Delen en claimen medewerkers

Introductie

In Xedule kun je via het onderdeel 'Medewerkers', het delen en claimen van medewerkers tussen verschillende Organisatorische Eenheden (ORE’s) beheren. Op de hoofdpagina van dit onderdeel zijn twee tabbladen zichtbaar: ‘Delen’ en 'Claimen’.

Er zijn drie hoofdsituaties waarin deze functionaliteit wordt gebruikt:

1. Een medewerker delen: Een medewerker wordt gedeeld met een andere Organisatorische Eenheid. 
2. Een medewerker ontvangen: Een medewerker wordt gedeeld vanuit een andere Organisatorische Eenheid (situatie 1) en toegevoegd aan de basisdata van de ontvangende Organisatorische Eenheid. 

3. Een medewerker claimen: Een medewerker van een andere Organisatorische Eenheid wordt geclaimd vanuit de huidige Organisatorische Eenheid. 

   

Statusoverzicht van een deling

Het proces van het delen en claimen van medewerkers kent verschillende statussen die de voortgang van een deling aangeven. Dit zijn de belangrijkste statussen:

• Concept: Een nieuw aangemaakte deling krijgt altijd de status Concept. In deze fase kunnen de eigenschappen van de deling, zoals de beschikbaarheid, nog worden aangepast door de delende ORE. De deling is nog niet zichtbaar voor de ontvangende ORE.
• Gedeeld: Zodra de eigenschappen 'Uren per team', ‘Gedeeld op’ en ‘Rooster beschikbaarheid’ gevuld zijn, kan de status van de deling worden overgezet naar Gedeeld. In deze fase ziet de ontvangende ORE de medewerker in het tabblad 'Claimen'. De eigenschappen van de deling kunnen niet meer aangepast worden, tenzij de status door de delende ORE wordt teruggezet naar Concept.
• Geclaimd: Als de ontvangende ORE akkoord is met de voorgestelde deling, kan de status worden overgezet naar Geclaimd. De gedeelde medewerker wordt dan automatisch toegevoegd aan de basisdata van de ontvangende ORE. 
• Aangevraagd: Wanneer een ontvangende ORE een wijziging wil voorstellen op een bestaande deling, wordt de status eerst naar Concept gewijzigd om aanpassingen te doen. Nadat de eigenschappen zijn aangepast, wordt de status gewijzigd in Aangevraagd. Een rood driehoekje in de cel van de status geeft aan dat dit een nieuw verzoek is voor een al bestaande en goedgekeurde deling. De aanvraag wordt zichtbaar bij de uitdelende ORE voor hernieuwde goedkeuring.

Medewerkers delen

Om een medewerker beschikbaar te stellen aan een andere ORE zijn de volgende stappen noodzakelijk:

1. Open het tabblad 'Delen'.
2. Maak een nieuwe deling aan door middel van het plusje links onderin het scherm .
3. Selecteer de betreffende medewerker en de ORE waarmee de geselecteerde medewerker moet worden gedeeld.
4. Klik op 'Toevoegen'.

Een nieuw aangemaakte deling krijgt altijd de status Concept. In de conceptfase kunnen de eigenschappen van de deling worden aangepast. Buiten de conceptfase is dit niet meer mogelijk.

Zodra de eigenschappen ‘Uren per team’, ‘Gedeeld op’ en ‘Rooster beschikbaarheid’ gevuld zijn kan de status van de deling worden overgezet naar Gedeeld. Vanaf dat moment ziet de ontvangende ORE de medewerker in het claim-overzicht. De eigenschappen van de deling kunnen in de Gedeeld-status niet meer worden aangepast. De delende Organisatorische Eenheid kan een deling met de status ‘Gedeeld’ wel altijd terugzetten naar Concept.

Gedeelde medewerkers accepteren 

Zodra een medewerker is gedeeld naar een andere Organisatorische Eenheid, kan deze door de ontvangende partij worden geaccepteerd via het tabblad 'Claimen'. Open hiervoor het tabblad ‘Claimen’ om een overzicht van de gedeelde medewerker te zien.

Als de voorgestelde deling akkoord is, kan de status worden overgezet naar Geclaimd. Na deze statuswijziging wordt de gedeelde medewerker automatisch toegevoegd aan de basisdata van de ontvangende Organisatorische Eenheid.

Medewerkers claimen

Om een medewerker te claimen bij een andere ORE zijn de volgende stappen noodzakelijk:

1. Open het tabblad 'Claimen'.
2. Maak een nieuwe claim aan door middel van het plusje links onderin het scherm .
3. Selecteer de betreffende ORE en vervolgens de medewerker die aangevraagd moet worden.
4. Klik op 'Toevoegen'.

Een nieuw aangemaakte claim krijgt altijd de status Concept. In de conceptfase kunnen de eigenschappen van de claim worden aangepast. Buiten de conceptfase is dit niet meer mogelijk.

Zodra de eigenschappen ‘Uren per team’, ‘Gedeeld op’ en ‘Rooster beschikbaarheid’ gevuld zijn kan de status van de deling worden overgezet naar 'Aangevraagd'. Vanaf dat moment ziet de ontvangende ORE de medewerker in het tabblad 'Delen'. De eigenschappen van de claim kunnen in de aangevraagd-status niet meer worden aangepast. De claimende Organisatorische Eenheid kan een claim met de status ‘Aangevraagd’ wel altijd terugzetten naar Concept.

Geclaimde medewerkers goedkeuren (of afwijzen) 

Zodra een medewerker is aangevraagd bij een andere Organisatorische Eenheid, kan deze door de ontvangende partij worden goedgekeurd of afgewezen via het tabblad 'Delen'. Open hiervoor het tabblad ‘Delen’ om een overzicht van de geclaimde medewerker te zien.

Als de voorgestelde claim akkoord is, kan de status worden overgezet naar Goedgekeurd. Hierna zal de status automatisch worden aangepast naar Geclaimd en worden de wijzigingen doorgevoerd in de basisdata van de ontvangende ORE.

In de Basisdata, Medewerkerdata is in de kolom 'Bron organisatorische eenheid' te zien vanuit welke ORE de medewerker gedeeld is.

Een bestaande deling aanpassen

Als een gedeelde medewerker onvoldoende beschikbaar is of op de verkeerde momenten, kan een wijziging op de deling worden voorgesteld aan de uitlenende Organisatorische Eenheid (ORE). Om een wijziging voor te stellen, moet op het tabblad ‘Claimen’ in de ontvangende ORE de status worden gewijzigd in Concept.

Zodra de status op Concept staat, kan een aanpassing in de bestaande eigenschappen worden gedaan (bijvoorbeeld roosterbeschikbaarheid of de uitgeleende periodes). Nadat de eigenschappen zijn aangepast, is het mogelijk om de status te wijzigen in Aangevraagd. Een rood driehoekje in de statuscel toont dat dit een nieuw verzoek is voor een al goedgekeurde deling.

Op het moment dat de status is aangepast naar Aangevraagd, wordt de wijziging automatisch zichtbaar in de uitdelende ORE. Om de wijziging goed te keuren, dient in de uitdelende ORE op het tabblad ‘Delen’ de status te worden aangepast naar Goedgekeurd. Hierna zal de status automatisch worden aangepast naar Geclaimd en worden de wijzigingen doorgevoerd in de basisdata van de ontvangende ORE.

Voorbeeld:
Er is een goedgekeurde aanvraag voor een medewerker op dinsdag. De aanvraag wordt gewijzigd door ook de maandag toe te voegen. De bestaande deling wordt nu aangepast, waarbij ook de al goedgekeurde aanvraag opnieuw wordt getoond. Als de nieuwe, uitgebreide aanvraag wordt afgewezen, zal de eerdere deling/claim (alleen dinsdag) worden hersteld. Als de aanvraag wordt goedgekeurd, wordt de bestaande deling/claim uitgebreid met de maandag.

Testen met aangepaste beschikbaarheid

Zie Handleiding delen entiteiten in welke situaties je toch (tijdelijk) de beschikbaarheid van een geclaimde faciliteit in de basisdata kan aan passen.

Een deling verwijderen

Om een bestaande deling van een medewerker in Xedule te verwijderen, moeten de volgende stappen worden uitgevoerd:

1. De ontvangende ORE wijzigt de status van de betreffende deling van Geclaimd naar Gedeeld.
2. De delende ORE wijzigt de status van de betreffende deling van Gedeeld naar Concept. Zodra dit gebeurt, verdwijnt de deling uit het overzicht van de ontvangende ORE.
3. De delende ORE kan de deling nu definitief verwijderen: klik op de regel van de deling en druk op het prullenbakje.
    

Belangrijke aandachtspunten bij het claimen van medewerkers

• Xedule kan bij het delen van entiteiten omgaan met verschillende tijdsrasters. De periodes en roostereenheden (RE's) van de twee ORE's hoeven niet overeen te komen
• Een geclaimde medewerker ontvangt de teamautorisatie en beschikbaarheid op basis van de gegevens in de deling.
• De kolommen 'CAO's' en 'Referentie ID' worden automatisch gevuld. Bestaat hetzelfde medewerkerstype in beide ORE's, dan wordt het medewerkerstype ook gevuld. Overige gegevens van de medewerker moeten handmatig in de ontvangende Organisatorische Eenheid worden ingevuld. Ook het doorvoeren van de medewerker naar MyX gebeurd niet automatisch na het afronden van  een claim
• In de Basisdata > Medewerkerdata is in de kolom 'Bron organisatorische eenheid' te zien vanuit welke ORE de medewerker gedeeld is.