Delen en claimen faciliteiten

Introductie

In Xedule kun je via het onderdeel 'Faciliteiten', het delen en claimen van faciliteiten tussen verschillende Organisatorische Eenheden (ORE’s) beheren. Op de hoofdpagina van dit onderdeel zijn twee tabbladen zichtbaar: ‘Delen’ en 'Claimen’.

Er zijn drie hoofdsituaties waarin deze functionaliteit wordt gebruikt:

1. Een faciliteit delen: Een faciliteit wordt gedeeld met een andere Organisatorische Eenheid. 
2. Een faciliteit ontvangen: Een faciliteit wordt gedeeld vanuit een andere Organisatorische Eenheid (situatie 1) en toegevoegd aan de basisdata van de ontvangende Organisatorische Eenheid. 
3. Een faciliteit claimen: Een faciliteit van een andere Organisatorische Eenheid wordt geclaimd vanuit de huidige Organisatorische Eenheid. 

Statusoverzicht van een deling

Het proces van het delen en claimen van faciliteiten kent verschillende statussen die de voortgang van een deling aangeven. Dit zijn de belangrijkste statussen:

• Concept: Een nieuw aangemaakte deling krijgt altijd de status Concept. In deze fase kunnen de eigenschappen van de deling, zoals de beschikbaarheid, nog worden aangepast door de delende ORE. De deling is nog niet zichtbaar voor de ontvangende ORE.
• Gedeeld: Zodra de eigenschappen ‘Gedeeld op’ en ‘Rooster beschikbaarheid’ gevuld zijn, kan de status van de deling worden overgezet naar Gedeeld. In deze fase ziet de ontvangende ORE de faciliteit in het tabblad 'Claimen'. De eigenschappen van de deling kunnen niet meer aangepast worden, tenzij de status door de delende ORE wordt teruggezet naar Concept.
• Geclaimd: Als de ontvangende ORE akkoord is met de voorgestelde deling, kan de status worden overgezet naar Geclaimd. De gedeelde faciliteit wordt dan automatisch toegevoegd aan de basisdata van de ontvangende ORE. 
• Aangevraagd: Wanneer een ontvangende ORE een wijziging wil voorstellen op een bestaande deling, wordt de status eerst naar Concept gewijzigd om aanpassingen te doen. Nadat de eigenschappen zijn aangepast, wordt de status gewijzigd in Aangevraagd. Een rood driehoekje in de cel van de status geeft aan dat dit een nieuw verzoek is voor een al bestaande en goedgekeurde deling. De aanvraag wordt zichtbaar bij de uitdelende ORE voor hernieuwde goedkeuring.

Faciliteiten delen

Om een faciliteit beschikbaar te stellen aan een andere ORE zijn de volgende stappen noodzakelijk:

1. Open het tabblad 'Delen'.
2. Maak een nieuwe deling aan door middel van het plusje links onderin het scherm .
3. Selecteer de betreffende faciliteit en de ORE waarmee de geselecteerde faciliteit moet worden gedeeld.
4. Klik op 'Toevoegen'.

Een nieuw aangemaakte deling krijgt altijd de status Concept. In de conceptfase kunnen de eigenschappen van de deling worden aangepast. Buiten de conceptfase is dit niet meer mogelijk.

Zodra de eigenschappen‘Gedeeld op’ en ‘Rooster beschikbaarheid’ gevuld zijn kan de status van de deling worden overgezet naar Gedeeld. Vanaf dat moment ziet de ontvangende ORE de faciliteit in het claim-overzicht. De eigenschappen van de deling kunnen in de Gedeeld-status niet meer worden aangepast. De delende Organisatorische Eenheid kan een deling met de status ‘Gedeeld’ wel altijd terugzetten naar Concept.

Gedeelde faciliteiten accepteren 

Zodra een faciliteit is gedeeld naar een andere Organisatorische Eenheid, kan deze door de ontvangende partij worden geaccepteerd via het tabblad 'Claimen'. Open hiervoor het tabblad ‘Claimen’ om een overzicht van de gedeelde faciliteit te zien.

Als de voorgestelde deling akkoord is, kan de status worden overgezet naar Geclaimd. Na deze statuswijziging wordt de gedeelde faciliteit automatisch toegevoegd aan de basisdata van de ontvangende Organisatorische Eenheid.

De geclaimde faciliteit moet in de ontvangende ORE nog wel met de juiste capaciteit aan het juiste faciliteittype worden gekoppeld.

Faciliteit claimen

Om een faciliteit te claimen bij een andere ORE zijn de volgende stappen noodzakelijk:

1. Open het tabblad 'Claimen'.
2. Maak een nieuwe claim aan door middel van het plusje links onderin het scherm .
3. Selecteer de betreffende ORE en vervolgens de faciliteit die aangevraagd moet worden.
4. Klik op 'Toevoegen'.

Een nieuw aangemaakte claim krijgt altijd de status Concept. In de conceptfase kunnen de eigenschappen van de claim worden aangepast. Buiten de conceptfase is dit niet meer mogelijk.

Zodra de eigenschappen ‘Gedeeld op’ en ‘Rooster beschikbaarheid’ gevuld zijn kan de status van de deling worden overgezet naar 'Aangevraagd'. Vanaf dat moment ziet de ontvangende ORE de faciliteit in het tabblad 'Delen'. De eigenschappen van de claim kunnen in de aangevraagd-status niet meer worden aangepast. De claimende Organisatorische Eenheid kan een claim met de status ‘Aangevraagd’ wel altijd terugzetten naar Concept.

Geclaimde faciliteit goedkeuren (of afwijzen) 

Zodra een faciliteit is aangevraagd bij een andere Organisatorische Eenheid, kan deze door de ontvangende partij worden goedgekeurd of afgewezen via het tabblad 'Delen'. Open hiervoor het tabblad ‘Delen’ om een overzicht van de geclaimde faciliteiten te zien.

Als de voorgestelde claim akkoord is, kan de status worden overgezet naar Goedgekeurd. Hierna zal de status automatisch worden aangepast naar Geclaimd en worden de wijzigingen doorgevoerd in de basisdata van de ontvangende ORE.

De geclaimde faciliteit moet in de ontvangende ORE nog wel met de juiste capaciteit aan het juiste faciliteittype worden gekoppeld.

In de Basisdata, Faciliteitdata is in de kolom 'Bron organisatorische eenheid' te zien vanuit welke ORE de faciliteit gedeeld is.

Een bestaande deling aanpassen

Als een gedeelde faciliteit onvoldoende beschikbaar is of op de verkeerde momenten, kan een wijziging op de deling worden voorgesteld aan de uitlenende Organisatorische Eenheid (ORE). Om een wijziging voor te stellen, moet op het tabblad ‘Claimen’ in de ontvangende ORE de status worden gewijzigd in Concept.

Zodra de status op Concept staat, kan een aanpassing in de bestaande eigenschappen worden gedaan (bijvoorbeeld roosterbeschikbaarheid of de uitgeleende periodes). Nadat de eigenschappen zijn aangepast, is het mogelijk om de status te wijzigen in Aangevraagd Een rood driehoekje in de statuscel toont dat dit een nieuw verzoek is voor een al goedgekeurde deling.

Op het moment dat de status is aangepast naar Aangevraagd, wordt de wijziging automatisch zichtbaar in de uitdelende ORE. Om de wijziging goed te keuren, dient in de uitdelende ORE op het tabblad ‘Delen’ de status te worden aangepast naar Goedgekeurd. Hierna zal de status automatisch worden aangepast naar Geclaimd en worden de wijzigingen doorgevoerd in de basisdata van de ontvangende OR

Voorbeeld:
Er is een goedgekeurde aanvraag voor een faciliteit op dinsdag. Pas de aanvraag aan, door ook de maandag toe te voegen. De bestaande deling wordt nu aangepast, waarbij ook de al goedgekeurde aanvraag opnieuw wordt getoond. Als de nieuwe, uitgebreide aanvraag wordt afgewezen, zal de eerdere deling/claim (alleen dinsdag) worden hersteld. Als de aanvraag wordt goedgekeurd, wordt de bestaande deling/claim uitgebreid met de maandag.

Testen met aangepaste beschikbaarheid

Zie Handleiding delen entiteiten in welke situaties je toch (tijdelijk) de beschikbaarheid van een geclaimde faciliteit kan aan passen.

Een deling verwijderen

Om een bestaande deling van een faciliteit in Xedule te verwijderen, moeten de volgende stappen in de juiste volgorde worden uitgevoerd:

1. De ontvangende Organisatorische Eenheid (ORE) wijzigt de status van de betreffende deling van Geclaimd naar Gedeeld.
2. De delende ORE wijzigt vervolgens de status van dezelfde deling van Gedeeld naar Concept. Zodra dit gebeurt, verdwijnt de deling uit het overzicht van de ontvangende ORE.
3. De delende ORE kan de deling nu definitief verwijderen: klik op de regel van de deling en klik op het prullenbakje.

Na het intrekken van een deling blijft de faciliteit in de Basisdata van de claimende ORE staan. de faciliteit heeft een beschikbaarheid zoals deze geclaimd was. Dit moet handmatig worden aangepast als het niet gewenst is dat de faciliteit in de ORE zichtbaar blijft.

Een andere methode: Faciliteiten aanvragen/claimen via Weekroosters > Externe entiteiten

Vanuit het tabblad 'Externe entiteiten' in het overzicht 'Weekroosters' is het mogelijk om rechtstreeks faciliteiten te claimen. Hiervoor is autorisatie op het onderdeel Delen/claimen noodzakelijk. Door de juiste faciliteiten te selecteren en bij een faciliteit op een lesmoment dubbel te klikken op +, kan in het pop-up venster de aanvraag worden ingevuld. Indien geen vinkjes geplaatst worden bij herhaal dag of herhaal week, zal de aanvraag alleen voor dat moment zijn. Er wordt een deling aangemaakt voor de gehele periode.

Aanvraag: 

Hier kan een titel worden gegeven aan de aanvraag welke bij 'Delen entiteiten' > 'Faciliteiten > 'Claimen' als opmerking wordt weergegeven.

Duur (RE): 

Geef aan voor hoeveel RE de faciliteit nodig is.

Herhaal dag: 

Een vinkje bij 'Herhaal dag' geeft aan dat de faciliteit gewenst is voor de aangegeven RE's op alle dagen van de week, vanaf de dag waarop de aanvraag is gedaan.

Herhaal week:

Een vinkje bij 'Herhaal week' geeft aan dat de faciliteit gewenst is voor de aangeven RE's op alle weken in de periode vanaf de week waarop de aanvraag is gedaan.

Worden beide opties aangevinkt (Herhaal dag én Herhaal week) dan geeft dat aan dat de faciliteit gewenst is voor de aangegeven RE's op alle dagen van de week in alle weken van de periode vanaf de dag/week waarop de aanvraag is gedaan. 
Als geen vinkjes geplaatst worden bij 'Herhaal dag' of 'Herhaal week' dan zal de aanvraag alleen voor dat moment zijn.

Met een klik op Toevoegen wordt de faciliteit aangevraagd en wordt weergegeven bij 'Delen entiteiten'> 'Faciliteiten'> 'Claimen' met de status Aangevraagd.

Bij Externe entiteiten is de aanvraag ook zichtbaar

 

Let op dat binnen één week niet meerdere aanvragen gedaan kunnen worden voor dezelfde faciliteit vanuit één organisatorische eenheid.

 

Inzicht in inzet uitgeleende faciliteit door claimende ORE in Externe entiteiten

Via het scherm Externe entiteiten zijn niet alleen de faciliteiten zichtbaar die kunnen worden aangevraagd bij andere ORE's, maar zijn ook de faciliteiten en medewerkers te selecteren van de betreffende ORE.

Het doel hiervan is om te kunnen zien of gedeelde medewerkers of faciliteiten ook daadwerkelijk zijn ingezet in de ORE's waaraan de entiteit is gedeeld.

1. Open het scherm Externe entiteiten en klik op 'Selecteer'
2. Selecteer in het pop-up scherm de entiteit waarvan je wilt zien of deze is ingezet en klik op 'OK'.
   
   
3. Wanneer de entiteit niet is ingezet, zijn de RE's waarop de entiteit is gedeeld grijs
   
   

4. Wanneer de entiteit wel is ingezet, dan is de betreffende les/afspraak te zien waarvoor de entiteit is ingezet

   

Dit kan gebruikt worden om delingen of claims geheel of gedeeltelijk 'terug te geven' aan de bron ORE, mocht dit nodig zijn.