Jaarplanning - Uitvoeren - Weekallocatie

In de module jaarplanning kan gebruik worden gemaakt van de weekallocatie-automaat. Deze is te vinden onder Uitvoeren > Weekallocatie. De automaat verdeelt de te geven lessen in een jaar over de verschillende weken. De automaat draait voor de gehele ORE voor een heel jaar.

Als de menu-optie Jaarplanning > Uitvoeren > Weekallocatie niet beschikbaar is in de omgeving kan deze aangevraagd worden via een melding in het Rooster supportsysteem.

Let op : deze automaat past de jaarplanning voor de gehele ore aan als deze niet is vastgezet. Gebruik eventueel een kopiescenario om andere gebruikers niet te hinderen.

In de module Roosteren is de automaat Uitvoeren > Weekallocatie evt. ook beschikbaar, daar werkt de automaat op periodeniveau.

De weekallocatie-automaat is bedoeld in de jaarplanning een gelijkmatige verdeling van de lessen over de verschillende weken in het schooljaar te krijgen voor groepen, rekening houdend met de beschikbaarheid van de gevraagde medewerkers, en met de ingestelde voorwaarden voor de vakken.

Uitgangspunten en voorwaarden

• Beschikbaarheid en voorwaarden onderwijsproducten, medewerkers en/of groepen
• Geldigheid en voorwaarden van het onderwijsprogramma.
• Geplande uitval.

Beschikbaarheid en voorwaarden medewerkers, onderwijsproducten

Ingevoerde waardes in de onderstaande onderdelen van Rooster worden meegenomen in de bepaling van de te plaatsen lessen in weken door de weekallocatie-automaat. Het is daarom van belang om vooraf over het invullen hiervan na te denken.

Basisdata > Medewerkerdata > Medewerkers > Uitleen.

Als een medewerker is uitgeleend aan een team met 0 kan een medewerker niet ingezet worden omdat deze dan geen voldoende aanstelling heeft voor dat team voor onderwijsprogrammaregels van dat team. Zorg daarom dat medewerker met meer dan 0 is uitgeleend aan een team.

Basisdata > Onderwijsdata > Onderwijswizard, kolom 'Beschikbaarheid.

Verwijder in de onderwijswizard de beschikbaarheid bij bepaalde weken. In die weken kan het onderwijsproduct niet geplaatst worden.

Let op: hoe groter de beschikbaarheid is, des te meer bewegingsvrijheid heeft de weekallocatie-automaat en des te beter is de spreiding van de vakken over het jaar/beschikbare periode.

Aantal te plannen weken', kolom Basisdata > Onderwijsdata > Onderwijswizard.

Hier kan ingevuld worden in hoeveel weken per jaar dit vak gegeven moet worden. Deze waarde wordt meegenomen wanneer een vak in een onderwijsprogramma wordt gezet. In het onderwijsprogramma is deze waarde evt. aan te passen per onderwijsprogrammaregel in de kolom 'Aantal te plannen weken'.

Basisdata >Onderwijsdata > Onderwijswizard, kolom 'Aaneengesloten weken'.

Hier kan ingesteld worden dat een vak een aantal weken aaneengesloten gegeven moet worden.

Basisdata > Onderwijsdata > Onderwijswizard, kolom 'Volgorde'

In deze kolom kan aangegeven worden:

• hoeveel weken een ander vak gegeven moet zijn voorafgaand aan een vak.
• of er vakken vóór dit vak afgerond moeten zijn voordat deze ingezet mag/mogen worden.
• of dat het vak alternerend met een ander vak ingepland moet worden.

Geldigheid en voorwaarden van het onderwijsprogramma

Jaarplanning > Onderwijsprogramma, kolom 'Geldig op'.

Door het onderwijsprogramma een beperktere geldigheid te geven zal de automaat weken of periodes niet meenemen in de planning.

Jaarplanning > Onderwijsprogramma, Geopend onderwijsprogramma, kolom 'Bevat groepen'

De weekallocatie-automaat houdt rekening met de groepen en het aantal studenten uit deze groep zoals ingevuld in de kolom 'Bevat groepen' in het onderwijsprogramma. Het aanpassen van de beschikbaarheid van groepen bij Basisdata > Studentendata > Groepen biedt daarom een mogelijkheid om de weekallocatie-automaat te sturen.

Jaarplanning > Onderwijsprogramma, Geopend onderwijsprogramma, kolom 'Gegeven op'.

Standaard staat er een slotje in deze kolom. Bij het aanmaken van een nieuwe regel wordt het slotje geplaatst.

Deze regels worden wel meegenomen bij het plannen, alleen de weken waarin deze nu geplust staat mogen niet aangepast worden (ook niet als dit meer of minder weken zijn dan vereist).

Bij de regels die meegenomen moeten worden door de weekallocatie-automaat moet het slotje verwijderd worden!

Jaarplanning > Onderwijsprogramma, Geopend onderwijsprogramma 'Gegeven op vastgezet'.

Als slotje 'Gegeven op vastgezet' aangevinkt wordt dan zal de automaat deze plusjes niet wijzigen. Echter is het niet zo dat ze 'buiten beschouwing' gelaten worden. De automaat houdt er dan juist rekening mee dat die regel in elke week dat deze geplust is, gegeven wordt. Dit is bijvoorbeeld van belang voor de inzet van groepen en medewerkers. Als het de bedoeling is een regel echt buiten beschouwing van de automaat te laten, dan kan de 'Gegeven op' vastgezet worden en de plusjes weggehaald worden. Of simpelweg het vinkje 'Roosteren' uitzetten op de regel.

Jaarplanning > Onderwijsprogramma, Geopend onderwijsprogramma, Aantal te plannen weken.

De waarde afkomstig uit de onderwijswizard kan hier aangepast worden.

De weekallocatie automaat houdt wel rekening met de volgende roostervoorwaarden: Voorgangers (binnen week), Gelijktijdig roosteren, Tussenruimte (RE), Lessen parallel aan deze les. Lessen met deze voorwaarden worden in dezelfde week gealloceerd.

De weekallocatie automaat houdt geen rekening met de volgende roostervoorwaarden: Volgordelijkheid Blokken, Niet gelijktijdig roosteren. Deze voorwaarden worden wel meegenomen bij het tot stand laten komen van het rooster door de roosterautomaat.

Geplande uitval

De weekallocatie-automaat zal geen lessen plaatsen in weken met geplande uitval. Zet deze dus goed voordat de automaat aan te zetten.

Werkverdeling

De toedeling van medewerkers zoals vastgelegd in de jaarplanning wordt meegenomen bij het verdelen van de lessen over de weken. Deze werkverdeling wordt door de weekallocatie-automaat niet aangepast of aangevuld.

Signaleringen

Voor het starten van de automaat zal de invoer gecontroleerd moeten worden via signaleringen weekallocatie invoer. Zie hiervoor de Jaarplanning > Signaleringen

Werkwijze

Ga voor het starten van de automaat naar:

1. Jaarplanning > Uitvoeren > Weekallocatie
2. Klik op  , de automaat zal met een balk de voortgang weergeven.
3. Als de automaat klaar is wordt dit getoond met status: 'Optimale oplossing gevonden' en wordt er weergegeven hoeveel onderwijsprogrammaregels er te weinig zijn toegedeeld.

Als een regel niet ingezet kan worden door de automaat dan zal deze weer voor het hele jaar geplust worden. De ingevulde werkverdeling wordt niet aangepast, maar met de ingevulde medewerkers wordt wel rekening gehouden. Dit betekent dus data ls een medewerker op een regel in geen enkele week voldoende aanstelling heeft voor het team van de regel, dan kan de regel niet ingezet worden.

Een voorselectie van bepaalde weken is mogelijk door de beschikbaarheid van het bijbehorende onderwijsproduct of de geldig op van het onderwijsprogramma aan te passen. Het is niet mogelijk om op de regel zelf dit te doen door een plusje bij gegeven op weg te halen zonder de gehele regel vast te zetten.