Nieuw jaar aanmaken

Het onderdeel Nieuw jaar aanmaken is een stappenplan (wizard) waarin de basis wordt klaargezet voor een nieuw schooljaar. Een nieuw schooljaar wordt aangemaakt voor alle scenario’s binnen een ORE.

Voordat met de inrichting van het nieuwe schooljaar kan worden gestart moeten onderstaande zaken bekend zijn. Wacht met aanmaken tot deze gegevens bekend zijn en er geen twijfel is over periode, week- en dagindeling en zorg dat deze formeel zijn vastgelegd.

• Minuten per RE
• Aantal dagdelen
• Eerste dag van de week
• Periode indeling - welke weken horen bij welke periode
• Tijdsraster - Welke lestijden worden gehanteerd en welke RE's horen bij welk dagdeel
• Geplande uitval (kan ook later) 
   

Zorg dat onnodige kopie scenario's verwijderd zijn voordat begonnen wordt en zorg dat er in ieder geval 1 actueel kopie aanwezig is. Mocht er iets fout gaan dan is er altijd een correct kopie achter de hand.

1. Kies een organisatorische eenheid

Selecteer in deze stap de organisatorische eenheid waarvoor het nieuwe schooljaar moet worden klaargezet. Door met de muis de juiste organisatorische eenheid te selecteren wordt de knop 'Volgende' actief. Klik hierop om naar de volgende stap te gaan.
 

Het is ook mogelijk meerdere organisatorische eenheden te kiezen. Voor de gekozen organisatorische eenheden worden dan nieuwe schooljaren met de ingegeven instellingen aangemaakt.

2. Kies jaar

Binnen deze stap wordt het start jaar, de duur van een roostereenheid, het aantal dagdelen en de eerste dag van de week ingevuld.

Er is één standaardduur minuten per RE in te stellen. Met deze waarde wordt gerekend in de jaarplanning. De gedachte hierachter is dat Xedule nog niet weet op welk moment een les ingepland wordt; dus met een standaardwaarde moet rekenen.

Klik rechts onderin op 'Volgende' om naar de volgende stap te gaan

3. Periode-indeling

Geef in deze stap de periode-indeling voor het nieuwe schooljaar op. Door onderaan op + te klikken wordt een nieuwe regel toegevoegd. Vul de juiste startweek in en geef het aantal weken op in de kolom ‘# weken’ door een waarde in te vullen of vul de laatste week van de periode in.

Klik rechts onderin op 'Volgende' om naar de volgende stap te gaan

4. Tijdsraster

In deze stap wordt de weekindeling vastgelegd. Door op de + knop te drukken wordt een RE toegevoegd aan het overzicht. De duur wordt bepaald op basis van de ingevoerde 'minuten per RE' in stap 1. 
Bij de starttijd van het 2e RE wordt automatisch de eindtijd van het 1e RE ingevuld. Het dagdeel en de vinkjes in de dagenmatrix worden ook gekopieerd. Deze kunnen handmatig worden aangepast.
Als er voor of na de RE een vaste pauze in het tijdraster moet worden opgenomen, pas dan de eindtijd aan. (zie opmerking hieronder).

Het nummer bij het dagdeel bepaalt de scheiding tussen ochtend/middag en middag/avond en is straks voor het roosteren van belang, omdat bij de beschikbaarheid van medewerkers en klassen aangegeven kan worden hoeveel dagdelen ze ingeroosterd mogen worden.

Opmerking

De starttijd moet altijd aansluiten op de eindtijd van de vorige RE. Zit tussen twee opeenvolgende RE’s een pauze dan dient de pauzetijd te worden meegerekend bij de RE voorafgaand aan de pauze. De ingevoerde waardes moeten altijd kleiner zijn dan 2 RE. Dus als er gewerkt wordt met de duur van een RE van 30 minuten en er moet een lunchpauze aangemaakt worden van een uur dan kan deze pauze niet opgenomen worden in het tijdraster (leg dit later vast bij de basisdata van medewerker en klas in de kolom 'Pauze binnen set van RE').

De ingevoerde waarde moet altijd minimaal de standaardduur van een RE te zijn. Het aanmaken van een RE van 15 minuten in een standaard tijdschema van 30 minuten per RE kan dus niet.

Nog een ander voorbeeld van een middagpauze,die gelijk moet zijn aan de duur van een RE maar op een ander tijdstip moet beginnen. Maak rond de middag 2 RE aan van 45 minuten, waarbij je later met pauze-instellingen het ene RE laat eindigen met een pauze van 15 minuten en het ander laat beginnen met pauze van 15 minuten.

Klik rechts onderin op 'Volgende' om naar de volgende stap te gaan

5. Geplande uitval

In deze stap kunnen de vakanties en studiedagen voor het nieuwe schooljaar alvast worden klaargezet. Dit is geen verplichte stap. Binnen het onderdeel Jaarplanning kunnen op een later moment de vakanties en studiedagen alsnog worden ingevoerd.
Door op de + te klikken verschijnt het pop-up venster ‘Geplande uitval toevoegen’. Vul de naam van de vakantie of studiedag in en klik op de knop ‘Toevoegen’. Selecteer met de muis de juiste week en zet een +-je in deze week. Standaard staat het overzicht op week gefilterd maar door op bij ‘Geldig op’ het drop down menu te wijzigingen in dag, kunnen ook de lesvrije dagen worden ingevuld.
Wanneer er in één keer een nieuw schooljaar voor meerdere ORE's wordt aangemaakt, kan het handig zijn om in deze stap alvast de geplande uitval in te voeren. Dit voorkomt dat dit afzonderlijk in elke ORE moet worden gedaan

Klik rechts onderin op 'Volgende' om naar de volgende stap te gaan

6. Uitvoeren

De laatste stap van de wizard toont een overzicht van de gemaakte keuzes in de voorliggende stappen. 
Als blijkt dat er zaken niet goed staan kan met de knop 'Vorige' terug worden genavigeerd naar de voorliggende stappen.
Door op 'Start' te klikken wordt het nieuwe schooljaar aangemaakt. 

Mocht er onverhoopt toch een fout zijn gemaakt nadat het schooljaar is aangemaakt, lees dan goed de informatie over het verwijderen van een schooljaar