Schooljaar verwijderen

Het verwijderen van een schooljaar is alleen mogelijk als dit schooljaar in alle scenario’s van de ORE geen enkel gegeven bevat. Deze optie is bedoeld voor het verwijderen van een schooljaar als direct na het aanmaken ervan blijkt dat er een vergissing gemaakt is. Als het jaar is aangemaakt en daarna wil men het direct verwijderen moet de omgeving eerst herladen worden.

Als er in het schooljaar geen gegevens aanwezig zijn gaat het verwijderen als volgt:

Selecteer het te verwijderen jaar en klik vervolgens op de knop om het jaar definitief te verwijderen.

Waarschuwing

Het is van groot belang om het aanmaken van een schooljaar in één keer goed te doen. Is een nieuw schooljaar aangemaakt en ingericht dan kan deze door de gebruiker niet verwijderd worden. Ook eventuele aanpassingen aan de inrichting, bijvoorbeeld een andere weekindeling zijn alleen mogelijk door de ontwikkelaars van Advitrae en hier zijn kosten aan verbonden, zoals vermeld in het Service Level Agreement ( SLA).

Zijn er wel blokkerende gegevens aanwezig, dan dienen deze eerst verwijderd te worden.

Aandachtspunten voor je begint met verwijderen

• Zorg dat er zo weinig mogelijk scenario’s zijn, liefst 1 (in ieder geval geen scenario waarin wijzigingen zijn gedaan/gegevens zijn opgenomen van het te verwijderen schooljaar). Data in de verschillende scenario’s kan het verwijderen blokkeren.
• Start met verwijderen van de data van onder naar boven (van roosteren naar basisdata). Verwijder geen basisdata maar alleen de geldigheden en beschikbaarheden.
• Start met het verwijderen van relaties, verwijder daarna pas de data. Data die in oudere jaren gebruikt is nooit verwijderen!
• Geldigheids- en beschikbaarheidsrelaties moeten overal verwijderd zijn
• Zwarte getallen is altijd data, zorg dat alle kolommen zichtbaar zijn waarin data kan voorkomen. Het is mogelijk in 1 keer een gehele kolom te voorzien van de standaard grijze waardes. Klik op de kolomkop, klik met rechtermuisknop en kies standaardwaardes weergeven.
• Kijk in alle tabbladen per menu item.
• Het verwijderen van een schooljaar neemt op de achtergrond veel tijd in beslag, als er een foutmelding ontstaat en de fout is gevonden kan het daarna nog weer langer duren voordat het jaar werkelijk verwijderd is.
• Na het succesvol verwijderen van een schooljaar kan pas de volgende dag opnieuw begonnen worden met het opnieuw aanmaken van dat schooljaar. De omgeving moet geheel herstart zijn (wat altijd ’s nachts gebeurt) voordat dit proces opnieuw gestart kan worden.

Hieronder volgt per onderdeel van Xedule een stappenplan voor het verwijderen van gegevens t.b.v. het verwijderen van het schooljaar.

Stappenplan t.b.v. Verwijderen Schooljaar

NB. Controleer vooraf of je Xedule in de juiste ORE en het te verwijderen schooljaar geopend hebt! 

Import

MyX

• Beschikbaarheid - Uitvragen - verwijder evt. uitvragen en klik daarna ook op doorvoeren naar MyX

Roosteren 

Teams:

• Zet in de basisdata (tijdelijk) alle teams op geldig

Medewerkers

• Haal plusjes weg bij Standby RE

Groepen

• Verwijder alle groepen van type Studentgroep (de andere groepen verwijder je bij Basisdata)

Toetsen

• Verwijder alle toetsen

Lessen (Periode)

• Verwijder in alle periodes alle lessen

Basisroosters

• Verwijder alle basisroosters

Teams:

• Zet in de basisdata alle teams op ongeldig

Delen Entiteiten

Teams:

• Zet in de basisdata (tijdelijk) alle teams op geldig

Faciliteiten

• Verwijder onder beide tabbladen alle delingen

Medewerkers 

• Verwijder onder beide tabbladen alle delingen

Teams:

• Zet in de basisdata alle teams op ongeldig

Jaarplanning

Teams:

• Zet in de basisdata (tijdelijk) alle teams op geldig
• Zet bij basisdata - Medewerkers- Taken de taken (tijdelijk) op geldig

Opleidingen

• Haal de instroom weg onder Opleiding (jaarplanning)

Geplande uitval

• Haal alle geplande uitval weg

Wizard Onderwijsinvoer

• Verwijder hier alle regels

Wizard Taken(klokuren)

• Verwijder hier alle regels

Wizard Taken (%WTF/#studenten)

• Verwijder hier alle regels

Onderwijsprogramma

• Verwijder alle onderwijsprogramma’s (deze zijn nu leeg)

Werkverdeling

• Controleer of deze nu leeg is en maak zo nodig leeg

Werkbegroting

• Controleer of deze nu leeg is en maak zo nodig leeg

Teams:

• Zet in de basisdata alle teams op ongeldig
• Zet in de basisdata de taken weer op ongeldig

Meerjarenplanning

Teams:

• Zet in de basisdata (tijdelijk) alle teams op geldig

Opleidingen

• Verwijder in tabblad Planning alle instroom
• Haal de plusjes weg bij wordt gegeven op

Onderwijselementen

• Laat expertises staan
• Zet op ongeldig

Keuzedelen

• Haal plusjes weg bij wordt gegeven op

Curricula

• Zet op ongeldig

Teams:

• Zet in de basisdata alle teams op ongeldig

Ga nu verder met de Basisdata

Basisdata

Let op dat je tijdgerelateerde relaties weghaalt, niet-tijdgerelateerde data laat je staan. Er zijn hierop uitzonderingen!!

Medewerkerdata

Medewerkertypes

• Laat medewerkertypes staan, je haalt bij medewerker alleen de relatie met het type weg

Teams:

• Zet (tijdelijk) alle teams op geldig
• Tabblad Budget: verwijder alle budgetten (evt per kolom met ‘Standaard waarde(s) instellen’
• Tabblad Kostenplaatsen: verwijder alle kostenplaatsen

Expertises:

• Zet (tijdelijk) alle Expertises op geldig

Medewerkers:

Alle medewerkers dienen aan onderstaande voorwaarden te voldoen. Gebruik hiervoor knop toon verleden en schoon dan de data op:

• Tabblad ‘Eigenschappen CAO’: 
  • alle kolommen (vanaf Werktijdfactor t/m het laatste verlof) moeten op de standaardwaarde staan. Per kolom doe je dit met de knop onderaan ‘Standaard waarde(s) instellen’
  • De kolom CAOs: deze kolom moet leeg zijn: dubbelklik op de kolom en selecteer <geen>
  • CAOkolom; mag geen tekst bevatten, teamrelaties dienen verwijderd te zijn, ook de uitleen.
• Tabblad verloven alle verloven moeten standaardwaardes hebben (is waarschijnlijk al gedaan onder tabblad ‘Eigenschappen CAO’)
• Tabblad roostervoorwaarden alle voorwaarden moeten standaardwaardes hebben, kolom Beschikbaar moet leeg zijn
• Tabblad medewerker types, verwijder alle medewerkertypes (selecteer de kolom Medewerkertypes (matrix, selecteer daar alle kolommen en druk op - (minteken) 
• Tabblad Teams: 
  • maak kolom Hoofdteam leeg (dubbelklik en selecteer <geen>)
  • verwijder alle uitleen naar andere teams (controleer of alle teams op geldig staan (zie Teams)
  • Ook de uitleen naar andere teams moet verwijderd worden. Zet medewerkers in dienst, maak teams geldig en haal de koppeling met teams en uitleen teams weg. Haal daarna alle medewerkers uit dienst en maak de teams ongeldig. 
  •  
• Tabblad Voorkeursfaciliteiten: Laat alle voorkeursfaciliteiten in takt!! Dit heeft invloed op alle jaren
• Tabblad Expertises: Verwijder alle Expertises (controleer of alle expertises op geldig staan)
• Haal plusjes bij beschikbaarheid weg

Expertises:

• Zet de expertises op ongeldig

Teams:

• Zet alle teams op ongeldig

Taken

• Zet alle taken op ongeldig (als taken gekoppeld zijn aan expertises haal koppeling dan eerst weg)

Kostenplaatsen

• Zet alle kostenplaatsen op ongeldig

Onderwijsdata

Teams:

• Zet (tijdelijk) alle teams op geldig

 Onderwijswizard

• Haal plusjes weg bij beschikbaarheid weg

Leeractiviteittypes

• Zet op ongeldig

Leeractiviteiten

• Zet op ongeldig
• Vereist medewerker type laat je staan (dit heeft invloed op alle jaren)

Leeractiviteitsets

• Zet op ongeldig

Onderwijsproducten

• Haal plusjes weg bij beschikbaarheid weg
• De koppeling met expertises laat je staan (dat heeft invloed op alle jaren)

Opleiding

• Haal plusjes bij wordt gegeven op weg

Kostendragers

• Haal plusjes weg bij geldig op

Teams:

• Zet alle teams op ongeldig

Toetsdata

Teams:

• Zet (tijdelijk) alle teams op geldig

Toetsen

• Haal plusjes weg bij beschikbaarheid

Toetsactiviteitstypes

• Zet op ongeldig

Toetseigenschappen

• Deze laat je staan

Hulpmiddelen

• Zet op ongeldig

Toetsperioden

• Verwijder de toetsperioden

Toetsactiviteitsets

• Zet op ongeldig

Teams:

• Zet alle teams op ongeldig

Studentdata

Teams:

• Zet (tijdelijk) alle teams op geldig

Studenten

• zet studenten op studeert
• haal lid van groepen weg bij studenten
• haal plusjes weg bij studeert
• zorg dat roostervoorwaarden standaard waardes hebben ( grijze waardes)

Groepen

• verwijder alle groepen (NB. groepen zijn jaarsonafhankelijk!)

Teams:

• Zet alle teams op ongeldig

Faciliteitdata

Teams:

• Zet (tijdelijk) alle teams op geldig

Faciliteitlocatie

• Zet (tijdelijk) alle faciliteitlocaties op geldig

Faciliteittypes

• Zet (tijdelijk) alle faciliteittypes op geldig

Faciliteittypesets

• Zet (tijdelijk) alle faciliteittypesets op geldig

Faciliteiten

• Zet (tijdelijk) alle Faciliteiten op geldig (of maak ze zichtbaar met knop ‘toon verleden’)
• Tabblad ‘Type en Capaciteit’: Verwijder alle capaciteiten (dubbelklik op de kolommen en dan backspace en enter)
• Tab reiskosten zet deze met rechtermuisknop op standaardwaardes
• Verwijder de beschikbaarheden 

Faciliteittypes

• Ga naar Tab Faciliteittypesets en daarbinnen naar ‘Onderdeel van faciliteittypesets (matrix)’, meerdere kolommen selecteren en klik met rechtermuisknop op standaardwaarde herstellen. Er mogen wel grijze nullen staan, maar geen zwarte getallen. NB. Als je het vinkje Onderdeel van faciliteittypeset weghaalt doe je dat ook voor alle andere jaren, dat wil je niet!

Faciliteitlocatie

• Ga naar de tab Reistijd 
  • Zet kolom ‘reistijd online/fysiek’ op de standaardwaarde (knop Standaardwaardes herstellen onderin)
  • Zet reistijd naar (matrix) op de standaardwaarde (selecteer alle kolommen van de matrix, knop Standaardwaardes herstellen onderin); hier mogen geen zwarte getallen staan, 
• Tab Faciliteiten vinkjes mogen blijven staan

Faciliteitlocatie

• Zet alle faciliteitlocaties op ongeldig

Faciliteittypes

• Zet alle faciliteittypes op ongeldig

Faciliteittypesets

• Zet alle faciliteittypesets op ongeldig

Faciliteiten

• Zet alle Faciliteiten op ongeldig

Teams:

• Zet alle teams op ongeldig

Verwijderen schooljaar lukt niet - Support kan verder helpen.

Lukt het verwijderen niet dan zitten er mogelijk nog koppelingen in de oude data. Controleer de data met gebruik van de knop toon verleden. Haal daar alsnog relaties weg. Een voorbeeld waarbij dit zich kan voordoen.

Opleidingen zijn al ongeldig gemaakt maar de instroomrelaties waren nog niet weggehaald. Deze zitten dan nog in de data. Maak opleidingen geldig (toon verleden en + bij geldigheid), haal daarna de instroom weg bij JP > Studenten.

Lukt het dan nog niet, maak dan een melding in het Xedule supportsysteem. Een supportmedewerker zal dan dit proces met behulp van de database en eventueel een ontwikkelaar uitvoeren. Hiervoor worden kosten in rekening gebracht van 2 uur werk à €130,00 per uur excl. BTW. Zorg dat hier van te voren akkoord voor is om de verwijdering te kunnen laten starten.