizard - JP naar OP - Verband tussen Jaarplanning (JP) en Operationele planning (OP)

Inleiding

Bij het uitvoeren van de wizard JP naar OP worden de te roosteren lessen aangemaakt op basis van de onderwijsprogramma’s en werkverdeling in de jaarplanning. Er ontstaat op dat moment een knip tussen jaarplanning en operationele planning. Het is belangrijk om het moment waarop dit gebeuren moet goed te kiezen zodat het aantal wijzigingen zoveel mogelijk beperkt wordt en ook in beeld blijft. Vaak wordt ervoor gekozen om de jaarplanning ‘vast’ te zetten op het moment dat met roosteren begonnen wordt. Dat kan in Xedule op meerdere manieren.

• De jaarplanning kan per team, per onderdeel en per periode bevroren worden.
• Rechten om de jaarplanning te wijzigen kunnen tijdelijk aan bepaalde gebruikers ontnomen worden.

De eerste manier is makkelijker in te regelen en flexibeler (data kan per periode bevroren worden) dan het aanpassen van de rechten en verdient daarom de voorkeur. Voor verdere beschrijving van bevriezen van de jaarplanning, zie Beheer >  Data vastzetten

Wijzigingen in de jaarplanning hebben geen invloed op het rooster als de lessen al aangemaakt zijn, dus als de wizard JP naar OP uitgevoerd is.

Wijzigingen in de operationele planning hebben geen gevolgen voor het plan van inzet van de medewerker of voor het onderwijsprogramma van de studenten.

Wijzigingen in de basisdata kunnen voor zowel jaarplanning als roosters onvoorziene gevolgen hebben.

Beschikbaarheid van medewerkers en faciliteiten

Wanneer de beschikbaarheid van medewerkers of faciliteiten bij de basisdata aangepast wordt dan is dat meteen zichtbaar in de roosters. Zo kan het zijn dat medewerkers ingeroosterd zijn op momenten waarop ze niet meer beschikbaar zijn. Bij opnieuw starten van de roosterautomaat wordt dit hersteld.

Lesduur en faciliteittypesets

Lesduur (blokken) en vereist faciliteittypeset is in eerste instantie vastgelegd bij de basisdata. In het onderwijsprogramma kunnen beide overschreven worden. Dit is bij Blokken te zien aan de kleur van het getal: grijs is afkomstig uit de basisdata ( zie regel 1 in de afbeelding), zwart betekent dat de waarde overschreven is ( zie regel 2 en 3 in de afbeelding). Bij defaciliteittypeset verschijnt een vinkje wanneer deze aangepast is in het onderwijsprogramma ( zie regel 2 in de afbeelding). Is dat het geval, dan is de directe koppeling tussen lesduur en vereist faciliteitypeset vanuit de basisdata verbroken. Aanpassingen in de basisdata hebben dan geen invloed op de lessen.

Is de faciliteittypeset niet overschreven in het onderwijsprogramma, dan zal een aanpassing daarvan bij de basisdata (onderwijswizard) betekenen dat de les waarschijnlijk in een verkeerde faciliteit geroosterd wordt.

Lessen in weken

In de laatste stap van de wizard JP naar OP moet aangegeven worden in welke weken de lessen aangemaakt moeten worden.

De keuze daarvoor hangt af van de dataset. Zijn de lessen binnen een onderwijsperiode per week steeds gelijk, kies er dan voor om de lessen aan te maken in de eerste volledige week van de periode. Zijn de lessen in de weken binnen een onderwijsperiode niet steeds gelijk, laat de lessen dan aanmaken in alle weken. Zie voor meer informatie : Jaarplanning - Wizard - JP naar OP - Verschillende methoden bij verschillende rooster situaties

Lessen die op die manier aangemaakt zijn hebben een onderlinge relatie. Op basis daarvan is het later mogelijk om lessen die binnen een onderwijsperiode doorlopen op steeds hetzelfde moment in het rooster te zetten. Zijn lessen niet op hetzelfde moment met behulp van de wizard aangemaakt dan is het alsnog aanbrengen van de relaties veel ingewikkelder. Toelichting Lesrelaties