Jaarplanning - Werkverdeling - Onderwijs - Algemeen – Xedule

Op het tabblad ‘Onderwijs’ worden alle lesregels getoond die zijn klaargezet vanuit de onderwijsprogramma's , waar een medewerkertype bij gevraagd worden. Hier kunnen de juiste medewerkertypes aan de onderwijsproducten - groepen gekoppeld worden.

Het tabblad bestaat uit twee overzichten, een bovenste en een onderste deel. In het bovenste deel wordt de werkverdeling gemaakt, in het onderste deel wordt per medewerker de totale inzet getoond in klokuren. Standaard staat het overzicht onderin het scherm uitgeklapt.

Klik op het driehoekje halverwege de onderbalk om het overzicht in het onderste deel van het scherm te openen of weer te sluiten.

In het overzicht kunnen de volgende velden getoond worden:

Team	Toont het team waaraan het onderwijsprogramma gekoppeld is.
Lessentabel	Toont het onderwijsprogramma waaruit de lesregel afkomstig is.
Groepen	Toont de groep/groepen die aan de lesregel gekoppeld zijn. Is er in het onderwijsprogramma geen groep aan de lesregel gekoppeld, dan is dit veld leeg. Zo'n lesregel wordt niet meegenomen bij het overzetten van het onderwijsprogramma naar de operationele planning.
Medewerkertypes	Toont de bij de les gevraagde medewerkertypes.
Vakcode	Toont de vakcode zoals vastgelegd bij Basisdata > Onderwijs > Onderwijswizard
Omschrijving	Toont de omschrijving zoals vastgelegd bij Basisdata > Onderwijs > Onderwijswizard
Opmerking	Laat zien wat er bij het onderwijsprogramma in het veld 'Opmerking' ingevoerd is. Dit veld is te muteren.
Tijdbestek	Laat zien welke weergave er gebruikt word. Via filter (Jaar/periode) kan weergave worden aangepast.
Blokken	Toont de blokken zoals beschreven in het onderwijsprogramma.
Medewerkers vastgezet	Als hier een vinkje staat zullen de vooraf gekoppelde medewerker niet door de werkverdelingsautomaat worden gewisseld. Wanneer de werkverdelingsautomaat niet gebruikt wordt heeft deze kolom geen invloed op de inzet van medewerkers.
Weken	Toont de weken waarin de lesregel gepland is, zoals vastgelegd in het onderwijsprogramma.
VZNZ (%)	Laat het percentage voor- en nazorg zien zoals dat vastgelegd is in het onderwijsprogramma. Je kan het % hier aanpassen, dit geldt dan alleen voor de betreffende regel en wordt bij de ingezette medewerkers direct verrekend.
Docentbelastingsuren (Uren)	Laat het berekende aantal klokuren zien op basis van de formule zoals die ingevoerd is in het onderwijsprogramma.
Vraag	Onderwijsvraag wordt getoond in RE (roostereenheden) als met VZNZ gerekend wordt, en in klokuren als met docentbelastingsuren gewerkt wordt.
RE per medewerker	Medewerkers worden hier gekoppeld (met "plus" of vaste waarde)

Eenheden vraag en inzet in werkverdeling

In de werkverdeling worden bij het toedelen uren aan medewerkers roostereenheden (RE) ingevuld. De eenheid van vraag is aantal RE en de inzet is ook aantal RE. De weergegeven RE's zijn exclusief voor- en nazorg. Wanneer uren worden toebedeeld aan een medewerker wordt de voor- en nazorg in het onderste scherm van de werkverdeling wel doorgerekend.

Als er bij een onderwijsprogrammaregel een rekenregel voor de docentbelastingsuren ingevoerd is wordt bij de werkverdeling bij deze regel het aantal klokuren als eenheid weergegeven, niet het aantal roostereenheden (RE). In het onderste deel van het scherm worden alle waardes steeds weergegeven in klokuren.

Koppelen lesregel aan medewerker

Filter (aan de linkerkant) het tabblad om de gewenste lesregels te tonen. Het pop-upscherm van de filter biedt hiervoor vele mogelijkheden, zoals: op klas, onderwijsproduct, periode, onderwijsprogramma.
Filter (aan de rechterkant) van het tabblad om de gewenste medewerkers te tonen.
Dat kan op veel manieren. In onderstaande schermafbeelding wordt gefilterd op docenten met de codes LEL of BAS of BOO. Maar er kan bijvoorbeeld ook op expertises gefilterd worden om alleen de medewerkers van een bepaalde expertise te tonen.
Klik in de cel op het kruispunt van de lesregel en de medewerker
Druk op de + (plus) van het toetsenbord. Het aantal uren is nu geplaatst
Optioneel: klik in de cel op het kruispunt van lesregel en medewerker op de rechtermuisknop.
Kies in het snelmenu 'Opmerking bewerken'.
Voer een opmerking in. Deze tekst wordt getoond in het plan van inzet van de medewerker

Koppel steeds de medewerker aan de lesregel door te drukken op de + van het toetsenbord. Op deze manier zal bij een wijziging in het onderwijsprogramma waardoor het aantal lesuren verandert het aantal uren toebedeelde in de werkverdeling vanzelf aangepast worden.

Wordt er om een of andere reden toch voor gekozen een getal in te typen (ipv een druk op +), dan moet dit getal groter of gelijk aan 0 zijn. Dit om ervoor te zorgen dat de medewerker ook meekomt naar de operationele planning.

Als de jaar/periodefilter op jaarniveau staat, wordt een medewerker met het invullen van een + het volledige jaar gekoppeld aan deze regel, ongeacht of er onderwijsvraag is in een periode. Als de periodefilter gebruikt wordt en een medewerker wordt met een + gekoppeld, dan zal dat alleen voor de gekozen periode zijn. Als dan toch de 'Gegeven op' in het onderwijsprogramma gewijzigd wordt met bijvoorbeeld een extra periode dan zal de medewerker voor deze extra periode niet gekoppeld zijn. Dit is ook terug te zien in de Wizard > Onderwijsinvoer, hier wordt dit in rood weergegeven.

Als een onderwijsprogramma ongeldig gemaakt wordt en de werkverdeling is al gedaan voor dit onderwijsprogramma zal de koppeling tussen onderwijsprogrammaregels en de ingezette medewerker blijven bestaan.

Nullen in de werkverdeling

Het kan voorkomen dat er bij de medewerker nullen staan in de werkverdeling. De nullen geven aan dat er in het betreffende tijdvak een relatie ligt tussen het onderwijs in het onderwijsprogramma en de medewerker. Op het moment dat het onderwijs weer een vraag krijgt, wordt de inzet van de medewerker automatisch bijgewerkt.

De nullen kunnen op meerdere manieren ontstaan. Wat vaak voorkomt is dat medewerkers op jaarbasis worden toegewezen. Xedule legt dan in elke periode een relatie (ook al is de vraag 0). Als vervolgens de data op periodebasis wordt bekeken, ziet men de nullen terug. Wanneer men de regels met ‘nul’ vraag niet in beeld wil zien is het raadzaam om in het filter 'Vraag' in het linkerveld een 1 te zetten. Xedule laat zo de regels zonder vraag niet zien.

Het is mogelijk een weergave te tonen zonder de regels waarbij vraag 0 is. Stel het filter dan in met vraag vanaf 1.

Gebruik expertises bij maken van de werkverdeling

Als met expertises gewerkt wordt is in de matrix makkelijk te zien welke medewerkers aan welke lessen gekoppeld kunnen worden.

Deze cellen worden groen weergegeven.

Het is mogelijk om medewerkers met een bepaalde expertise te filteren.

Klik op het filter van de kolommen (rechter filter bovenin). Er verschijnt een pop-upvenster.
Vul de gewenste criteria in en druk op ENTER Het blijft mogelijk om medewerkers uren te geven voor lessen waarvoor ze niet de expertise hebben.

Informatie in cellen tijdens de werkverdeling

Aan de kleur van de cellen is op voorhand al het een en ander te zien.

Liggend streepje	Medewerker hoort niet bij het team dat de les verzorgt. Les kan niet gekoppeld worden.
Geen kleur	Medewerker hoort bij team of is ingeleend.
Groen	Medewerker heeft de juiste expertise voor de lesregel.
Grijs	Onvoldoende overlap in beschikbaarheid tussen lesregel en medewerker. Het ingevoerde getal wordt in rood weergegeven. Er zullen signaleringen ontstaat. Bij het roosteren zal deze koppeling problemen opleveren.
Grijs (alle medewerkers)	Groep is niet beschikbaar op lesmoment, BPV is blokkerend of de duur van de les is groter dan de aangegeven beschikbaarheid.
Groen/grijs gearceerd	Onvoldoende overlap in beschikbaarheid tussen lesregel en medewerker en medewerker heeft de juiste expertise. Er zullen signaleringen ontstaat. Bij het roosteren zal deze koppeling problemen opleveren.
Bij invoer wordt getal rood	Er is onvoldoende overlap tussen de beschikbaarheid van de medewerker en de klas. Er zullen signaleringen ontstaat. Bij het roosteren zal deze koppeling problemen opleveren.

Toelichting op conflict beschikbaarheid bij invoeren werkverdeling

Voorbeeld 1

Filteren op conflicten

Gebruik het filter aan de linkerkant van het scherm om te filteren op conflicten.

Conflicten veroorzaken signaleringen dus dienen bij voorkeur eerst opgelost te worden.

Keuze voor 'Beschikbaarheid' toont alle lessen waarbij onvoldoende overlap is tussen de lesregel en de medewerker. Dat wil zeggen dat de beschikbaarheid van de klas, les zelf en medewerker te weinig ruimte biedt om de les straks te roosteren. Vaak komt dat doordat de les, bijvoorbeeld in verband met stagedagen, geroosterd moet worden op een dag dat de medewerker niet beschikbaar is.

Keuze voor 'Inzet' laat alle lessen zien waarbij de inzet niet klopt met de vraag, kortom de lessen die nog gekoppeld moeten worden aan een medewerker, of waarvoor handmatig (!) een van de vraag afwijkend aantal uren is ingevuld.

Filteren op Samengestelde groep

Met deze optie kan gefilterd worden op overlappende groepen en groepen met een 'Bestaat uit'-relatie.

Open het filter boven de kolom 'Onderwijsproduct' .
Klik op de drie puntjes naast 'Groepen'.
Selecteer in het veld 'Overlap' een klas, dan worden rechts de (les)groepen getoond die met de klas overlap hebben. Vink deze vervolgens aan en sluit het filter.
Selecteer in het veld 'Onderdeel van' een klas, dan worden rechts de (les)groepen getoond die deel uitmaken van de klas. Vink deze vervolgens aan en sluit het filter.

{[{category.name}]}

Contact