Toelichting Lesrelaties

Inleiding

Hieronder wordt uitgelegd hoe relaties ontstaan tussen lessen in verschillende weken, wat het nut daarvan is en hoe de relaties bewerkt of hersteld kunnen worden.

Ontstaan van lesrelaties met de Wizard JP naar OP

Als een onderwijsprogramma binnen een onderwijsperiode van week tot week verandert dan zal het onderwijsprogramma tot op weekniveau-detail vastgelegd worden.

Om ook in de operationele planning de lessen voor elke week klaar te zetten moeten de lessen aangemaakt worden in alle weken van de periode.

1. Menu Jaarplanning > Wizards > Wizard JP naar OP.
2. Selecteer in de laatste stap alle weken van de periode.

3. Bekijk na het uitvoeren van de Wizard het resultaat.

   Menu Roosteren > Lessen (Periode) Kolom 'Wordt gegeven op'

   Er staat een datum, tijd en weeknummer (bijvoorbeeld do 03 okt. 19:00-21:30 (W40)) in de kolom 'Wordt gegeven op'.

4. Kolom 'Gerelateerde lessen'

   Ga met de cursor over deze kolom heen om te zien wat de lesrelaties zijn.

Het nut van lesrelaties: kopiëren basisrooster naar andere weken

Vaak is een onderwijsprogramma opgebouwd uit lessen die een hele onderwijsperiode doorlopen en lessen die gedurende enkele weken gegeven worden. In veel gevallen kiest men ervoor om de lessen die doorlopen zoveel mogelijk in alle weken op hetzelfde moment in het rooster te zetten. Om dat te bewerkstelligen zijn de lesrelaties nodig.

Voorbeeld

In de jaarplanning zijn onderwijsprogramma’s klaargezet waarbij iedere week andere lessen zijn ingepland. Een aantal lessen wordt wel de hele periode gepland. Deze lessen vormen het basisrooster

Vanuit de jaarplanning worden alle weken doorgezet naar het roostergedeelte. Voor iedere week staan lessen binnen het onderdeel Lessen(Week).

1. Bepaal welke week de meeste druk oplevert voor het rooster. In dit voorbeeld is dat week 43.
2. Maak het rooster voor deze week en sla dit rooster op als basisrooster.

3. Kopieer de geroosterde lessen van week 43 naar alle andere weken, zodat de zogenaamde lintlessen in de overige weken op dezelfde plek zijn ingeroosterd.
   Kies bij het kopiëren voor de optie ‘Wijzig alleen lessen met gerelateerde les’.

   

Het resultaat is dat Xedule een les die voorkomt in het basisrooster én een relatie heeft met een les in de doelweek/weken op precies dezelfde plaats in het rooster zet. Lessen die in het basisrooster staan, maar niet in de betreffende week, leveren mogelijk een gaatje op in de roosters. Lessen die niet in het basisrooster voorkomen, maar wel in de betreffende week, moeten alsnog geroosterd worden.

Mutaties die in de jaarplanning gedaan worden nadat met roosteren begonnen is zullen alsnog in de lessen verwerkt moeten worden. Wanneer er tussen de lessen in de weken lesrelaties bestaan moet er voor gezorgd worden dat die relaties in tact blijven c.q. bijgewerkt worden.

Bestaande lessen synchroniseren

Aanpassingen in de jaarplanning kunnen worden doorgezet naar het onderdeel Roosteren. De bestaande lessen in het onderdeel Roosteren zullen worden bijgewerkt. De aanpassing kan al ingeroosterde lessen uitroosteren zodat ze opnieuw moeten worden ingezet.

Voorbeeld

Voor team A zijn de lessen doorgezet naar alle weken van de eerste periode. In de eerste week van de periode is het rooster gemaakt. Bij start schooljaar blijkt dat in de onderwijsprogramma’s en werkverdeling van team A nogal wat wijzigingen doorgevoerd zijn. De jaarplanning wordt voor dit team opnieuw doorgezet naar de operationele planning zodat de wijzigingen verwerkt worden.

Menu Jaarplanning > Wizards > JP naar OP.

• Selecteer alleen de klassen en lessentabellen van team A.
• Lessen aanmaken: selecteer alle weken van periode 1.
• Zet een vinkje bij 'Bestaande lessen synchroniseren'.

Bestaande lesrelaties synchroniseren

Aanpassingen in de jaarplanning kunnen worden doorgezet naar het onderdeel Roosteren waarbij de relaties tussen de lessen binnen de geselecteerde periode automatisch worden bijgewerkt.

Voorbeeld

In week 36 zijn de lessen aangemaakt. Achteraf wil men ook de lessen in week 37 aanmaken waarbij de relatie tussen de lessen van week 36 en week 37 gemaakt moet worden.

• Menu Jaarplanning > Wizards > JP naar OP.
• Selecteer de klassen en lessentabellen.
• Lessen aanmaken: selecteer week 37.
• Zet een vinkje bij 'Bestaande lesrelaties synchroniseren'.
• Controleer het resultaat bij Lessen (Periode).

Onderstaande tabel is voor zowel ‘Bestaande lessen synchroniseren’ als ‘Bestaande les relaties’ synchroniseren van toepassing.

Toelichting A, B en C

De oorspronkelijke les correspondeert door de gewijzigde lengte niet meer met de plaats waarop hij geroosterd is. Als gevolg daarvan wordt hij uitgeroosterd.

Toelichting H en J

Het verwijderen van een regel uit de lessentabel heeft dus geen gevolg voor het rooster. Dat betekent dat in de logs nagegaan zal moeten worden of en waar deze actie uitgevoerd is, om daarna handmatig bij Lessen (Periode) deze lesregels te verwijderen. De methode beschreven onder L levert wel het gewenste resultaat op.

Mutaties tijdens de operationele planning

Wanneer er handmatig wijzigingen in het rooster gedaan worden, dan is het belangrijk de relaties tussen de lessen in het oog te houden.

Andere medewerker aan een les , manier 1

1. Ga naar Lessen (Periode).
2. Filter de te wijzigen lessen.
3. Voer de wijziging in de hele set lessen uit.

Andere medewerker aan een les, manier 2

Als er al een rooster is kan manier 1 gebruikt worden, maar ook de volgende aanpak:

1. Ga naar Roosteren > Weekroosters.
2. Stel bij Opties in dat de te maken wijziging in alle weken moet gebeuren.
3. Verander de medewerker bij de les.

Toevoegen van een les

Bij het toevoegen van een les aan de hele periode moet in de gaten gehouden worden dat de lessen in de verschillende weken onderling gerelateerd zijn.

1. Ga naar Lessen (Week).
2. Voeg de nieuwe les toe.
3. Filter zo, dat alleen de nieuwe les verschijnt (tip: zet in de opmerking een tekst en filter daarop)

4. Klik onderaan op 'Kopieer gefilterde lessen naar een andere week'

   Geef de weken aan waar de les naartoe gekopieerd moet worden en klik op 'Kopiëren'

5. Kijk en controleer bij Lessen (Periode): de lessen én de relaties zijn in de juiste weken neergezet.

Splitsen van een les

Zodra een les gesplitst wordt moeten de relaties van die les goed in de gaten gehouden worden. Gebeurt dat niet, dan kan dat vervelende gevolgen hebben voor het kopiëren van roosters.

Voorbeeld

Alle lessen hebben een duur van 3 RE. In week 47 wordt de les gesplitst, zonder het vinkje bij de optie 'Wijzigingen, toevoegen en verwijderen in geselecteerde weken'. Dit resulteert in een les van 1 RE en een les van 2 RE in week 47.

De les van 2 RE een relatie heeft men de overige weken van de periode. De les van 1 RE heeft echter met geen enkele week een relatie. Als het rooster van week 47 gekopieerd wordt naar de overige weken incl. het vinkje 'Wijzig alleen lessen met gerelateerde les', dan wordt alleen de les met een duur van 2 RE meegenomen. De les met de duur van 1 RE zal niet gekopieerd worden naar de overige weken.

Als nu alsnog de wizard JP naar OP uitgevoerd zou worden, met daarbij een vinkje bij 'Bestaande lessen synchroniseren' dan wordt de les van 1 RE niet herkend. De les van 2 RE wordt aangepast en krijgt zijn oorspronkelijke duur weer terug.