Studenten - Werken met echte studenten in Xedule

Studentgegevens beheren in Xedule Basisdata

Wanneer er in Xedule nog geen studenten bekend zijn, vul je bij ‘Basisdata > Studentdata > Groepen’ een aantal in bij de kolom 'Aantal studenten (studentloos)'. Dit stelt je in staat om met groepen te werken voordat de definitieve studentenlijsten beschikbaar zijn. Zodra bekend is welke studenten in welke klas zitten, koppel je deze studenten aan de klassen en eventuele lesgroepen. Je voert deze koppeling handmatig uit via ‘Basisdata > Studentdata > Groepen’ bij de optie ‘Studenten lid van’ of je maakt gebruik van een automatische koppeling via een import.

Op het moment dat je studenten importeert met een automatische koppeling, past Xedule het aantal studenten direct aan in 'Basisdata > Studentdata > Groepen’. Het systeem toont het gekoppelde gemiddelde aantal studenten in de kolom 'Aantal studenten (studentloos)'. Dit gemiddelde wordt berekend op basis van de koppelingen van studenten met de groep per jaar. Xedule rondt dit getal altijd naar boven af.

Studentenaantallen en instroom verwerken in de Jaarplanning

Wanneer je in de Basisdata een aantal hebt ingevuld in de kolom 'Aantal studenten (studentloos)' om een eerste indicatie van de groepsgrootte te hebben, neemt de Jaarplanning dit aantal over. Zodra je echter echte studenten toevoegt aan de Basisdata, wordt het aantal in ‘Jaarplanning > Groepen’ in de kolom 'Aantal studenten (studentloos)' niet automatisch meer aangepast. Je kunt dit aantal handmatig overschrijven door het gewenste aantal studenten in te vullen bij ‘Jaarplanning > Opleidingen’ in de eerste week van de eerste periode van het schooljaar.

Je kunt mutaties in studentenaantallen gedurende het jaar aangeven via de instroomkolom. Een afname van het aantal studenten geef je aan door een negatief getal in te vullen, bijvoorbeeld in de instroomkolom van de eerste week van periode 2. Na deze invoer dien je bij ‘Jaarplanning > Groepen’ het juiste aantal studenten per klas in te vullen in de kolom van de betreffende opleiding.

Waarschuwing: Als je na het toevoegen van echte studenten in de Basisdata het aantal studenten in de Jaarplanning niet invult, koppelt Xedule de klas met een waarde van 0 aan de onderwijsprogramma-regels. Dit heeft tot gevolg dat de studentenanalyse geen geplande uren of geroosterde uren meer toont voor deze groepen.

Studentenaantallen bij het roosteren en data-integriteit

In de module Roosteren is het aantal studenten van een groep in eerste instantie gebaseerd op de Basisdata. Hoewel je instroom of uitstroom kunt invullen in de Jaarplanning, toont de roostering deze specifieke getallen niet zolang er echte studenten in de Basisdata aan de groepen gekoppeld zijn. In ‘Roosteren > Groepen’ zie je het gemiddelde aantal studenten van de gekozen periode op basis van de koppelingen in de Basisdata.

Je kunt het aantal studenten in de kolom 'Aantal studenten (studentloos)' binnen de roostering alleen structureel wijzigen door de koppelingen aan te passen in ‘Basisdata > Studentdata > Groepen’ via 'Studenten lid van’. Het is wel mogelijk om op lesniveau afwijkingen door te voeren in de schermen 'Lessen (Week)' of 'Lessen (Periode)' bij de kolom 'Aantal studenten’. Dit is nuttig wanneer je bijvoorbeeld een bijles geeft aan een kleinere selectie studenten uit een groep.

Tip: Houd er rekening mee dat wanneer je het aantal studenten aanpast in 'Lessen (Periode)' of 'Lessen (Week)', Xedule dit getal niet synchroniseert met de kolom 'Aantal studenten (studentloos)' in de overzichten van ‘Roosteren > Groepen’ of de Basisdata. Ook zie je dit aangepaste aantal niet terug in de tooltip wanneer je in het weekrooster met de muis over de les beweegt. In de ‘Jaarplanning > Studentenanalyse’ blijft het systeem altijd uitgaan van de aantallen uit 'Jaarplanning > Groepen’, ongeacht handmatige wijzigingen in de roostering.

Als je onduidelijkheden signaleert in de studentenaantallen, kun je een integriteitscontrole uitvoeren in de Basisdata. Selecteer de betreffende groep en klik op de ‘Verwijderen’-weergave. Waarschuwing: Verwijder de groep niet echt, maar bekijk de getoonde relaties om te zien of er afwijkingen zijn. Als een groep uitsluitend voorkomt in de Jaarplanning en niet in de Basisdata, is er sprake van corrupte data. Dit ontstaat wanneer een groep uit de Basisdata is verwijderd terwijl er nog actieve relaties bestonden in de Jaarplanning of de roostering.