Jaarplanning - Wizards - Kopiëren

Met behulp van deze wizard kan (een deel van) de data van een schooljaar gekopieerd worden naar een volgend schooljaar.

Werkwijze

Menu Jaarplanning > Wizards > Kopiëren.

Xeduele toont een stappenplan om onderwijsprogramma's te kopiëren naar een volgend schooljaar. Met de schooljaarselector boven in het tabblad kunnen er schooljaren worden geselecteerd. Dit is van invloed op de selectie-opties in stap 1 van de wizard.

1. Stap 1

   In deze stap wordt gevraagd het schooljaar te selecteren waarnaar onderwijsprogramma, de klassen en teams overgezet moeten worden.

   Kopieer klassen 1 op 1

   De optie 'Kopieer klassen 1 op 1' heeft alleen effect wanneer gewerkt wordt met studenten in Xedule. Een vinkje zorgt er dan voor dat de studenten (lid van klas) in het nieuwe schooljaar nog steeds lid zijn van dezelfde klas. Stap 3 'Groepsovergangen' in de wizard wordt dan overgeslagen. Het al of niet aanzetten van het vinkje heeft geen effect op de klasnaam die in het nieuwe schooljaar aan het onderwijsprogramma wordt gekoppeld.

   Geen vinkje bij 'Kopieer klassen 1 op 1'geeft de mogelijkheid om in stap 3 aan te geven van welke klas de studenten in het volgende schooljaar lid moeten worden.

   Het is niet verplicht onderwijsprogramma's aan te vinken als alleen basisdata overgezet moet worden.

   Wat kopieer klassen 1 op 1 niet doet: de klas aanpassen die gekoppeld is aan het onderwijsprogramma.

   Als het jaar gekozen is, groep(en) en team(s) kan er op 'Volgende' worden geklikt.

2. Stap 2

   In deze stap worden de opleidingen getoond ter controle. Met de knop verversen kunnen opleidingen getoond worden welke nog niet geldig zijn in het jaar waarnaar gekopieerd wordt. Met de aanpassingsknoppen kunnen opleidingen worden bewerkt of worden toegevoegd. Met 'Volgende' wordt de volgende stap getoond. Als op 'Verwijderen' wordt geklikt en de opleiding heeft nog ergens gekoppelde data zal dat weergegeven worden, zodra alle vinkjes groen zijn kan de opleiding verwijderd worden. Deze wordt dan in alle jaren verwijderd.

3. Stap 3

   Het scherm 'Groepsovergangen' wordt niet getoond als in stap 1 een vinkje gezet is bij 'Kopieer groepen 1 op 1'. Er is dan immers al aangegeven dat alle klassen, inclusief de studenten die daar lid van zijn, gelijk moeten blijven.

   Dit scherm is niet relevant als binnen Xedule gewerkt wordt met klassen zonder studenten.

   In deze stap worden de klasovergangen voorgesteld. Van klas 1a wordt bijvoorbeeld 2a gemaakt. De klasbenamingen in de kolom nieuwe naam kunnen niet worden bewerkt, er kan alleen een andere klas gekozen worden.

   Gevolg van zo'n overgang is dat studenten die in het te kopiëren schooljaar lid waren van klas 1a in het volgende schooljaar lid worden van klas 2a.

   Deze studenten moeten in het nieuwe schooljaar nog wel op Beschikbaar en Studeert gezet worden bij Basisdata > Studentdata > Studenten.

   Aangeven van de klasovergangen is optioneel. Klik op 'Volgende' om de vervolgstap te openen.

4. Stap 4

   In dit overzicht worden de weekkoppelingen getoond. Aan de linkerkant van het tabblad staan de weken uit het voorgaande jaar in de vorm: jaargang-periode-weeknummer. De matrix toont met een + aan welke week in periode 1 van het nieuwe schooljaar de 'oude' week moet worden gekoppeld. Hiermee wordt bijvoorbeeld de relatie gelegd: week 36 (valt in periode 1) van jaargang 2018-2019 komt overeen met week 32 (valt in periode 1) van jaargang 2019 - 2020. Met de + toets en de - toets van het toetsenbord kunnen de relaties gewijzigd worden. De aanpassingsknoppen 'Inzetten' en 'Vrijgeven' hebben dezelfde functie. Als de weekkoppeling akkoord is, kan op 'Volgende' worden geklikt.

5. Stap 5

   De laatste stap toont de opties die er zijn voor het aanmaken van de jaarplanning in het doel-schooljaar.

   • Onderwijs

     De geselecteerde onderwijsprogramma’s van het huidige schooljaar worden gekopieerd naar het nieuwe schooljaar. De groepen die in de onderwijsprogramma's opgenomen staan, zijn in het nieuwe schooljaar beschikbaar, inclusief hun roostervoorwaarden.

     Als de faciliteiten, inclusief faciliteitypes en faciliteittypesets niet gekopieerd zijn, dan wordt het vereiste faciliteittypeset in de gekopieerde onderwijsprogramma's niet weergegeven.

   • Taken

     De taken van de aangevinkte teams worden beschikbaar gemaakt in het nieuwe schooljaar, inclusief de werkbegroting.

     Om de werkbegroting zichtbaar te maken moeten in het nieuwe schooljaar ook de teams beschikbaar gemaakt zijn.

   • Medewerkertoedeling

     Verdeelt al het werk dat is begroot, dus onderwijs én taken onder de medewerkers conform het geselecteerde jaar naar het doeljaar. Als de keuze kopiëren onderwijs én kopiëren overige taken wordt aangevinkt in combinatie met kopiëren medewerkertoedeling dan zal dus de totale werkverdeling gekopieerd worden. Ook de kostenplaatsen worden mee gekopieerd.

   • Beschikbaarheid onderwijsproducten

     De onderwijswizard binnen het onderdeel Basisdata > Onderwijsdata wordt voor het nieuwe schooljaar gevuld op basis van de informatie in het huidige schooljaar. Alle onderliggende onderdelen; Leeractiviteittypes, Leeractiviteiten, Leeractiviteitsets, Onderwijsproducttypes, Onderwijsproducten, Opleidingen en Kostendragers worden mee gekopieerd. Ook onderwijselementen, die ontstaan zijn op basis van de onderwijswizard, worden gekopieerd.

     Wordt deze optie niet aangevinkt, dan moeten de onderwijsproducten en leeractiviteiten handmatig beschikbaar gemaakt worden bij het onderdeel Onderwijsdata > Onderwijswizard. Zie verder onder 'Overzetten overige basisdata'.

   • Beschikbaarheid medewerkers

     Alle medewerkers binnen het huidige schooljaar met de status in dienst worden inclusief de roostervoorwaarden overgezet naar het nieuwe schooljaar. Wanneer bij een medewerker in het bronjaar een datum uit dienst is ingevuld zal de beschikbaarheid niet gekopieerd worden. Als de datum uit dienst in het doeljaar valt zal de beschikbaarheid van de medewerker tot de datum uit dienst ingevuld worden en zal de kolom in dienst ook tot die datum met een + gevuld worden.

     Als deze optie niet aangevinkt is, terwijl de medewerkertoedeling wél gekopieerd wordt, dan wordt bij de werkverdeling in eerste instantie niets getoond. Deze verschijnt pas nadat de medewerkers alsnog beschikbaar gemaakt zijn én gekoppeld zijn aan het juiste team.

   • Voorwaarden medewerkers

     Deze optie zet de gegevens zoals zijn ingevoerd in het overzicht ‘Eigenschappen cao’ over naar het nieuwe schooljaar. Voor de werktijdfactor (WTF) geldt dat de WTF van het laatste moment dat ingevoerd is van het huidige schooljaar wordt doorgezet naar de WTF op het volledige jaar van het nieuwe schooljaar. Wanneer een medewerker in de laatste week van de openstelling van het huidige jaar een WTF heeft van 0,2 en de rest van het jaar was deze 0,8, zal de medewerker in het volgende schooljaar een WTF van 0,2 krijgen voor het volledige jaar.

     Ook de uren in 'Verlof' en alle gegevens in 'Roostervoorwaarden' worden gekopieerd. Gegevens in 'Uitleen' worden niet gekopieerd. Ook voorkeursfaciliteiten worden gekopieerd, zelfs al de faciliteiten (nog) niet beschikbaar zijn.

     Houdt er rekening mee dat niet alle verlofsoorten logisch zijn om te kopiëren naar het volgend jaar. Voorbeelden hiervan zijn zwangerschapsverlof en zorgverlof. Controleer dit!

   • Medewerkertypes van medewerkers

     De medewerkers worden in het nieuwe schooljaar gekoppeld aan het juiste medewerkerstype.

   • Medewerker teamrelaties

     De relaties van medewerkers met teams worden gekopieerd naar het nieuwe jaar. Wanneer ook de medewerkertoedeling gekopieerd wordt is het van belang dat de teamrelaties gemaakt zijn. De inzet van de medewerker wordt alleen getoond als deze lid is of ingeleend is door het team dat het onderwijs of de taak verzorgt.

      

     Als een medewerker in de laatste week van het bronjaar niet in dienst is, krijgt de medewerker in het doeljaar geen hoofdteam.
      
     Als gewenst is dat gebruikers deze medewerkers in het doeljaar wel kunnen zien met Toon verleden, dan zou een gebruiker met beheerrechten de medewerkers die niet op in dienst staan en geen hoofdteam hebben in het doeljaar een hoofdteam kunnen geven.

   • Expertise medewerkers

     De medewerkers worden in het nieuw schooljaar gekoppeld aan de juiste expertise. In principe worden de expertises van alle medewerkers gekopieerd die relevant zijn. Relevant betekent in dit geval: Medewerkers is lid van een team, medewerker is in dienst in het te kopiëren jaar en medewerker is niet geclaimd.

   • Beschikbaarheid faciliteiten

     Het onderdeel Basisdata > Faciliteitdata > Faciliteiten wordt inclusief opmerkingen en beschikbaarheid en reisprioriteit overgezet naar het nieuwe schooljaar. Ook de faciliteitlocaties worden gekopieerd. Als reistijd naar en/of reistijd online/fysiek is ingericht wordt dit ook mee gekopieerd.

   • Faciliteittypes van faciliteiten

     Deze actie maakt de faciliteittypes aan op basis van de informatie van het huidige schooljaar. Binnen het onderdeel Faciliteitdata > Faciliteittypes zal in het nieuwe schooljaar in de kolom ‘Geldig op’ +-je moeten worden geplaatst om het de types te tonen. Nadat onderstaande stappen zijn doorlopen worden de faciliteiten automatisch gekoppeld aan het juiste type.

   • Kopieer Faciliteittypeset

     Deze actie kopieert de geldigheid van de faciliteittypeset en de prioriteiten die weergegeven staan bij Basisdata > Faciliteitdata > Faciliteittypes > Onderdeel van faciliteittypeset.

   • Controleren opleidingen

     Deze optie maakt de opleidingen beschikbaar voor het nieuwe schooljaar: bij Basisdata > Onderwijsdata > Opleidingen worden plusjes geplaatst in de kolom 'Wordt gegeven op'.

   • Geclaimde medewerkers

     Geeft de mogelijkheid om geclaimde medewerkers vanuit een andere ORE wel of niet mee te nemen naar het doeljaar. Het vinkje aan bij ‘geclaimde medewerkers’ zorgt ervoor dat de medewerkers die in het bronjaar in de laatste week op geclaimd staan meegenomen worden naar het doeljaar. De deling moet daarna wel opnieuw gedaan worden in het nieuwe jaar.

   • Geclaimde faciliteiten

     Geeft de mogelijkheid om geclaimde faciliteiten vanuit een andere ORE wel of niet mee te nemen naar het doeljaar. Het vinkje aan bij ‘geclaimde faciliteiten’ zorgt ervoor dat de faciliteiten die in het bronjaar in de laatste week op geclaimd staan meegenomen worden naar het doeljaar. De deling moet daarna wel opnieuw gedaan worden in het nieuwe jaar.

   • Coacht studenten

     Als een student op de laatste dag van het te kopiëren jaar in Basisdata > Medewerkerdata in de kolom 'Coacht studenten' is gekoppeld aan een medewerker zal deze student-coach relatie met het kopiëren meekomen naar het volgende jaar.

Klik op 'Start' om het kopiëren in gang te zetten. Rechtsboven zal de activiteitenfeed de voortgang van het kopiëren tonen.

Overzetten overige basisdata

Binnen het onderdeel Basisdata kunnen alle onderdelen die niet zijn meegekomen vanuit het onderdeel Jaarplanning > Kopiëren beschikbaar worden gemaakt op basis van onderstaande stappen.

1. Ga in het nieuwe schooljaar naar het onderdeel Basisdata .
2. Klik op (Toon verleden)
3. Selecteer de kolom ‘Geldig op’ of ‘Beschikbaarheid’, type een +-je en druk op Enter.

Onderstaande onderdelen zijn op deze manier beschikbaar te maken:

• Medewerkerdata > Expertises
• Medewerkerdata > Kostenplaatsen
• Onderwijsdata > Leeractiviteittype
• Onderwijsdata > Leeractiviteitsets
• Onderwijsdata > Toetsen
• Onderwijsdata > Kostendragers
• Faciliteitdata > Faciliteitlocaties
• Studentdata > Studenten (zie opmerkingen bij stap 3)