Als een personeelsnummer, gebruikersnaam en/of e-mailadres wijzigt is het heel belangrijk dit volgens onderstaande stappen uit te voeren. Als dat niet gedaan wordt is de kans groot dat data niet meer consistent is in de verschillende applicaties, wat tot problemen met bijvoorbeeld het opzoeken van een rooster of plan van inzet kan leiden.

Het betreft hier de kolommen Personeelsnummer en Gebruikersnaam in Basisdata>Medewerkerdata> Medewerkers. Het kan echter zijn dat in de kolom Gebruikersnaam het e-mailadres staat van de medewerker, vandaar dat hieronder sprake is van Gebruikersnaam/e-mailadres.

Waarschuwingen vooraf:

• Pas het personeelsnummer en de gebruikersnaam/e-mailadres nooit tegelijkertijd aan, dit zorgt er namelijk voor dat de persoon in My Xedule niet meer herkend kan worden en dan ziet My Xedule de persoon als nieuwe gebruiker, waarbij bestaande data niet gekoppeld kan worden. 
• Zorg ervoor dat tijdens de uitvoering van aanpassingen geen publicaties naar My Xedule worden gedaan.

Checklist vooraf:

Heeft deze persoon toekomstige My Xedule reserveringen?

Ja-> Maak een notitie welke reserveringen dat zijn, mogelijk moeten deze opnieuw aangemaakt worden. Let op dat dit ook reserveringen voor lokalen van andere ORE’s kunnen zijn.

Nee-> Geen controle noodzakelijk.

Heeft deze persoon roosteractiviteiten die nog niet gepubliceerd zijn naar My Xedule  ? 

Ja -> Voer de roosters voor de uit te voeren wijziging opnieuw door naar My Xedule.

Heeft deze persoon een Plan van Inzet?

Er is geen actie nodig voorafgaand aan de wijziging

Komt de persoon voor in een beschikbaarheidsuitvraag?

Ja-> Dan kan deze corrupt raken, de beschikbaarheidsuitvraag moet volledig nieuw aangemaakt worden. Wacht indien mogelijk met het wijzigen van het personeelsnummer totdat de beschikbaarheidsuitvraag afgerond is. Lukt dit niet, dan zal de beschikbaarheidsuitvraag vrijwel zeker opnieuw gemaakt en doorgevoerd moeten worden en moeten medewerkers deze opnieuw invullen.

Is deze persoon gedeeld met andere ORE’s?

Ja-> Ga dan naar het Stappenplan nummer 4.. 

1. Stappenplan voor wijzigen alleen gebruikersnaam/e-mailadres van een (niet gedeelde) medewerker.

1. Wijzig het veld Gebruikersnaam bij Basisdata > Medewerkerdata > Medewerkers (NB. Als het e-mailadres wijzigt kan de kolom e-mailadres ook gelijk gewijzigd worden)
2. Voer de medewerker door naar My Xedule
3. Voer teams door naar My Xedule

Als de persoon onderdeel is van onderstaande data, doe dan het volgende:

4. Voer Plan van inzet door naar My Xedule
5. Voer reserverings-profielen opnieuw door  naar My Xedule
6. Publiceer beschikbaarheids uitvraag opnieuw
7. Controleer,  als de persoon onderdeel is van roosters of de roosters in My Xedule staan, zo niet voer relevante roosters dan opnieuw door 
8. Maak indien nodig nieuwe reserveringen aan
9. Als de medewerker gebruiker is van Xedule, wijzig dan ook de gebruikersnaam in Beheer>Autorisaties>Gebruikers, en indien de medewerker een van de rollen in My Xedule heeft, voer deze Gebruiker dan ook opnieuw door naar My Xedule
10. Controleer of de oude personeelsnummer nog zichtbaar is in My Xedule
11. Schoon medewerkers op via Medewerkers > My Xedule> Opschonen
12. Blijft de persoon dan zichtbaar in My Xedule, dan bestaan er nog relaties die niet opgeruimd zijn. Neem dan contact op met support

2. Stappenplan voor wijzigen alleen personeelsnummer (niet gedeelde) medewerker

Volg eerst de checklist vooraf!

Wijzigen personeelsnummer

1. Wijzig het personeelsnummer in de basisdata bij Basisdata > Medewerkerdata > Medewerkers, doe dit in alle ORE’s waarin de persoon voorkomt. 
2. Zorg ervoor dat bij delingen, de stappen gevolgd worden voor gedeelde personen 
3. Voer de medewerker door naar My Xedule
4. Voer teams door naar My Xedule

Als de persoon onderdeel is van onderstaande data, doe dan het volgende:

5. Publiceer Plannen van Inzet opnieuw naar My Xedule
6. Voer reserverings-profielen opnieuw door naar My Xedule
7. Controleer bestaande reserveringen of maak ze opnieuw aan.
8. Controleer,  als de persoon onderdeel is van roosters of de roosters in My Xedule staan, zo niet voer relevante roosters dan opnieuw door 
9. Maak evt. nieuwe reserveringen aan
10. Controleer of het oude personeelsnummer nog zichtbaar is in My Xedule
11. Schoon medewerkers op via Medewerkers > My Xedule> Opschonen
12. Blijft het oude personeelsnummer dan nog zichtbaar in My Xedule dan bestaan er nog relaties die niet opgeruimd zijn. Neem dan contact op met support

3. Stappenplan voor wijzigen personeelsnummer én gebruikersnaam (e-mailadres) van een (niet gedeelde) medewerker.

Waarschuwing vooraf:

Pas het personeelsnummer en de gebruikersnaam (e-mailadres) nooit tegelijkertijd aan, dit zorgt er namelijk voor dat de persoon in My Xedule niet meer herkend kan worden en dan ziet My Xedule de persoon als nieuwe gebruiker, waarbij bestaande data niet gekoppeld kan worden. 

1. Voer de bovenstaande stappenplannen 1 en 2 na elkaar uit.

4. Stappenplan voor wijzigen gebruikersnaam/e-mailadres en/of personeelsnummer van een gedeelde of geclaimde medewerker.

 Er zijn 2 verschillende situaties te benoemen.

A. Een medewerker is gedeeld / geclaimd en is nog niet ingezet in de claimende ORE

1. Verwijder de aanwezige deling
2. Doorloop de bovenstaande stappenplannen (1, 2 of 3) voor wijzigen van gebruikersnaam/e-mailadres en/of personeelsnummer
3. Maak een nieuwe deling aan

B.Een medewerker is gedeeld / geclaimd en is ingezet in de claimende ORE.

Verwijder de aanwezige deling.

1. Doorloop de bovenstaande stappenplannen (1,2 of 3) voor het wijzigen van gebruikersnaam/e-mailadres en/of personeelsnummer. 
2. Maak een nieuwe deling aan
3. Bij wijzigen van personeelsnummer in de inlenende (claimende) ORE: Kijk in Jaarplanning > Werkverdeling > Onderwijs en Werkverdeling > Taken waar de persoon met het oude personeelsnummer op is ingezet en vervang dit door de persoon met het nieuwe personeelsnummer.
4. Bij wijzigen personeelsnummer in de inlenende (claimende) ORE: Kijk in Roosteren > Lessen (Periode of Week) naar de inzet op het oude personeelsnummer en vervang dit door het nieuwe personeelsnummer.
5. Bij wijzigen personeelsnummer in de inlenende (claimende) ORE: Verwijder de medewerker met het oude personeelsnummer in Basisdata > Medewerkerdata > Medewerkers van de inlenende ORE voorkomt. Bij het verwijderen krijg je een signaal als deze nog relaties heeft met data in de ORE, als dat zo is verwijder je dit eerst.

Stappenplan verwijderen (onzichtbaar maken) medewerker uit My Xedule

Doelen 

Men kan hiervoor de volgende doelstellingen hebben:

1. andere gebruikers kunnen deze medewerker niet meer selecteren/zien bij roosters in My Xedule
2. andere gebruikers kunnen deze medewerker niet meer selecteren bij Plannen van Inzet of Beschikbaarheids-uitvragen in My Xedule
3. de medewerker kan zelf niet meer inloggen in My Xedule

Adviezen voor standaard-acties

1. Zorg dat medewerkers die uit dienst zijn niet meer voorkomen in toekomstige roosters door de medewerker van lessen in toekomstige roosters in Xedule af te halen.
2. Verwijder oude gepubliceerde roosters uit MyX (via Export>My Xedule>Roosters met de verwijderknop voor de week), doe dit standaard bijvoorbeeld ieder jaar aan het einde van het schooljaar. Hiermee voorkom je het risico dat je roosters niet meer kan verwijderen na 2 jaar omdat historische jaren dan niet meer geladen worden. 
   1. Hou er hierbij rekening mee dat dit voor alle historische jaren gedaan moet worden. Als een medewerker langer dan 2 jaar geleden in dienst is en voorkomt in oude roosters, moet er eerst een aanvraag gedaan worden bij support om historische jaren in Xedule open te stellen. Daarna kunnen oude roosters uit My Xedule verwijderd worden. 
3. Verwijder beschikbaarheids-uitvragen zodra dit kan
4. Voer tenminste 1 x per jaar de actie Opschonen My Xedule uit in het huidige jaar in Basisdata>Medewerkerdata>Medewerkers>My Xedule, bij voorkeur kort voor het einde van (de openstelling van) het schooljaar.

NB. Na de laatste dag van de openstelling van een schooljaar start als het ware het nieuwe jaar, ook al is die nog niet begonnen. Vanaf dan wordt het aantal historische jaren dus een jaar opgeschoven.

Stappenplan voor verwijderen (onzichtbaar maken) van medewerker in My Xedule

Ga na in welke ORE’s de medewerker voorkomt en voer de volgende acties uit in al deze ORE’s:

1. Zorg ervoor dat voor de medewerker vanaf de datum dat deze niet meer in dienst is geldt dat deze:
   1. geen inzet heeft in Xedule 
   2. geen lessen of reserveringen heeft in het rooster
   3. niet voorkomt in een beschikbaarheids-uitvraag
2. Verwijder alle (oude) roosters uit My Xedule waar deze medewerker in voorkomt 
3. Verwijder (indien gewenst) alle Plannen van Inzet van de medewerker uit My Xedule
4. Vervang de gebruikersnaam van de medewerker door een niet bestaande gebruikersnaam, zet het vinkje bij ‘in My Xedule’ en klik op Doorvoeren naar My Xedule. Verwijder daarna het vinkje bij in My Xedule en en klik weer op Doorvoeren naar My Xedule
5. Voer de teams opnieuw door naar My Xedule
6. Voer eventuele beschikbaarheid-uitvragen opnieuw door
7. Voer de actie Opschonen My Xedule uit in het huidige jaar in Basisdata>Medewerkerdata>Medewerkers>My Xedule
8. Controleer of de medewerker nog zichtbaar is in My Xedule, zo ja neem dan contact op met Support