Privacyverklaring van Xedule B.V.

Inleiding

Het is fijn als iedereen kan begrijpen welke gegevens Xedule B.V. verwerkt. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen Xedule B.V. als Verwerker en Xedule B.V. als Verwerkingsverantwoordelijke.

Definitie persoonsgegeven

De definitie persoonsgegeven is vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en stelt “een persoonsgegeven is elke vorm van informatie die herleidbaar is naar een uniek, geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon”.

Definities Verwerken & Verwerkingsverantwoordelijke

• Verwerker: Xedule B.V. verwerkt persoonsgegevens in opdracht van de onderwijsinstelling binnen de applicaties die Xedule B.V. aanbiedt. De Verwerkersovereenkomst beschrijft de persoonsgegevens die Xedule B.V. verwerkt in opdracht van de onderwijsinstelling.
• Verwerkingsverantwoordelijke: Xedule B.V. verwerkt ook persoonsgegevens voor andere doeleinden. Hierbij bepaalt Xedule B.V. hoe deze persoonsgegevens verwerkt worden. Aan het verwerken van deze gegevens zijn eisen gesteld zoals een grondslag vanuit de AVG en bewaartermijnen voor deze persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens komen niet uit de applicaties maar uit andere bronnen waarbij de persoon toestemming kan geven of intrekken.

Deze privacyverklaring gaat over het verwerken van persoonsgegevens vanuit het perspectief Verwerkingsverantwoordelijke.

Deze privacyverklaring helpt je te begrijpen welke persoonsgegevens wij van je verzamelen, waarom wij de persoonsgegevens verzamelen en hoe Xedule B.V. met jouw persoonsgegevens omgaat.

Xedule B.V. als Verwerker

Er is een gedetailleerde Verwerkingsovereenkomst met de onderwijsinstelling gesloten waarin de verwerkingen en voorwaarden om te verwerken zijn vastgelegd. De grondslag om gegevens te verwerken is het uitvoeren van een overeenkomst.

Om je enigszins op weg te helpen om welke persoonsgegevens het gaat, krijg je hier inzage in de categorieën persoonsgegevens die verwerkt worden. Deze persoonsgegevens worden in opdracht van de onderwijsinstelling verwerkt, waarbij de grondslag voor verwerking het uitvoeren van een overeenkomst is. Hierbij is het Xedule B.V. niet toegestaan om deze persoonsgegevens voor andere doeleinden te gebruiken dan overeengekomen is in de Verwerkersovereenkomst.

De set aan persoonsgegevens bestaat uit:

• contactgegevens, zoals naam en e-mailadres;
• onderwijsdeelnemer- of personeelsnummer;
• studievoortgang met enkel de klas en/of leerjaar. Er wordt geen informatie verzameld die in het Leerlingvolgsysteem of aanverwante systemen horen, zoals bijvoorbeeld de aanwezigheidsregistratie;
• noodzakelijke gegevens om het onderwijs te organiseren;
• gegevens van docenten en begeleiders, voor zover deze gegevens van belang zijn voor de organisatie van het onderwijs voor de onderwijsinstelling.

Bij het gebruik van de applicaties van Xedule B.V. worden gegevens in opdracht van de onderwijsinstelling verwerkt waarmee we de ervaring van de gebruiker kunnen verbeteren en waarmee we technische ondersteuning bieden aan de onderwijsinstelling.

De informatie die tijdelijk, met een maximumduur van 6 maanden, opgeslagen wordt in logging bestanden is:

• de inlognaam;
• het authenticatie resultaat;
• welke applicatie gebruikt wordt;
• het tijdstip van gebruik;
• het IP-adres waarvandaan gewerkt wordt;
• de webbrowser;
• het besturingssysteem;
• het apparaat, zoals mobiele telefoon, tablet, computer.

Indien een datalek bekend is, worden de logging bestanden mogelijk langer bewaard. De bewaartermijn is dan afhankelijk van het forensisch onderzoek.

Hoe worden persoonsgegevens verzameld?

De onderwijsinstelling voert zelf de persoonsgegevens in binnen de applicatie. Dit kan door middel van een handmatige invoer gebeuren of via geautomatiseerde koppelingen met andere systemen die in gebruik zijn bij de onderwijsinstelling. Systemen met koppelingen zijn bijvoorbeeld een studentinformatiesysteem of een HR applicatie. Xedule B.V. voert zelf geen persoonsgegevens in.

Wat wordt er verder gedaan met persoonsgegevens?

Er wordt niets anders gedaan met je persoonsgegevens dan de verwerkingen die nodig zijn om de diensten aan de onderwijsinstelling te leveren. Deze verwerkingen vinden plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Jouw persoonsgegevens blijven bij Xedule B.V. en er zijn geen redenen om jouw persoonsgegevens te verhandelen met derde partijen en dat wordt ook niet gedaan.

Wel maakt Xedule B.V. bij het verlenen van haar diensten gebruik van derde partijen, zoals bijvoorbeeld een hosting provider die onze applicatie host. Met dergelijke partijen hebben we passende afspraken gemaakt om te zorgen dat persoonsgegevens op een veilige manier worden verwerkt.

De persoonsgegevens die in de applicaties van Xedule B.V. worden opgeslagen, worden niet gebruikt voor bijvoorbeeld marketingactiviteiten. Ook andere activiteiten die niet overeengekomen zijn met de onderwijsinstelling, worden niet gevoed met jouw persoonsgegevens.

Wat zijn de bewaartermijnen van jouw persoonsgegevens?

De bewaartermijnen zijn vastgelegd door de onderwijsinstelling. Xedule B.V. neemt geen initiatief in het verwijderen van gegevens, anders dan bij het einde van de overeenkomst met de onderwijsinstelling. Op het moment dat de onderwijsinstelling het contract beëindigt, is het beleid van Xedule B.V. om alle gegevens waarvoor geen wettelijke plicht bestaat om ze te bewaren, binnen zes maanden te verwijderen.

Op het moment dat de onderwijsinstelling meer persoonsgegevens wil verwijderen dan dat ze zelf kunnen, kan via een melding bij Xedule B.V. aangevraagd worden om de opgegeven persoonsgegevens te verwijderen.

Xedule B.V. als Verwerkingsverantwoordelijke

Er zijn persoonsgegevens die onder de verantwoordelijkheid van Xedule B.V. vallen waarmee direct is bepaald dat Xedule B.V. de Verwerkingsverantwoordelijke partij is. De onderwijsinstellingen of betrokkenen bepalen niet hoe de gegevens verwerkt worden. Toch zijn er regels waar Xedule B.V. zich aan moet houden. Denk hierbij aan de doelbinding, de grondslag voor de verwerking en de bewaartermijnen van deze persoonsgegevens.

Daar waar mogelijk worden jouw persoonsgegevens tenminste gepseudonimiseerd opgeslagen en indien mogelijk geanonimiseerd. Bij de anonimisering kan Xedule B.V. geen garantie geven dat de anonimisering bij sommige datasets geen herleidbaarheid naar een uniek, identificeerbaar persoon voorkomt. Toegang tot gepseudonimiseerde gegevens is verdeeld over meerdere personen om herleidbaarheid naar betrokkenen te voorkomen. Zo kan voor analyses enkel de gepseudonimiseerde gegevens geraadpleegd worden zonder dat de bronsystemen inzichtelijk zijn.

Persoonsgegevens voor Customer Relation Management (CRM)

Xedule B.V. wil graag goede contacten onderhouden met haar klanten en leveranciers. Hierbij wordt gebruikgemaakt van een CRM-systeem. Het CRM-systeem verzorgt de communicatie met partijen. Denk hierbij aan bezoekverslagen, off ertes en marketingactiviteiten. De persoonsgegevens worden direct bij de partijen opgevraagd, vaak naar aanleiding van een e-mail of telefoontje van de bewuste persoon.

Binnen het CRM-systeem worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

• naam;
• mailadres;
• telefoonnummer;
• functie/rol van de persoon om doelgerichte informatie te delen.

De grondslag om deze persoonsgegevens te verwerken is het gerechtvaardigd belang. De bewaartermijn is voor zolang de persoonsgegevens nuttig zijn voor Xedule B.V. Persoonsgegevens die niet langer nodig zijn, bijvoorbeeld doordat de persoon niet langer de rol binnen de onderwijsinstelling heeft waarvoor de gegevens zijn geregistreerd, worden elk kwartaal verwijderd. Het up-to-date houden van de contactpersonen is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de onderwijsinstelling en Xedule B.V.

Indien een overeenkomst tussen beide partijen eindigt, worden de contactgegevens maximaal drie jaar bewaard conform het interne beleid.

Met betrekking tot marketingactiviteiten worden berichten enkel naar relevante contactpersonen gestuurd en enkel met informatie die gerelateerd is aan de afgenomen diensten en producten.

Op alle communicatie is een opt-out beschikbaar waarbij gedeeltelijke of volledige afmelding eenvoudig in te stellen is. Bij generieke of algemene communicatie is een opt-in voor nieuwsbrieven beschikbaar die desgewenst aangevinkt kan worden zonder dat er negatieve consequenties zijn indien de nieuwsbrieven niet ontvangen willen worden.

Klanttevredenheidsmetingen

Xedule B.V. verbetert haar dienstverlening en producten continu. Hierbij is de input benodigd van gebruikers van de diensten en producten.

Klanttevredenheid op diensten (Customer Satisfaction - CSAT)

Het supportsysteem wordt voorzien van meldingen door de desbetreffende onderwijsinstellingen. Vanuit het supportsysteem wordt de melder gevraagd hoe de kwaliteit van het oplossen is geweest. Dit gebeurt maximaal eenmaal per dertig dagen per aanvrager van de melding. Zolang de informatie relevant is, worden de resultaten opgeslagen in het supportsysteem. Het is geen verplichting om deel te nemen aan de CSAT. Met de leverancier zijn contracten en een Verwerkersovereenkomst gesloten dat de data binnen de EER staat. De grondslag voor het verwerken van de persoonsgegevens is het gerechtvaardigd belang.

Klanttevredenheid op producten (Product Net Promoter Score - pNPS)

Vanuit de applicaties van Xedule B.V. worden de gebruikers gevraagd om hun mening over de applicaties. Dit is laagdrempelig en deelname is vrijwillig. Na afwijzing van deelname wordt de uitvraag tenminste één jaar gepauzeerd. De resultaten worden opgeslagen in InMoment waarmee contracten en verwerkersovereenkomst is gesloten zodat de data binnen de EER staat. De resultaten worden gepseudonimiseerd opgeslagen waarbij gescheiden toegang tot de informatie is ingeregeld zodat de medewerkers die analyses uitvoeren geen toegang hebben tot de identificeerbare persoonsgegevens. De gepseudonimiseerde persoonsgegevens worden maximaal twee jaar bewaard met analytische doeleinden. De grondslag voor het verwerken van de persoonsgegevens is het gerechtvaardigd belang.

AI transcriptie en notuleren door Leexi

Tijdens klantcontacten wordt gebruikgemaakt van Leexi. Dit is een applicatie die gesprekken vastlegt en kan transcriberen. Met Leexi zijn contracten en een Verwerkersovereenkomst gesloten waarbij vaststaat dat de data binnen de EER wordt opgeslagen. De gesprekken worden binnen twee jaar verwijderd. Of Leexi gebruikt mag worden, wordt vooraf aan de deelnemers gevraagd en afwijzing van tenminste één van de deelnemers bepaalt de inzet van Leexi. De grondslag voor deelname is hiermee vastgesteld op persoonlijke toestemming.

Bezoek aan de websites van Xedule B.V.

Als je onze websites bezoekt dan verzamelen wij gegevens van je om de website beter te laten werken. De gegevens die we verzamelen zijn:

• de webbrowser en de versie van de webbrowser;
• demografische informatie tot op het niveau van plaats;
• analyse informatie met betrekking tot het bezoeken van de websites (hoeveel bezoekers, hoe vaak bezocht, wanneer bezocht etc.);
• persoonlijke informatie op het moment dat de gebruiker akkoord gaat met het gebruik van cookies (zoals een IP-adres en een cookie-ID).

Xedule B.V. maakt gebruik van Snowplow in plaats van Google Analytics vanwege privacy redenen, zoals het verwerken van informatie. Hierbij wordt de informatie binnen de EER verwerkt in tegenstelling tot Google Analytics, waar de informatie op de Google servers wordt verwerkt.

Xedule B.V. maakt gebruik van de cookie policy op https://www.visma.nl/cookiebeleid .

Verzamelde gegevens worden niet gedeeld of verkocht met derde partijen.

Wat zijn de rechten van de betrokkenen?

Alle persoonsgegevens hebben een eigenaar. De eigenaar, dat ben jij. Als betrokkene heb je rechten over jouw eigen persoonsgegevens. Zo mag je vragen om:

• je gegevens in te zien;
• je gegevens te verwijderen;
• het verwerken van je gegevens te beperken;
• je gegevens te corrigeren;
• bezwaar te maken tegen het verwerken van je gegevens;
• je gegevens overgedragen te krijgen.

Voor de persoonsgegevens die wij als verwerker in opdracht van de onderwijsinstelling verwerken dien jij een verzoek in bij jouw onderwijsinstelling. Dit aangezien de onderwijsinstelling bepaalt wat met deze persoonsgegevens gedaan wordt. Als je het verzoek bij Xedule B.V. indient, wordt het verzoek doorgezet naar jouw onderwijsinstelling.

Voor alle persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken, kun je het verzoek insturen naar privacy@xedule.nl, waarna je binnen vijf werkdagen een antwoord ontvangt.

Aanleveren gegevens aan de autoriteiten

Politie en overige instanties met de juiste bevoegdheden kunnen een verzoek indienen om gegevens op te vragen. Indien dit wettelijk toegestaan is, informeert Xedule B.V. eerst de onderwijsinstelling conform de afspraken uit de Verwerkersovereenkomst die wij met de onderwijsinstelling hebben afgesloten. Dit is enkel van toepassing op de persoonsgegevens die wij verwerken in opdracht van de onderwijsinstelling en geldt niet voor de persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke verwerken.

Marketing en communicatie

Het is Xedule B.V. niet toegestaan om met de persoonsgegevens binnen de klant applicaties van Xedule B.V. marketingactiviteiten te ontplooien. Contactpersonen voor marketingactiviteiten worden buiten de klant applicaties van Xedule B.V. verzameld.

Communicatie verzorgt Xedule B.V. vanuit het CRM-systeem en is doelgroep gerelateerd en voorzien van opt-out. Algemene communicatie zoals inschrijven voor opleidingen e.d. zijn voorzien van een opt-in om andere communicatie te ontvangen.

Cookies

Ook Xedule B.V. maakt gebruik van cookies. Op de website kun je de cookies instellen zoals je dit zelf wilt. Dit valt onder de generieke cookie policy van Visma die je hier kan vinden.

Maak je gebruik van een van de producten van Xedule B.V. dan wordt ook gebruik gemaakt van cookies. Dit zijn cookies ten behoeve van de authenticatie en deze worden na gebruik van de applicatie ook weer verwijderd.

Klacht indienen

Als je vragen hebt over de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke verwerken, kun je via de onderstaande contactgegevens contact opnemen. Ook kun je via deze contactgegevens een klacht indienen. Je hebt daarnaast ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens .

Contactgegevens

Voor privacy gerelateerde onderwerpen kun je Xedule B.V. bereiken op privacy@xedule.nl.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Xedule B.V. kan met enige regelmaat deze privacyverklaring aanpassen. Wijzigingen publiceren wij voor de applicaties waar deze privacyverklaring op van toepassing is. We raden je aan om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen, zodat je op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen.

Suggesties en verbeteringen mogen altijd doorgegeven worden op privacy@xedule.nl.

Klik op Privacy statement Visma Nederland om doorverwezen te worden naar de Privacyverklaring van Visma (Nederlandse versie).

Deze privacyverklaring is het laatst gewijzigd op 25 augustus 2025.