Studenten - Werken zonder echte studenten in Xedule

Handmatige studentaantallen in de Basisdata

In de module Basisdata van Xedule vul je bij Studentdata > Groepen in de kolom 'Aantal studenten (studentloos)' een getal in om alvast een idee te hebben van de groepsgrootte voordat de werkelijke instroom bekend is. Dit getal dient als tijdelijke waarde en wordt automatisch overschreven zodra je specifieke instroomgegevens vastlegt in de jaarplanning.

Het invullen van dit aantal studenten in de Basisdata is bij een klas alleen mogelijk op het moment dat je de klas toevoegt. Nadat de klas is aangemaakt, kun je dit aantal alleen nog wijzigen via de jaarplanning. Als je echter werkt met een groep van het type 'lesgroep’, blijft het 'Aantal studenten (studentloos)' in de Basisdata wel op een later moment aanpasbaar.

Instroom en overschrijvingen in de Jaarplanning

In de module Jaarplanning van Xedule leg je bij Opleidingen de werkelijke studentaantallen vast. In de eerste week van de eerste periode van het schooljaar vul je hier het totaal aantal studenten in dat in dat jaar start met de betreffende opleiding. Je kunt een afname van studenten gedurende het jaar aangeven door een negatief getal in te vullen in de instroomkolom van een specifieke week, zoals in week 1 van periode 2.

Nadat de algemene instroom is bepaald, vul je bij Jaarplanning > Groepen het exacte aantal studenten per klas in bij de kolom van de betreffende opleiding. Waarschuwing: Zodra je de koppeling tussen de klas en de opleiding hebt gelegd door deze aantallen in te vullen, kun je de studentaantallen in de Basisdata niet meer handmatig aanpassen. Het aantal in de Jaarplanning overschrijft dan definitief de waarde in de kolom 'Aantal studenten (studentloos)' van de Basisdata.

Tip: In de Jaarplanning worden ook groepen van het type ‘lesgroep’ getoond als deze in de Basisdata zijn aangemaakt. Je kunt voor deze groepen echter geen studentenaantallen invullen, omdat een lesgroep in Xedule altijd een afgeleide is van (een deel van) de hoofdgroep of klas.

Weergave en lesaanpassingen in de module Roosteren

In de module Roosteren van Xedule is de weergave van het aantal studenten in eerste instantie gebaseerd op de gegevens uit de Basisdata. Zodra er instroom of uitstroom wordt geregistreerd in de jaarplanning, worden deze actuele waarden direct getoond in de roostering. Als er bijvoorbeeld 10 studenten instromen in periode 1 en er 3 stoppen in periode 2 (een uitstroom van -3), dan toont de kolom 'Aantal studenten (studentloos)' in de roostering respectievelijk 10 en 7 studenten.

Je kunt het aantal studenten in Roosteren > Groepen alleen handmatig aanpassen in de kolom 'Aantal studenten (studentloos)' als er in de jaarplanning geen gebruik wordt gemaakt van in- of uitstroom. Wil je echter incidentele wijzigingen doorvoeren, dan kun je dit doen op lesniveau via de weergaven Lessen (Week) of Lessen (Periode) in de kolom 'Aantal studenten’. Dit is handig voor bijvoorbeeld een eenmalige bijles aan een kleinere selectie studenten.

Let op: Wanneer je het aantal studenten handmatig aanpast op lesniveau, wordt deze wijziging niet doorgevoerd in de algemene kolom 'Aantal studenten (studentloos)' in de module Roosteren of in de Basisdata. Daarnaast is het aangepaste aantal in de weekroosters niet zichtbaar wanneer je met de muis over de betreffende les beweegt.