Tijdslotpatronen

Deze nieuwe functionaliteit bevindt zich nog in de pilot-fase: deze eerste versie wordt beschikbaar voor een beperkte groep gebruikers. Op basis van de feedback worden mogelijk verbeteringen en uitbreidingen doorgevoerd. De Help wordt daar dan ook op aangepast. Daarna zal de functionaliteit op aanvraag aangeboden worden.

Bij interesse in deze functionaliteit kan nu al een aanvraag worden ingediend in het Xedule Support Systeem.

Deze beschrijving van tijdslotpatronen gaat uit van een gevorderde gebruiker van Xedule.

Om onderwijs meer studentgericht te maken, wordt gebruik gemaakt van parallel geroosterde activiteiten. Hierbij worden lessen zo geroosterd dat een student andere vakken kan volgen zonder hiermee conflicten in het eigen rooster te veroorzaken. Om dit mogelijk te maken kunnen tijdslotpatronen worden ingezet.

Voorbeeld in het mbo

Een student volgt een opleiding waarvan het Basisdeel gelijk is voor een aantal opleidingen. Om dit goed te organiseren worden deze in hetzelfde tijdslotpatroon gepland. Voor het Profieldeel worden tijdslotpatronen afgesproken binnen de onderwijssector (Transport & Logistiek, Zorg & Welzijn) en voor de keuzedelen worden tijdslotpatronen afgesproken binnen de onderwijsinstelling.

Zo kunnen ook studenten uit andere sectoren deelnemen aan het Keuzedeel Topsportvaardigheden dat wordt verzorgd door de sector Sport & Reizen.

Voorbeeld in het ho

Een student volgt de opleiding aan een hogeschool, en wil uiteindelijk als docent gaan werken in het eigen vakgebied. Drie hogescholen werken samen aan het aanbieden van de algemene vakken Pedagogiek, Leerpsychologie en Didactiek: ze worden afwisselend door een andere instelling verzorgd. Om deze studentmobiliteit mogelijk te maken hebben de drie hogescholen in overleg de tijdstippen vastgelegd waarop deze vakken verzorgd worden. Daardoor ontstaan er geen conflicten voor de student.

Door gebruik te maken van tijdslotpatronen kunnen (automatisch) roosters gemaakt worden waarbij zoveel als kan de studentmobiliteit mogelijk wordt gemaakt. In het kort moeten daarvoor de volgende stappen gezet worden:

1. Bepaal de tijdslotpatronen.
2. Aanvullen van de Jaarplanning.
3. De Werkverdeling aanpassen.
4. Zet de Jaarplanning door naar Roosteren
5. Signaleringen controleren.
6. Automatisch Roosteren.

Deze stappen worden hierna uitgebreid behandeld.

Het Roosterbericht uitbreiden met tijdslotpatronen is mogelijk en de noodzakelijke schermen kunnen Filters gebruiken op het tijdslotpatroon.

Inrichten en toepassen van tijdslotpatronen

Bepaal de tijdslotpatronen

Na overleg binnen afdeling, onderwijsinstelling of tussen onderwijsinstellingen kunnen de tijdslotpatronen ingericht worden. De meeste voorbereiding zit in deze afstemming!

Voorbeeld:

Hieronder is een tijdslotpatroon voor mbo afgesproken waarbij onderscheid gemaakt wordt tussen het Basisdeel (voor meerdere opleidingen), het Profieldeel (per opleiding) en het Keuzedeel (waarbij de student ook bij andere sectoren lessen kan volgen). Daarnaast is er een dag gereserveerd voor de Beroepspraktijkvorming (BPV, stage).

Leg de afgesproken tijdslotpatronen vast in de Xedule Basisdata:

1. Open het scherm Basisdata, Onderwijsdata, en kies het tabblad Tijdslotpatronen;
2. Voeg een tijdslotpatroon toe (plusteken);
   Door een spatie te gebruiken kunnen meerdere tijdslotpatronen in één keer worden toegevoegd.
3. Bevestig de tijdslotpatronen met de knop Toevoegen.
4. Door per tijdslotpatroon de juiste momenten vast te leggen wordt ook het tijdslotpatroon zichtbaar. Het is mogelijk meer cellen tegelijkertijd te kiezen. Gebruik op het toetsenbord het plus-teken (+) om toe te wijzen en het min-teken (-) om vrij te geven.

Voorbeeld:

In Xedule is het eerdere voorbeeld uit het mbo als volgt ingevuld:

Op basis hiervan kan nu de Jaarplanning aangevuld worden.

Aanvullen van de Jaarplanning

In de Jaarplanning moet in Onderwijsprogramma de Onderwijsprogrammaregel geopend worden. Hierop kunnen de tijdslotpatronen worden ingesteld:

1. Open het scherm Jaarplanning, Onderwijsprogramma;
2. Open de Onderwijsprogrammaregel, selecteer de kolom Beschikbaar op.
3. Klik op Bewerken (pennetje);
4. In de kolom Beschikbaar op kunnen de tijdslotpatronen ingevuld worden:

• er mogen meer tijdslotpatronen toegewezen worden per onderwijsprogrammaregel;
• het gevolg van het toewijzen of vrijgeven van een tijdslotpatroon is meteen te zien in de kolom Gegeven op;
  In tegenstelling tot toetstijdsloten zijn de waarden in Gegeven op voor tijdslotpatronen dus wel aan te passen. Zo wordt het mogelijk een vak te beperken tot een specifieke periode.
• tijdslotpatronen werken beperkend, nooit als uitbreiding;

Voorbeeld:

Een onderwijsprogrammaregel kan gegeven worden op maandag, woensdag en donderdag. Het toegepaste tijdslotpatroon geldt voor dinsdag, woensdag en vrijdag. Dan wordt dit onderwijsproduct beperkt tot de woensdag, het wordt niet uitgebreid naar de hele week.

• verder beperken van Gegeven op is altijd mogelijk, net als het herstellen van deze beperkingen.

Bij het maken van de jaarplanning wordt normaal gesproken direct een analyse uitgevoerd. Dit is een goed gebruik, dat hier ook van toepassing is. Aanbevolen wordt:

• De analyse op Faciliteittype bezetting (%): Jaarplanning, Analyses, Faciliteiten.

Het onderwijsprogramma is nu klaar.

De Werkverdeling aanpassen

Bij het maken van de Werkverdeling moet rekening worden gehouden met de tijdslotpatronen. Het is daarom belangrijk bij het werkverdelen in te kunnen zien hoe tijdslotpatronen van invloed zijn als medewerkers gekoppeld worden aan onderwijsproducten:

1. Open het scherm Jaarplanning, Werkverdeling.
2. In het tabblad Onderwijs is het Onderwijsproduct zichtbaar, en in de matrix RE per medewerker is te zien welke medewerker beschikbaar is en de juiste expertise heeft. Kies daarom alleen voor groene vlakken.
   Wanneer toch een verkeerde keuze wordt gemaakt en daarmee conflicten ontstaan, wordt dit aangegeven met een rode waarde voor de RE per medewerker.

Na het bepalen van de Werkverdeling kan de jaarplanning worden doorgezet naar Roosteren.

Zet de Jaarplanning door naar Roosteren

Gebruik Jaarplanning, Wizards, JP naar OP om het Rooster te berekenen. Controleer of het resultaat overeenkomt met de verwachting. Gebruik hiervoor het scherm Jaarplanning, Lessen (Week) of Lessen (Periode). Het gekozen tijdslotpatroon staat weer in de kolom Beschikbaar op.

Signaleringen controleren

Voordat geroosterd wordt is het zaak de signaleringen te controleren. Alle signaleringen zijn beschikbaar en kunnen gebruikt worden om conflicten op te lossen:

1. Open het scherm Roosteren, Signaleringen, Week roosteren invoer.
2. Klik, als dat nodig is, op Berekenen.
3. Wanneer er conflicten zijn, selecteer dan een signalering uit het overzicht, bekijk de details en los de problemen op.
4. Herhaal stappen 2 en 3 tot het optimale resultaat bereikt is.

Automatisch Roosteren

Met het uitvoeren van de Roosterautomaat wordt dan een Rooster gemaakt:

1. Kies Roosteren, Uitvoeren, Week roosteren.
2. Klik op Start om de Roosterautomaat te starten.
3. Controleer of alle lessen ingeroosterd zijn in de Status als de Roosterautomaat klaar is.
4. Bekijk het resultaat, bijvoorbeeld in het scherm Roosteren, Weekroosters.
   In het Rooster worden de tijdslotpatronen ook weergegeven.

Door in een Rooster een onderwijsproduct te selecteren zullen ook de beschikbare RE's in het tijdslotpatroon dat hoort bij dit onderwijsproduct beschikbaar zijn. Andere tijden kleuren rood, want ze zijn niet beschikbaar.

Afsluitende opmerkingen

Filters gebruiken

In relevante schermen (denk aan Jaarplanning, Signaleringen en Roosteren) is een filter toegevoegd voor Tijdslotpatronen. Dit maakt de controle op tijdslotpatronen eenvoudiger uit te voeren.

Roosterbericht uitbreiden

Het is mogelijk het roosterbericht uit te breiden met het tijdslotpatroon:

1. Ga naar Beheer, Configuratie.
2. Kies voor Weekrooster Export: Roosterservice uit de lijst met gekoppelde systemen.
3. Navigeer naar de Categories.
4. Voeg een nieuwe Categorie toe (maak gebruik van de plusknop).
5. Vul de waarde Tijdslot in voor het veld Key.
6. Vul de activiteit [Activiteit.tijdslotpatronen] in voor het veld Value. Gebruik daarvoor eventueel de keuzelijst bij Invoegen.
   
7. Bevestig met de knop OK in het dialoogvenster.

tijdslotpatronen worden nu meegestuurd met Weekrooster Export: Roosterservice naar gekoppelde systemen.