Doorzetten Meerjarenplanning naar Jaarplanning

Op basis van de Meerjarenplanning (MJP) wordt per leerjaar van een opleiding een Jaarplanning (JP) gemaakt als bij Meerjarenplanning > Wizards > Doorzetten de Meerjarenplanning wordt doorgezet naar de Jaarplanning.  De onderwijsprogramma's worden klaargezet in het schooljaar waarin de wizard gebruikt worden. Dat houdt in, dat de meerjarenplanning gevuld moet zijn in dat schooljaar.

Voordat de curricula van de Meerjarenplanning doorgezet kunnen worden naar de Jaarplanning moeten specifieke controles worden uitgevoerd inde Meerjarenplanning om de datakwaliteit te garanderen. Dit gaat met name om curricula en de gekoppelde gegevens. 

Belangrijke aandachtspunten over onderwijselementen vooraf

• Houd er rekening mee dat onderwijselementen die in de catalogus van de Meerjarenplanning staan niet verwijderd kunnen worden. Zij zijn namelijk gekoppeld aan onderwijsproducten of leeractiviteiten in de Basisdata zodra ze zijn doorgezet.
• Wijziging van de weergavenaam van een onderwijselement is niet van invloed op de vakcode van het onderwijsproduct
• Aanpassingen in de Basisdata kunnen gevolgen hebben voor het gekoppelde onderwijselementen in de Meerjarenplanning. Daarbij gaat het om de wijziging van:
  • een faciliteittypeset in de Basisdata, dit heeft een verandering van het faciliteittype van het onderwijselement tot gevolg,
  • het vereiste medewerkertype, en
  • de vakcode van het onderwijsproduct, dit geeft een verandering van de weergavenaam van het onderwijselement
• Om van een Meerjarenplanning naar een Onderwijsprogramma te gaan wordt gekeken naar de opbouw van het curriculum. Wanneer een onderwijselement over meer perioden wordt ingezet resulteert dat in één rij in het onderwijsprogramma. 
• Onderwijselementen die per periode worden ingevoerd geven meer regels in het onderwijsprogramma.
• Curricula, gevuld vanuit één curriculumbron leveren één onderwijsprogramma op. Klassen in dit onderwijsprogramma volgen zoveel mogelijk samen les en zijn eenvoudiger te clusteren.
• Houd er rekening mee dat als toetsen in de curricula aanwezig zijn er aparte toetsprogramma's worden gegenereerd. Toetsen worden geplaatst in de laatste week van de periode. Later kan dit nog aangepast worden. Bij het invoegen van keuzedelen worden aparte keuzedeel onderwijsprogramma's aangemaakt.

De Meerjarenplanning voorbereiden

1. Controleer de koppeling tussen curriculum en opleiding: Meerjarenplanning > Curricula > kolom Opleiding
2. Controleer curriculum cohorten: Kijk of cohorten zijn ingevuld bij Meerjarenplanning > Curricula> kolom Curriculum cohorten
3. Markeer gecontroleerde curricula, door bij Meerjarenplanning > Curricula > kolom Opmerking een afgesproken codering in te vullen

De Jaarplanning voorbereiden

1. Stel studentenprognose in: Ga naar Jaarplanning > Opleidingen en voer in de kolom Opleidingen (Jaarplanning) het verwacht aantal studenten in in de 1e week
2. Controleer groepen en opleidingen, in Jaarplanning > Groepen worden de groepen uit de basisdata getoond, samen met de opleidingen waarvoor in de vorige stap de studentenprognose is ingevoerd. Controleer of de groepen aan de juiste opleiding gekoppeld zijn 
3. Activeer cohortkolom: Zorg dat in Jaarplanning > Groepen de kolom Cohort zichtbaar is via de instellingen knop
4. Voer studentenaantallen per groep in: Vul in Jaarplanning > Groepen het aantal studenten in bij de bijbehorende opldieiding. Gebruik de waarde 1 om aan te geven dat onderwijsprogramma;s per lesgroep apart worden opgeslagen. Gebruik de werkelijke waarde als in de onderwijsprogrammas rekening gehouden moet worden met de groepsgrootte. Dit resulteert in één regel per vak per groep.
5. Verifieer groepskoppeling: Controleer of elke groep aan slechts één opleiding gekoppeld is
6. Controleer de bestaande programma's: Ga naar Jaarplanning > Opleidingen, tabblad Planning en zorg dat er geen gelijknamige of al doorgezette onderwijs-,toets-, of keuzedeelprogramma's aanwezig zijn. Als deze wel bestaan moeten deze eerst worden verwijderd.

Terug naar de Meerjarenplanning

1. Ga naar de planning: Ga naar Meerjarenplanning > opleidingen en selecteer tabblad Planning
2. Markeer instroom: Vul de waarde 1 in bij de instroom van de curricula die doorgezet moeten worden

Doorzetten Meerjarenplanning naar Jaarplanning met de wizard 

1. Selecteer cohort en opleiding

   Selecteer het cohort en de opleiding. Optioneel: kies een coderingsmasker. Hiermee wordt de naamgeving van de onderwijsproducten en bijbehorende leeractiviteiten in de Jaarplanning gemaakt. Geef aan hoeveel studenten er maximaal in een klas mogen zitten.

2. Validatie

   In het overzicht ‘Validatie’ worden alle geselecteerde curricula getoond. Per opleiding wordt aangegeven of de curricula volledig zijn ingevuld voor het gekozen cohort. Als een curriculum voor het gekozen jaar onvolledig is zal dit niet worden doorgezet naar het onderdeel Jaarplanning.

3. Definieer opleidingen

   Het overzicht ‘Definieer opleidingen’ bestaat uit twee overzichten. Het overzicht ‘Basisdata’ toont de informatie van de geselecteerde opleidingen. In het overzicht ‘Autorisatie’ worden de teams aan de juiste opleidingen gekoppeld. Aan de teams kunnen lees- en schrijfrechten worden toegekend. In de jaarplanning heeft het team waarvoor de autorisatie is ingeregeld, inzage in het onderwijsprogramma gekoppeld aan de opleiding. Per opleiding kan vanuit de wizard maar één team worden gekoppeld aan een onderwijsprogramma.

4. Groepscohorten (type klas)

   Het overzicht toont de klassen die aanwezig zijn in het gekozen jaar. Klassen in het overzicht waarvoor geen cohort is ingevuld worden niet meegenomen naar de jaarplanning. In de kolom ‘Cohort’ kan voor deze klassen alsnog het cohort worden ingevuld. De klasgrootte voor klassen die nog niet in het onderdeel Klassen in de basisdata aanwezig zijn, zal worden gevuld op basis van het aantal studenten per klas zoals is aangegeven bij stap 1 van de wizard.

   Als er geen klassen zijn aangemaakt in de basisdata, dan maakt Xedule zelf klassen aan mits er in de meerjarenplanning bij Opleidingen > Planning is aangegeven wat de instroom is.

5. Instroom in groepen (type klas)

   Vul hier eventueel de instroom in de hier getoonde klassen in. Controleer ook of er geen extra groepen aangemaakt gaan worden. Als dit wel gebeurt, sluit dan de wizard af en controleer de data in de Jaarplanning

6. Onderwijsproducten

   Het overzicht toont de onderwijselementen die niet gekoppeld zijn aan onderwijsproducten binnen het onderdeel Onderwijswizard in de basisdata. De nieuwe onderwijselementen resulteren in nieuwe onderwijsproducten en leeractiviteiten die worden toegevoegd binnen het onderdeel Onderwijswizard in de basisdata.

   Onderwijsproducten die al aanwezig zijn binnen het onderdeel Onderwijswizard maar niet op actief staan, worden na het doorlopen van de wizard automatisch op actief gezet wanneer de eraan gekoppelde onderwijselementen opgenomen zijn in doorgezette curricula.

7. Onderwijsprogramma

   Het overzicht toont de onderwijsprogramma’s die in het onderdeel Onderwijsprogramma gemaakt zullen worden. Het aantal lesregels per onderwijsproduct wordt in het onderwijsprogramma bepaald op basis van het maximum aantal studenten zoals ingevuld bij de Onderwijswizard in de basisdata of zoals ingevuld bij het onderwijselement.

   Klik op het potlood in het overzicht op de regel van het onderwijsprogramma zodat de inhoud wordt getoond. Onderwijselementen van het type toets zullen in een apart onderwijsprogramma worden doorgezet naar de jaarplanning.

   Houd er rekening mee dat als toetsen in de curricula aanwezig zijn er aparte toetsprogramma's worden gegenereerd. Bij het invoegen van keuzedelen worden aparte keuzedeel onderwijsprogramma's aangemaakt.

8. Doorvoeren

   Door op de startknop te drukken worden de onderwijsprogramma’s overgezet naar het onderdeel Onderwijsprogramma binnen de jaarplanning.

   Xedule kan een crebo/croho maar eenmaal doorzetten. Dus als er sprake is van varianten op een crebo of croho moeten er in de basisdata twee aparte opleidingen voor worden aangemaakt.

1. Markeer doorgezette curricula: Ga naar Meerjarenplanning > Curricula en werk de waarde in de kolom Opmerking bij om aan te geen dat de curricula succesvol zijn doorgezet
2. Verwijderinstroom markering: Ga naar Meerjarenplanning > Opleidingen, tabblad Planning en verwijder de waarde 1 bij de instroom. Dit voorkomt dat de planning opnieuw wordt doorgezet.

Om conflicten te voorkomen kan het nodig zijn een onderwijsprogramma te verwijderen:

1. Ga naar Jaarplanning> Wizards > Onderwijs invoer.
2. Selecteer de onderwijsprogramma’s die verwijderd moeten worden. Gebruik eventueel het filter.

3. Klik op Verwijderen

   Alle gekoppelde lessen uit de geselecteerde onderwijsprogramma’s worden nu verwijderd.

4. Ga naar Jaarplanning > Onderwijsprogramma. De onderwijsprogramma's uit stap 2 zijn nu leeg. Verwijder deze onderwijsprogramma's uit het overzicht.